CMS-Lösung: Effiziente Informationslogistik durch integriertes Mitarbeiter-Portal

Effiziente Informationslogistik durch integriertes Mitarbeiter-Portal Veraltete Informationen gehören bei Hapag-Lloyd der Vergangenheit an: Über das Information Portal auf Basis einer CMS-Lösung von RedDot und IBM Websphere greifen Mitarbeiter in 90 Ländern auf stets aktuelle, einheitliche Informationen zu. von Marcus Bond Weine aus Australien, Süd-Afrika, Kalifornien oder Chile werden nicht nur in ausgewählten Restaurants angeboten, auch bei Discountern gibt es die Spezialitäten aus aller Welt mittlerweile zu erstaunlich niedrigen Preisen. Ob Fernseher aus Japan, Kühlschränke aus Taiwan, Jeans aus der Türkei, Sportschuhe aus den Philippinen – unser Warenkorb füllt sich zunehmend mit global vermarkteten Artikeln. Logistikunternehmen profitieren von dieser Tendenz, da der Markt laut dem US-Forschungsinstitut Global Insight mit sportlichen sechs Prozent wächst und Umsätze kontinuierlich steigen - so auch bei der Hapag-Lloyd Container Line aus Hamburg: Das auf Container-Transporte spezialisierte Unternehmen bewegt nonstop riesige Mengen von Gütern rund um den Globus. Das Geschäft läuft gut: Mit einer Flotte von 48 Containerschiffen wird Hapag-Lloyd auch in diesem Jahr wieder ein sehr gutes Ergebnis einfahren. Beim Traditionsunternehmen sorgen rund 3.700 Mitarbeiter in mehr als 260 Büros in über 90 Ländern dafür, dass die Güter aller Art unbeschadet und vor allem zur richtigen Zeit am richtigen Ort ankommen – ob die gekühlte Bananenlieferung aus Paraguay oder das Spielzeug aus Shanghai. Weiche Informationen in den Griff bekommen Um die ständig anfallenden Massen an Informationen effizient und nachhaltig verwalten und nutzen zu können, setzt der Logistikkonzern weltweit einheitliche, hoch integrierte Geschäftsanwendungen ein. Die strukturierten Daten wie Transportaufträge, Abwicklungsdetails und Dokumente werden weitgehend automatisch in entsprechenden Backend-Systemen geführt. ‚Intranet-Content’, weiche Informationen wie Marktstudien, Einfuhrbestimmungen, Versicherungsregelungen, Gesetzestexte, Konkurrenzanalysen, Unternehmenspräsentationen oder einfach nur Ansprechpartner im Konzern wurden bisher in mehreren lokalen Intranets und einer Vielzahl elektronischer Bulletin-Boards abgelegt. Wie in vielen Unternehmen hatte man sich an diese gewachsene Ablageordnung gewöhnt. Zum schnellen Auffinden gesuchter Informationen und zur einfachen, standortübergreifenden Zusammenarbeit eignete sich die Systematik nur bedingt. Hapag-Lloyd erkannte zunehmend den Bedarf, ihre weichen Informationen in unternehmensweit einheitlicher Form zu strukturieren und effiziente Suchmechanismen anzubieten. Wesentliches Projektziel war es, in einer Portalumgebung abteilungsübergreifend relevanten Intranet-Content jederzeit online abrufbar bereit zu stellen, so dass Mitarbeiter und Agenten rund um den Globus schnell darauf zugreifen können. So viel Vereinheitlichung wie möglich, so viel Flexibilität wie nötig Mittlerweile ist aus dem Ziel Realität geworden: Hapag-Lloyd hat ein zentrales Mitarbeiter- Portal erfolgreich eingeführt. Als technische Basis wurde der IBM Websphere Portal Server gewählt, der bestens zur J2EE-Architektur sowie den Performance- und Hochverfügbarkeitsanforderungen von Hapag-Lloyd passt. Im ersten Schritt galt es, dort in einem Portlet den neu strukturierten Intranet-Content zu publizieren. Für die Verwaltung und Auslieferung sämtlicher Inhalte setzten die Hamburger auf den Content Management Server (CMS) und den LiveServer der RedDot Solutions AG. Mit dem RedDot-System entwickelt und pflegt das Unternehmen seit Jahren erfolgreich den Content seiner Websites. Zusätzliche Module zur Personalisierung und insbesondere die technisch gut gelungene IBM Portal- Integration überzeugten Hapag-Lloyd, RedDot auch für sein internes Portal einzusetzen. Den Mitarbeitern bringt das neue Portal allerhand Vorteile. Sie können browserbasiert nach einmaliger Anmeldung am Portal auf Informationsseiten und eine wachsende Zahl von Applikationen zurückgreifen. Jeder Mitarbeiter benötigt dazu nur noch ein Passwort (Single Sign-On). Die Darstellung der im Publikationsprozess handverlesenen Inhalte erfolgt personalisiert. Einerseits werden damit sensible Inhalte vor unberechtigtem Zugriff geschützt, andererseits bekommt jeder Mitarbeiter nur die Inhalte angezeigt, die für seinen Aufgabenbereich interessant und relevant sind. Selbiges gilt für die in RedDot integrierte Verity-Suchmaschine, die einfache Volltextsuche aber auch komplexe Funktionalitäten zum schnellen Auffinden entsprechender Inhalte und Dokumente bereitstellt. Personalisiert ist zudem die Darstellung der Menüstruktur: Neben den standardisiert an den Portal-Server übergebenen HTML-Seiten und Graphiken werden auch Menü-Informationen als XML- Dateien übertragen und automatisch in der Explorerleiste des Information Portals eingebettet. So gelang es, die Menüstruktur nach verschiedenen Gesichtspunkten zu visualisieren - entsprechend der Prozesse im Unternehmen, geordnet nach Organisationsbereichen und flexibel in einem individuell gestaltbaren Favoritenbaum. Integriertes Informationsportal sichert weltweit die Aktualität Der Nutzen des neuen Portals zeigt sich an vielen Beispielen der täglichen Arbeit: Sales- Mitarbeiter, die Hapag-Lloyd bei einem Kunden präsentieren, loggen sich heute einfach über das Information Portal ein und greifen darüber automatisch auf die jeweils aktuellen Präsentationen zu. Ändern sich Inhalte der Präsentation oder anderer weicher Content, wird dieser im RedDot-System geändert, in einem Workflow freigegeben und allen Berechtigten einheitlich zur Verfügung gestellt. Weiteren Mehrwert bieten wöchentlich aktualisierte Statistiken, die mittels der Import Engine auf Knopfdruck im Information Portal zur Verfügung gestellt werden können. Um Sprachschwierigkeiten zu vermeiden, wird unternehmensweit einheitlich in Englisch kommuniziert. Informationen, die nur für einzelne Länder relevant sind, können durch Sprachunterstützung des Systems in der jeweiligen Landessprache abgelegt werden. Effizient in die Zukunft Nach vollständiger Content-Integration sollen zusätzliche Anwendungen wie etwa E-Learning die Attraktivität weiter steigern. Ziel ist es, das Portal in mehreren Ausbaustufen zur zentralen E- Collaboration-Plattform für Mitarbeiter, Agenten und später auch Geschäftspartner auszubauen. Damit soll ein effizienter, kostengünstiger Umgang mit Informationen und eine einheitliche Kommunikation nach innen und außen sichergestellt werden.