eBilling-Praxis aktuell – wo ist die Grenze zu EDI?

eBilling-Praxis aktuell – wo ist die Grenze zu EDI? Oliver Berndt B&L Management Consulting GmbH VOI Competence Center Steuern & Recht © B&L Management Consulting GmbH eBilling-Praxis aktuell – Wo ist die Grenze zu EDI? DMS-Forum, CeBIT 2009 Rechnungsvolumina • 10 Mrd. Rechnungen p.a. in Deutschland geschätzt, davon in Konsumgüterwirtschaft schon heute 150 – 170 Mio. elektronisch Kanäle der Rechnungsübertragung Sonstiges Dienstleister WebEDI EDI E-Mail Fax Post Quelle Grafik: Der elektronische Rechnungsaustausch, AWV 2006 © B&L Management Consulting GmbH eBilling-Praxis aktuell – Wo ist die Grenze zu EDI? DMS-Forum, CeBIT 2009 EDI ohne Sammelrechnung • Steuerbürokratieabbaugesetz (20.12.08) bestimmt, dass seit 1.1.09 keine „zusammenfassende Rechnung“ mehr notwendig ist. • Authentizität und Integrität sind aber weiterhin zu gewährleisten und somit nur noch auf die Daten anwendbar. • EDI-Daten sind keine reine „Buchungshilfe“ mehr, sondern müssen jetzt UStG erfüllen. • Revisionssichere Archivierung muss jetzt für Daten erfolgen. • Visualisierung der Daten sollte (für Steuerprüfung) ermöglicht werden. © B&L Management Consulting GmbH eBilling-Praxis aktuell – Wo ist die Grenze zu EDI? DMS-Forum, CeBIT 2009 Authentizität und Integrität • Signatur bietet Authentizität und Integrität Signatur auf Ebene der EDI-Messages (AUTACK) Signatur der Übertragungsmail Signatur einer Datei mit vielen Rechnungen Signatur jedes Rechnungsdatensatzes • Die im UStG referenzierte Empfehlung 94/820/EG empfiehlt, für EDI eine EDI-Mustervereinbarung zu verwenden. Mustervereinbarung und Erläuterungen dazu sind Bestandteile von 94/820/EG. © B&L Management Consulting GmbH eBilling-Praxis aktuell – Wo ist die Grenze zu EDI? DMS-Forum, CeBIT 2009 94/820/EG • Empfehlung und Mustervereinbarung sagen was, nicht wie etwas geregelt werden soll Sicherheitsverfahren, -maßnahmen, zum Schutz • vor unbefugtem Zugriff, Veränderungen, Verzögerung, Zerstörung oder Verlust • Überprüfung des Ursprungs und der Integrität • Sicherung der Vertraulichkeit der Daten, insbesondere personenbezogener Daten • Verfügbarkeit der Betriebseinrichtungen und Kommunikationsmittel Umgang mit zurückgewiesenen EDI-Nachrichten Aufzeichnung und Speicherung von Nachrichten Vollständige, chronologische Protokolle; Aufbewahrungsfristen für die Protokolle Jederzeitige Zugänglichkeit der elektronischen Protokolle der EDI- Nachrichten und ihre Reproduzierbarkeit in einer für Menschen lesbaren Form EDI-Nachrichtennormen und Codelisten in Übereinstimmung mit den … gebilligten UN/EDIFACT-Normen, -Empfehlungen und -Verfahren, … europäischen Normen Technischer Anhang … der die technische Umsetzung der obigen Punkte sowie die Testverfahren detailliert beschreibt © B&L Management Consulting GmbH eBilling-Praxis aktuell – Wo ist die Grenze zu EDI? DMS-Forum, CeBIT 2009 Was ist EDI? Artikel 2 von 94/820/EG definiert Begriffe, aber macht keine Abgrenzung • EDI Als elektronischer Datenaustausch wird die elektronische Übertragung … nach einer vereinbarten Norm zur Strukturierung einer EDI- Nachricht. • EDI-Nachricht Als EDI-Nachricht wird eine Gruppe von Segmenten bezeichnet, die nach einer vereinbarten Norm strukturiert, in ein rechnerlesbares Format gebracht wird und sich automatisch und eindeutig verarbeiten läßt. • UN/EDIFACT