Aktuelle Umfrage bestätigt: Zunehmende Projektarbeit senkt Arbeitsproduktivität von Managern und Wissensarbeitern. Online Collaboration-Werkzeuge und Enterprise 2.0 Organisation sollen Abhilfe schaffen. Unternehmen müssen neue Organisationskonzepte implementieren, damit die neuen Technologien ihre Wirkung voll entfalten können.
Düsseldorf - 15.01.2009 - Die Arbeitswelt befindet sich seit einigen Jahren in einem radikalen Umbruch. Der Einzug der Informations- und Kommunikationstechnologien in den Büroalltag hat die Art und Weise maßgeblich verändert, wie in und zwischen Unternehmen die Arbeit organisiert wird. Der Chairman des Düsseldorfer Beratungs- und Marktforschungsunternehmen Mind, Karl-Heinz Land, sieht Manager vor neuen Herausforderungen: "Die Zunahme vernetzter und kooperativer Organisationen konfrontiert Unternehmen wie Mitarbeiter oft mit schwer kalkulierbaren Unwägbarkeiten, denen im Projektverlauf 'dynamisch' begegnet werden muss. Die mit der Projektorganisation wachsende Komplexität führt in vielen Fällen zu sinkender Arbeitsproduktivität der Führungskräfte."
Erste wissenschaftliche Untersuchungen zeigen laut Studienautor und Medienberater Sebastian Paulke, Geschäftsführer von Wort+Welt, bedenkliche Auswirkungen wie die Überforderung der Mitarbeiter, Projektverzögerungen durch "Entscheidungsstaus" oder technische Pannen. Mangelhafte Soft- oder Hardwarekomponenten können erschwerend hinzukommen: "Die massenhafte Bearbeitung von kollaborativen und kommunikativen Aufgaben hält mittlerweile bis zu 30 Prozent des Managements von der Erledigung der wichtigsten Dinge ab."
Mind hat hierzu eine Online-Befragung von über 150 Managern aus den unterschiedlichsten Wirtschaftszweigen in Deutschland durchgeführt, um der Frage nachzugehen, ob die aktuellen IT-Werkzeuge aus Entscheider- und Nutzersicht die Anforderungen an die Projektarbeit erfüllen. Mind-Geschäftsführer Bernhard Steimel sieht seine Einschätzung durch die Umfrage-Ergebnisse bestätigt: "Wissensarbeiter fühlen sich von den ihnen zur Verfügung gestellten Arbeitsmitteln nicht ausreichend unterstützt: Für 84 Prozent der befragten Entscheider aus Großunternehmen und Dienstleistungsbranchen wird der Büroalltag stressiger. Die Erledigung der wichtigsten Aufgaben kommt bei 73 Prozent der Befragten zu kurz. Emails, Meetings und unwichtige Aufgaben sind die wichtigsten 'Zeit-Killer´." Klassische Kommunikationsplattformen wie MS Outlook, Excel oder Project eignen sich nur eingeschränkt als Collaboration Tools. Auch Intranets und Wikis unterstützen nicht für alle Befragten optimal das Wissensmanagement im Unternehmen. Dokumenten-Management ist in vielen Unternehmen noch ein Fremdwort, nur jedes vierte Unternehmen setzt diese ein. "Echte" Team Collaboration Tools wie MS Sharepoint werden nur von 29 Prozent der Befragten genutzt. Aber knapp 90 Prozent geben zu Protokoll, dass Team Collaboration Tools die Zusammenarbeit verbessern könnten.
Die Anforderungen an Team Collaboration-Lösungen sind laut Stefan Simons, Co-Autor und ITK-Strategiespezialist, klar: "Sie sollen durch attraktive, intuitive und leicht zu bedienende Nutzerschnittstellen die Informations-, Kommunikations- und Kooperations- sowie Koordinationsprozesse entschlacken, beschleunigen und wertschöpfender gestalten." Für verteilt arbeitende Projektgruppen müsse es einfacher werden, ihre Arbeit zu erledigen und so die Produktivität zu erhöhen: "Collaboration-Lösungen sollten das Management unterstützen, jeweils den aktuellen, "synchronen" Projektstatus zu identifizieren, Aufgaben zu verteilen, ihre Erledigung zu verfolgen und das Geleistete zu dokumentieren. Zudem sind die betriebswirtschaftlichen Anforderungen zu beachten."
Die Studienautoren argumentieren weiter, dass Unternehmen zugleich neue Organisationskonzepte einführen sollten, damit die neuen Technologien ihre Wirkung voll entfalten können. Dafür sprechen vier "Megatrends", die bereits "in voller Blüte" stehen: Die "Demokratisierung" der Arbeit, die wachsende Bedeutung der Verbraucher für den Unternehmenserfolg, die zunehmende Beschleunigung der Information, Kommunikation,Kooperation und Koordination sowie die sinkende Bedeutung von Unternehmen und "starren" Organisationen für die volkswirtschaftliche Wertschöpfung.
Nach Prognosen von Karl-Heinz Land steht der Unternehmensorganisation in den kommenden Jahren ein Paradigmenwechsel bevor: "Starre Strukturen weichen flexiblen, kollaborativen Organisationsformen und der Unternehmenszweck verändern sich radikal: Schon ab 2010 werden sich die Unternehmen massiv mit den Themen kollektive Unternehmensintelligenz, semantische Technologien, nicht-deterministische, event-getriebene Prozesse und Software basierte Antizipation von Marktentwicklungen befassen müssen". Das sei der eigentliche Kern der Enterprise 2.0-Philosophie, so Land. Er benennt drei zentrale Handlungsanforderungen an Unternehmen, die sich durch den Einsatz von ETC-Lösungen fit für die Zukunft machen wollen: "Offenheit gegenüber Open Source-Systemarchitekturen, Erwerb von Kompetenzen im permanenten Change Management sowie die Entwicklung neuer Rahmenbedingungen für projektorientierte Arbeitsformen."
Weitere Informationen zur Studie:
Die Studie "Team Collaboration in der Enterprise 2.0" untersucht, wie Unternehmen den aktuellen Herausforderungen vernetzter, kooperativer Organisation begegnen, wie Manager und Wissensarbeiter die aktuellen IT-Instrumente zur Arbeitsorganisation beurteilen und ob die vielfach geforderte Transformation zur Enterprise 2.0 die erhoffte Lösung ist.
Auf knapp 100 Seiten bieten die Autoren Sebastian Paulke, Stefan Simons und Bernhard Steimel Führungskräften aller Unternehmen und IT-Entscheidern eine grundlegende Einführung, Analyse und Bewertung von aktuellen Enterprise Team Collaboration-Lösungen. Dazu wird zunächst ein aktueller Überblick zur Verbreitung der Projektarbeit und Teamorganisation gegeben. Anschließend werden die Ergebnisse einer aktuellen Umfrage unter mehr als 150 Managern präsentiert und beispielhaft fünf verschiedene Online Collaboration Tools vorgestellt. Abschließend werden zentrale Handlungsanforderungen für Unternehmen auf dem Weg zum Enterprise 2.0 formuliert.
Die Online-Version der Studie kann kostenfrei ab 15.1.2008 unter www.team-collaboration.net herunter geladen werden. Die printfähige PDF-Version (89 Seiten, DIN A4, dt., ca. 30 Abbildungen und zahlreiche Tabellen) kann auf Anfrage bei Mind Business Consultants abgerufen werden.
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