Gewerbe-Ausstatter: Aufarbeiten von Adressdaten für das eMail-Marketing

Gewerbe-Ausstatter: Aufarbeiten von Adressdaten für das eMail-Marketing Lesen Sie hier: Wie ein Industrie-Unternehmen seine teilweise nicht optimal strukturierten, in vielen Systemen verteilten Kundendaten für das eMail-Marketing nutzbar machte. Das Unternehmen Der Anbieter von qualitativ sehr hochwer- tigen Ausstattungsgegenständen ist eines der führenden Unternehmen in seinem Seg- ment. Aus verschiedenen Gründen möchte das Unternehmen anonym bleiben. Aufgabenstellung Im Unternehmen wurden an verschiedenen Stellen teilweise über Jahre eMail-Adressen von Kunden gesammelt. Wie in vielen Unternehmen war die Datenhaltung jedoch auf viele verschiedene Systeme verteilt. Nicht nur in der Warenwirtschaft, sondern auch auf den Laptops der einzelnen Außendienstmitarbeiter waren Adressen gespeichert. Darüber hinaus wurden Kun- denanfragen aus Webformularen nicht in einer Datenbank gespeichert, sondern per eMail an das Unternehmen geschickt. Da es sich in der vorliegenden Situation um Kundendaten handelte, lag die Erlaubnis diese per eMail zu kontaktieren vor. Dafür mussten diese jedoch zuerst sinnvoll auf- gearbeitet werden. rabbit eMarketing Sinn von Graeve GmbH Kaiserstr. 65 60329 Frankfurt tel: 069 - 256 268 -90 email: info@rabbit-emarketing.de web: http://www.rabbit-emarketing.de Der Lösungsansatz von rabbit eMarketing Diese Aufgabenstellung ist typisch: Die meisten Unternehmen besitzen schon viele – legale! – eMail-Adressen, können diese aber nicht nutzen. rabbit eMarketing wählte folgendes Vorgehen: Zunächst wurden alle Daten als Text-Dateien aus den vorhandenen Systemen exportiert. Anschließend analysierten wir die einzelnen Datenquellen. Oft war das Format für jede Datei anders: Einmal stand der Vorname nach dem Nachnamen, einmal standen beide in einem Feld, einmal stand „Nachname, Vorname“ in einem Feld etc. Teilweise waren Profilinformationen wie Kundenumsatz, Zuordnung zu einem bestimmten Außendienstmitarbeiter und ähnliches enthalten. In einem nächsten Schritt wurden die Daten mit Hilfe eines Analyseprogramms von rabbit in den Textdateien in eine „Normalform“ gebracht. Mit dessen Hilfe wurden eMail-Adresse, Vor- und Nachnamen sowie weitere Informationen für alle Daten- quellen in die gleiche Reihenfolge gebracht. Anschließend wurden die Daten in ein weiteres Programm geladen und weiter bear- beitet. Über spezielle Routinen wurde beispielsweise das Geschlecht der Abonnenten anhand des Vornamens bestimmt und zugeordnet. Außerdem wurden Titel wie „Dr.“ oder „Professor“ von Abschlüssen wie „Dipl.-Ing.“ separiert, um die Personalisierung in den eMailings wirklich korrekt vornehmen zu können. Außerdem wurden Feinheiten wie eine einheitliche Schreibweise von Adelstiteln („v.“, „von“) korrigiert. Zuletzt wurden Plausibilitätsprüfungen vorgenommen: So haben Sonderzeichen wie „&“ in Namensfelder i.d.R. keine Berechtigung. Immer wieder wurden Datenfelder von Mitarbeitern auch zweckentfremdet. So waren im Nachnamen-Feld Kommentare wie „Muss noch geprüft werden“ zu finden. Besonders peinlich wäre folgender Fall gewesen: „Hat noch € 11.000 Außenstände!“. Hätten Prüfroutinen nicht wegen der übergroßen Länge des „Nachnamens“ Alarm geschlagen, hätte der Kunde eine eMail mit der Anrede „Sehr geehrter Herr Hat noch € 11.000 Außenstände!,“ bekommen! Der Kunde erhielt sämtliche Adress-Daten übersichtlich als Excel-Tabelle zur Verfügung gestellt. Aus dieser wurden die Daten in das eMail-Marketing-System geladen. Bei dieser Gelegenheit überprüft das System die eMail-Adressen auf formale Korrektheit. So wird beispielsweise bei name@web-de eine Fehlermeldung ausgegeben. Diese falschen eMail-Adressen konnten teilweise automatisch nachbearbeitet werden, da gewisse typische Fehler immer wieder vorkommen („q“ statt „@“, „-de“ statt „.de“, „@t-online“ statt „@t-online.de“, Leerzeichen in der eMail-Adresse etc.). Jene eMail Adressen, die veraltet waren und beim Versand entsprechende Fehlermeldungen (“Bounces”) verursachten, wurden durch das eMail-Marketing-System von rabbit sortiert und dem Kunden zur Verfügung gestellt. Da im vorliegenden Fall jedem Kunden ein Außendienst-Mitarbeiter zugeordnet war, konnten diesen die Adressen „ihrer“ Kunden zum Nachforschen bereit gestellt werden. rabbit eMarketing Sinn von Graeve GmbH Kaiserstr. 65 60329 Frankfurt tel: 069 - 256 268 -90 email: info@rabbit-emarketing.de web: http://www.rabbit-emarketing.de Vorteile für den Kunden Trotz der relativ unübersichtlichen Ausgangsbasis konnte das gesamte Projekt in zwei Arbeitstagen abgeschlossen werden. Der Kunde hatte damit eine fünfstellige Anzahl eMail-Adressen seiner Kunden gewonnen. Da im eMail-Marketing die Größe des Ver- teilers eher irrelevant für die Kosten ist, stieg die Effizienz aller Kampagnen deutlich an. Was den Marketingleiter besonders freute: Nicht nur für eMail-Marketing-Aktionen, sondern auch für weitere Marketing-Maßnahmen kann nun auf eine saubere Adress-Da- tei zurückgegriffen werden. Wo Sie die Erkenntnisse dieser Case Study für sich nutzen können Eine ähnliche Situation findet sich in fast jedem Unternehmen. In den seltensten Fällen liegen die Daten sauber sortiert – zum Beispiel als Excel-Tabelle – vor. Oft muss nach- gearbeitet werden, um eine vernünftige Personalisierung zu erreichen. Es bietet sich an, dafür auf die Dienste von Spezialisten zurückzugreifen. Achten Sie besonders auf die Plausibilität von Daten. So kann es bei der Verwendung von zusammenkopierten Tabellen schnell passieren, dass sich Nachnamen plötzlich in der Vornamens-Spalte befinden. Auch die Überprüfung der Inhalte ist wichtig. Wie oft ist in der Nachnamens-Spalte der Firmen-Name enthalten? Wie oft steht dort „Müller, Dr.“? Jeder Mensch reagiert allergisch, wenn er falsch angesprochen wird – deshalb sollten Sie hier auf jeden Fall große Sorgfalt walten lassen. rabbit eMarketing Sinn von Graeve GmbH Kaiserstr. 65 60329 Frankfurt tel: 069 - 256 268 -90 email: info@rabbit-emarketing.de web: http://www.rabbit-emarketing.de