Gemäß der Definition durch die UN/ECE umfassen die Vorschriften der Vereinten Nationen … eine Reihe international vereinbarter Normen, Verzeichnisse und Leitlinien für den elektronischen Austausch strukturierter Daten…. • Empfangsbestätigung Als Empfangsbestätigung einer EDI-Nachricht wird das Verfahren bezeichnet, mit dem beim Empfang der EDI-Nachricht Syntax und Semantik geprüft werden und eine entsprechende Bestätigung vom Empfänger gesendet wird. © B&L Management Consulting GmbH eBilling-Praxis aktuell – Wo ist die Grenze zu EDI? DMS-Forum, CeBIT 2009 Pflichtangaben gemäß UStG §14 Abs. 4 Name/Anschrift Leistungsgeber & Leistungsempfänger Steuernr. oder USt-Id. des Leistungsgebers Ausstelldatum Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer Art und Umfang der gelieferten Leistung Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung Preis je Einheit ohne Steuer Preisminderung oder Rückerstattung • sofern nicht im Preis je Einheit enthalten Steuersatz und entfallende Steuerbeträge Gegebenenfalls Hinweis auf Steuerbefreiungen © B&L Management Consulting GmbH eBilling-Praxis aktuell – Wo ist die Grenze zu EDI? DMS-Forum, CeBIT 2009 Revisionssichere Archivierung Zu archivieren gemäß GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) • Originaldatei • ggf. zzgl. Inhouse-Formate • Signatur • Signaturprüfungsprotokoll • Ggf. Stammdaten, wenn EDI-Daten Referenzen, z.B. Artikelnr. gemäß EAN enthalten Bei Verzicht auf Sammelrechnung auch GoBS zu erfüllen wegen Belegfunktion, also • Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Lesbarkeit … © B&L Management Consulting GmbH eBilling-Praxis aktuell – Wo ist die Grenze zu EDI? DMS-Forum, CeBIT 2009 Visualisierung der Daten • EDI Nachrichten müssen aufbereitet werden, um für den Menschen erfassbar zu sein • Aufbereitung in PDF wird häufig angeboten Layout ist willkührlich Kann optional archiviert werden UNA:+.? ' UNB+UNOC:3+Senderkennung+Empfaengerkennung+060620:0931+1++12 34567' UNH+1+ORDERS:D:96A:UN' BGM+220+B10001' DTM+4:20060620:102' NAD+BY+++Bestellername+Strasse+Stadt++23436+xx' LIN+1++Produkt Schrauben:SA' QTY+1:1000' UNS+S' CNT+2:1' UNT+9+1' UNZ+1+1234567' © B&L Management Consulting GmbH eBilling-Praxis aktuell – Wo ist die Grenze zu EDI? DMS-Forum, CeBIT 2009 GDPdU - Verzögerungsgeld • GDPdU ist nicht mehr „nice to have“ Gemäß §146 Abs. 2b AO soll die Finanzverwaltung zukünftig bei „Nichteinräumung des Rechtes auf Datenzugriff“ ein • Verzögerungsgeld von 2.500 € bis 250.000 € erheben können Da Zwangsgeld in der Praxis kaum anwendbar war, haben wir hier eine neue Sanktionsmaßnahme, deren praktische Bedeutung noch völlig unklar ist. © B&L Management Consulting GmbH eBilling-Praxis aktuell – Wo ist die Grenze zu EDI? DMS-Forum, CeBIT 2009 Fazit • Wegfall der Sammelrechnung bedeutet nicht unbedingt eine Vereinfachung, sondern zunächst eine Umstellung des Prozess, die gut überlegt sein will. © B&L Management Consulting GmbH eBilling-Praxis aktuell – Wo ist die Grenze zu EDI? DMS-Forum, CeBIT 2009 Vielen Dank für Ihr Interesse! Fragen Sie nach uns am VOI-Stand in Halle 3 oder kontaktieren Sie uns direkt: B&L Management Consulting GmbH Oliver Berndt Tel.: 08031 221 2374 E-Mail: berndt@bul-consulting.de Internet: www.bul-consulting.de © B&L Management Consulting GmbH eBilling-Praxis aktuell – Wo ist die Grenze zu EDI? DMS-Forum, CeBIT 2009