Rechtssichere Dokumentation von internen Arbeitsergebnissen als papierloses Beweismittel in Streitfällen vor Gericht

Rechtssichere Dokumentation von internen Arbeitsergebnissen als papierloses Beweismittel in Streitfällen vor Gericht Die lückenlose rechtssichere Erfassung elektronischer Daten im internen Prozess und ihre Erweiterung auf die rechtssichere Kommunikation mit Externen Judith Balfanz, AuthentiDate International AG, Frank Zscheile, SAPERION AG Vorsitzender des Aufsichtsrates: Dieter Matheis | Vorstand: Rudolf Gessinger (Vorstandsvorsitzender), Andreas Kunze | Amtsgericht Berlin-Charlottenburg HRB Nr. 78848 | Wirtschaftliche Beweggründe für den Einsatz von Signaturen im Workflow Durch den Einsatz elektronischer Workflow- und Dokumenten Management Systeme (DMS) lassen sich bisher papiergestützte Vorgänge wesentlich schneller, sicherer und effektiver abwickeln. Akten, Unterlagen und Geschäftsvorgänge stehen auf Knopfdruck und in Sekundenschnelle zur richtigen Zeit am richtigen Arbeitsplatz zur Verfügung - ohne tage- oder wochenlanges Suchen in herkömmlichen Ablagen und Archiven. Der DMS-Markt gehört daher weltweit zu den größten Wachstumsmärkten innerhalb der IT-Branche. Im Zuge des globalen Austausches digitaler Informationen spielt aber auch die Rechtssicherheit solcher Vorgänge eine immer wichtigere Rolle. Für die sichere Kommunikation im eBusiness ist daher die Einbindung elektronischer Signaturen eine unabdingbare Voraussetzung. Alleine in Deutschland gehen die Personalkosten für das Handling von Papierdokumenten noch heute jährlich in die Milliardenhöhe. Ohne Unterstützung durch DMS verbrauchen Sachbearbeiter rund 20 Prozent ihrer Zeit mit Aufgaben wie dem Heraussuchen und Kopieren von Dokumenten sowie deren Verteilung, Ablage und der Aktualisierung. Als Effekte einer DMS-Einführung nennen Anwender/innen vor allem den Rückgang des Papierverbrauchs um 40%, die Reduzierung von Bearbeitungszeiten um 60% und Transportzeiten um 99% sowie Effizienzsteigerungen beim Personal zwischen 25 und 50%. Klassische Archiv- und DMS-Systeme basieren auf den grundlegenden Arbeitsvorgängen Erfassen, Indexieren, Ablegen und Suchen. Mittlerweile hat der DMS-Markt einen hohen Reifegrad erreicht: Während der Schwerpunkt bei den meisten Anwendungen noch vor wenigen Jahren auf reiner Archivfunktionalität lag, kommen heutzutage mehr und mehr Anforderungen nach der Integration von Workflow-Mechanismen hinzu. Workflow Management wird in diesem Zusammenhang als Teil des Dokumenten Managements betrachtet, wenn es sich im Wesentlichen um Prozessgestaltung und -optimierung auf Basis digitalisierter Dokumente handelt. Vollständig in DMS-Systeme integriert, vereinfachen solche dokumentenbasierten Workflows typische Geschäftsvorgänge wie Dokumentenfreigabe und - weiterleitung, Remindingfunktionen etc. durch Vorgenerierung der zugrunde liegenden Prozesse. Zu trennen sind sie von reinen Production Workflow Systemen mit komplexen Organisationsmodellen und hunderten interaktiver Prozesse und Subprozesse. Der gemeinsame Einsatz von Workflow/DMS und Groupwaresystemen hat eine einfache und schnelle Weiterleitung und Bearbeitung von Dokumenten aller Art - Angebote, Bestätigungen, Belege, Rechnungen u.v.m. - über Unternehmens- und Landesgrenzen hinweg möglich gemacht. Arbeitsergebnisse oder Entscheidungen dabei auch verbindlich und rechtssicher zu dokumentieren, war jedoch bei den meisten Geschäftsprozessen bislang lediglich in Papierform möglich. In der digitalen Welt ist dieses über viele Jahrhunderte erprobte Konzept nun nicht mehr zeitgemäß; für den rechtssicheren Geschäftsverkehr gibt es daher inzwischen geeignete IT-Lösungen, welche modernste Signaturtechnologie mit Workflow und Dokumenten Management Systemen (DMS) verzahnen. Wirtschaftliche Ziele Einfluß von Signaturen im Workflow zur Zielerreichung Beschleunigung interner Vermeiden von zeit- und kostenintensiven papierbasierten und externer Prozesse Abstimmungsprozessen bei gleichzeitiger Rechssicherheit Herabsetzung der Signaturen sind zentral und hoch automatisiert in Wahrscheinlichkeit Bestandsprozesse integrierbar. Durch zentrale Steuerung bewußter und/ oder können bewußte und/oder unbewusste Manipulation an unbewusster Daten nicht mehr unentdeckt erfolgen, sondern können menschlicher Fehler sofort und automatisch entdeckt und bereinigt werden Kostenreduktion Ablösung von papierbasierten Prozessen durch kostengünstige elektronische bei gleichzeitiger Rechtssicherheit Eine optimale Auswahlplattform kann Kunden dadurch zur Verfügung gestellt werden, dass sowohl personenbezogene Signaturen als auch Zeitstempel als Standardkomponente eines Workflow Systems zur Verfügung stehen. Hierbei sollte berücksichtigt