Mit Videokonferenzsystemen erfolgreich Kosten dämpfen und die Zusammenarbeit verbessern

Experten Interview Mit Videokonferenzsystemen erfolgreich Kosten dämpfen und die Zusammenarbeit verbessern Interviewrunde: Titel des Interviews: „Web- & Videokonferenzen“ - Anforde- rungen, ROI, Erfolgsfaktoren Name: Michael Reichenbach Business Development Manager für Uni- Funktion/Bereich: fied Communications and Collaboration (UCC) Organisation: BT Germany Liebe Leserinnen und liebe Leser, Videokonferenzsysteme kommen in Unternehmen im Rahmen ganzheitlich an- gelegter Unified-Communications-Strategien zunehmend zum Einsatz. Gerade in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten, in denen etwa Reisekosten minimiert werden müssen, bringen sie große Vorteile. Die heute erhältlichen Technologi- en sind bereits so ausgereift, dass schon mit den Standardausführungen Mehr- punkt-Konferenzen in Full-HD Bildqualität durchgeführt werden können. Wie die Systeme die Kommunikation in Unternehmen verbessern können, was es alles zu beachten gibt und wie schnell sich die Investitionen rechnen, darüber spricht in diesem Interview Michael Reichenbach, Business Development Manager für Unified Communications and Collaboration (UCC) bei BT Germany. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Experten Interview Sehr geehrter Herr Reichenbach, Frage 1: Anforderungen Kann eine Videokonferenz ein reales Face-to-Face-Meeting ersetzen? Was muss eine Lösung können, damit der Komfort eines echten Meetings entsteht? Antwort Michael Reichenbach: Nun, optimal wird ein Face-to-Face-Meeting durch eine Videokonfe- renz dann ersetzt, wenn sowohl Mimik und Gestik als auch die Spra- che so übertragen werden, dass alle Beteiligten den Eindruck gewinnen, sie sä- ßen im gleichen Raum. Erreicht wird diese Illusion etwa durch die Unified Communications Video Tele- presence-Systeme, die die BT als Managed Service für global agierende Unter- nehmen an Standorte rund um die Welt bereitstellt. Der optische und akustische Eindruck ist so perfekt, dass immer mal wieder Teilnehmer einer solchen Konfe- renz am Ende den Wunsch verspüren, aufzustehen um ihrem Gegenüber die Hand zu schütteln. Für viele unternehmensinterne Besprechungen ist es jedoch oftmals ausrei- chend, auf Videokonferenzsysteme zurückzugreifen, die am Arbeitsplatz imple- mentiert werden können und damit die vorhandene IT-Infrastruktur (wie etwa den Arbeitsplatz-PC, Headset und eine kleine Web-Cam) nutzen und es dem Nutzer ermöglichen, eine Videokonferenz unkompliziert in gleicher Weise wie ein Telefongespräch einzuleiten. Für den Komfort eines solchen Meetings, bei dem das Aufsuchen eines dedi- zierten Videokonferenzraumes entfällt, ist es dabei von Vorteil, wenn die Konfe- renz einfach über Funktionalität in der vorhandenen Desktop-Software – etwa mit Zugriff auf den Verfügbarkeitsstatus der Gesprächspartner – hergestellt wer- den kann. Gerade der mobile Information-Worker bevorzugt Lösungen, die sich in die vorhandenen Endgeräte gut integrieren und etwa auch aus dem Hotel oder Homeoffice anwendbar sind. Weniger entscheidend ist somit die Größe des Displays oder die Auflösung der verwendeten Kameras, solange Gestik und Mimik gut erkennbar bleiben und der Datenstrom flüssig über das Unterneh- mensnetz transportiert werden kann. www.competence-site.de Seite 2 Experten Interview Frage 2: Abgrenzung Was sind die wichtigsten Unterschiede zwischen professionellen Web Confe- rencing Lösungen und kostenfreien Tools wie z.B. Skype? Antwort Michael Reichenbach: Kostenfreie Systeme und Tools wenden sich hauptsächlich an den pri- vaten Endbenutzer, der Internet-Telefonie wie auch Video-Conferen- cing im Wesentlichen als Freizeitvergnügen versteht. Da neben einem Internet- Anschluss in der Regel keine weiteren Kosten entstehen, wird im privaten Be- reich auch gerne akzeptiert, dass die Bild- und Tonqualität gelegentlich zu wün- schen übrig lässt. Im professionellen B2B-Bereich erwartet der Nutzer jedoch neben einer ein- wandfreien Bild- und Tonqualität weitere Funktionen. Dies sind insbesondere ein zentrales Adressbuch, unter dem alle Geschäftskontakte zu finden sind, so- wie Informationen über den Erreichbarkeits- und Verfügbarkeitsstatus eines möglichen Gesprächspartners. Hierzu bedarf es einer zentralen Serverfunktion, die eng mit dem E-Mail- und Telefonsystem des Unternehmens verbunden ist und damit Unified Communications direkt aus dem Unternehmensnetz sämtli- chen Mitarbeitern und auch über die Unternehmensgrenzen hinweg deren Ge- schäftskontakten bereitstellt. Zusätzlich erwartet der professionelle Anwender eine Kommunikation über si- chere Kanäle, die idealerweise durch den Netzwerkbetreiber gemanaged und abhörsicher übertragen wird. Nicht zuletzt ist der verwendete Webconferencing- Client ein mögliches Einfallstor etwa für Viren, so dass üblicherweise die Ver- wendung kostenfreier Tools in Unternehmen untersagt wird und zusätzlich noch die entsprechenden Kommunikationsports auf den Unternehmens-Firewalls ge- sperrt sind. www.competence-site.de Seite 3 Experten Interview Frage 3: ROI & Amortisation Wovon ist der ROI einer Video-Conferencing-Lösung abhängig? Wie schnell kann sich eine solche Lösung amortisieren? Was wird konkret eingespart? Können Sie einen Business Case für erfolgreichen Einsatz von Video Confe- rencing beschreiben? Antwort Michael Reichenbach: Neben den unbestreitbaren positiven Eigenschaften einer Video-Con- ferencing-Lösung in der Verbesserung der Zusammenarbeit von geo- graphisch verteilten Teams lässt sich ein ROI für Videokonferenzsysteme be- reits kalkulieren, wenn lediglich eingesparte Reisekosten und -zeiten berück- sichtigt werden. Wir wissen beispielsweise von einem großen, europaweit täti- gen Kunden, dass die Anschaffung von rund 20 Telepresence-Systemen sich alleine durch die gesparten Reisekosten in weniger als anderthalb Jahren amor- tisiert hat. Pauschale Aussagen, wann genau sich welche Technologie für ein bestimmtes Unternehmen amortisieren wird, sind jedoch schwer zu treffen. BT bietet seinen Kunden hier im Rahmen seines „Work Anywhere“-Lösungsportfolios entspre- chende Workshops und Analysen an, mit denen unter Berücksichtigung der un- terschiedlichsten individuellen Kundenbedingungen ein ROI abgeschätzt wer- den kann und damit die Basis zur Erstellung eines Business Cases gelegt ist. BT ist selbst Nutznießer der eigenen Audio- und Videokonferenz-Technologie und spart dadurch weltweit jährlich rund 200 Millionen € an Reisekosten; hinzu kommen noch einmal rund 150 Millionen Euro als Gegenwert für die eingespar- te Zeit. Frage 4: Erfolgsfaktoren Nennen Sie stichwortartig drei Faktoren, von denen der Erfolg von Videokonfe- renzen im Unternehmen abhangig ist! Antwort Michael Reichenbach: 1. Verfügbarkeit am oder in der Nähe des Arbeitsplatzes. Buchung des „Videoraumes“ über die unternehmensinternen Raum- und Zeit- planungssysteme. Integration des Videosystems in die existierende Desktop- und UCC-Infrastruktur. www.competence-site.de Seite 4 Experten Interview 2. Kompatibilität. Ist mein Videokonferenzsystem kompatibel mit dem System meines Geschäfts- partners, Kollegen oder Kunden? Kann ich an meinem Arbeitsplatz bereits er- kennen, ob mein Gesprächpartner über die technischen Vorraussetzungen ver- fügt, mit mir eine Videokonferenz durchzuführen? 3. Qualität. Ist die Qualität der Videodarstellung ausreichend, Gestik und Mimik meiner Ge- sprächspartner erkennen zu können oder sehe ich doch nur eine Weitwinkelauf- nahme eines Konferenzraums mit schemenhaft abgebildeten Figuren? Vielen Dank für das Interview! www.competence-site.de Seite 5