sein, dass der Anwender 01.04.2008 Seite 2 von 7 in die Lage versetzt wird, eigenständig je nach Anwendungsfall, Signaturen und/oder Zeitstempel zur elektronischen Abbildung des Workflows zu nutzen und diese zentral oder individuell (also Client basiert) zu erstellen. In der Praxis hat sich gezeigt, dass häufig und Branchen übergreifend die nachfolgend skizzierten Prozesse abgebildet werden müssen. Auswahl der Signaturfunktionalitäten und Automatisierungsgrad bei Einsatz von Signaturen im Workflow 1) Einsatz von qualifizierten Zeitstempeln zur rechtssicheren Dokumentation des jeweiligen Daten- Status In vielen Fällen ist es erforderlich, die einzelnen Stadien, in denen sich ein Dokument während der internen Bearbeitung durch einen oder mehrere Mitarbeiter im Laufe des gesamten Dokumenten-Lebenszyklus befindet, für spätere Beweisfälle rechtssicher zu dokumentieren. Beispielhaft sei hier auf die Dokumentation von Zwischenstadien bei Vertragsverhandlungen oder Projekten, die Darstellung von Ergebnissen in Forschung und Entwicklung, Veröffentlichungen aller Art oder das Patentwesen verwiesen. Darüber hinaus kann durch qualifizierte Zeitstempel natürlich auch der Zeitpunkt, zu dem bestimmte Daten vorlagen bzw. empfangen oder versendet wurden, rechtssicher dokumentiert werden. Dies entspricht dem rechtssicheren elektronischen Posteingangs- bzw. Postausgangsstempel . Daten, die in Form von Emails bzw. deren Attachements oder als elektronische Daten aus Scan-Prozessen dem Workflow zugeführt werden, können auf diese Weise rechtssicher dokumentiert werden. Konkretisiert man dies an einem der oben genannten Beispiele, kann der Status von Verträgen, die per Email ausgetauscht werden und sich gerade in der Redigierungsphase zwischen den Vertragspartnern befinden, zu jedem Zeitpunkt während der Verhandlungsphase rechtssicher belegt werden. Auf gleiche Weise kann bei entsprechender Integration auch für interne Zwecke nachgewiesen werden, welche Überarbeitungen eines Dokumentes zu welchem Zeitpunkt stattgefunden haben. Gut verdeutlicht werden kann ein solches Vorgehen am Beispiel von Reklamationen von Kunden oder Supportanfragen. Häufig werden diese durch ein Call-Center festgehalten. Hier erfolgt vielfach die Eingabe direkt in vordefinierte Eingabemasken und anschließende Weiterleitung der Daten über zentral im Workflow-System vordefiniertes Regelwerk. Durch transparente, zentrale Integration einer Signaturkomponente in den Workflow-Prozess können die Daten aus der Eingabemaske qualifiziert signiert werden. Das Unternehmen erhält somit einen dauerhaften Nachweis, welche Angaben zur Reklamationsbearbeitung aufgenommen und weitergeleitet wurden. Ebenso kann jede weitere Eingabe, die im Laufe der Bearbeitung vorgenommen wird, erneut signiert und somit rechtssicher dokumentiert werden. Dies kann insbesondere von Vorteil sein, wenn die Reklamationsbearbeitung durch Externe oder Partner vorgenommen wird und ein rechtssicheres Tracking der Bearbeitung erzielt werden soll. Hierzu sollte die Signaturtechnologie derart implementiert werden, dass keine Aktion des einzelnen Mitarbeiters erforderlich ist, sondern durch automatische Erzeugung der Signaturen jeder Dokumentenstatus quasi „zwangsweise“ rechtssicher belegt wird. Auf diese Weise können zum einen vorsätzliche Fehler, bzw. fehlende Dokumentationen, nahezu ausgeschlossen werden. Zum anderen können einzelne Mitarbeiter oder Benutzergruppen gerade in Zeiten hoher Beanspruchung durch die Reklamation des Kunden dadurch entlastet werden, dass neben der Vorgangsbearbeitung im Workflow-System keine zusätzliche manuelle Dokumentation der Arbeitsschritte erforderlich ist. 2) Einsatz von qualifizierten Zeitstempeln und personenbezogenen Signaturen für definierte Benutzergruppen zur rechtssicheren Dokumentation von Abteilungsergebnissen Greift man das Beispiel der Reklamationsbearbeitung auf, so lässt sich hier gut verdeutlichen, dass für bestimmte betriebswirtschaftliche Prozesse der kombinierte Einsatz von personenbezogenen Signaturen und Zeitstempeln im Workflow sinnvoll oder sogar erforderlich ist. Ist ein externes Unternehmen beispielsweise mit der Bearbeitung der Reklamation beauftragt, so wird dies verlangen, dass im Prozess nachgewiesesn wird, wer die Bearbeitung der Reklamation beauftragt hat. Insbesondere in IT-Projekten, in denen häufig einen Vielzahl von Projektbeteiligten involviert ist, tritt dieses Problem auf. Exakt auf diese Anforderung sollte ein Workflow System bei der Bereitstellung von Signaturfunktionalitäten eingehen. 01.04.2008 Seite 3 von 7 Zusätzlich zu qualifizierten Zeitstempel müssen hier qualifizierte personenbezogene Signaturen zum Einsatz kommen, die nachweisen, wer den Vorgang bearbeitet hat.