Quo vadis - Web Content Management im Unternehmensportal?

Quo vadis - Web Content Management im Unternehmensportal? Stefan Bohlmann, btexx business technologies GmbH Mainz, 20. Januar 2006 Die Zukunft der Web Content Management (WCM) Systeme im klassischen Sinne ist un- gewiss. Unternehmen setzen zunehmend Enterprise Portal Lösungen ein, die sich derzeit vor allem auf Anwendungs- und Geschäftsprozessintegration konzentrieren. Auf der an- deren Seite haben sich bestehende Web Content Management Systeme in den Unter- nehmen etabliert, bei denen das Erstellen, die Pflege und die Bereitstellung von webba- sierten Inhalten im Vordergrund steht, z.B. für den Betrieb eines Intranets. Diese Ent- wicklung führt zu einer neuen Herausforderung für die IT-Abteilungen in den Unterneh- men: Beide Systemwelten müssen sowohl konzeptionell als auch technologisch vereint werden. Unternehmensportale stellen eine direkte Weiterentwicklung der Intranets und der dy- namischen Webauftritte dar, in erster Linie aufgrund der benutzerspezifischen Integration von Anwendungen und Informationen unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche. Zur genaueren Abgrenzung werden zunächst die Begriffe „Intranet“ und „Portal“ bestimmt: Ein Intranet stellt Informationen für die Mitarbeiter eines Unternehmens auf der Basis statischer HTML-Seiten bzw. eines Web Content Management Systems bereit. Der Zugriff aus dem Intranet auf einzelne webbasierte Anwendungen ist über eine einfache Verlin- kung möglich. Somit dient ein Intranet hauptsächlich der Informationsverteilung und trägt nur am Rande zur Optimierung von Prozessen bei. Durch das Fehlen einer logischen Verbindung zwischen den Anwendungsprogrammen sind die Nutzer bei der Arbeit mit verschiedenen Anwendungen zu wiederholten Benutzeranmeldungen gezwungen. Die da- für erforderlichen Benutzernamen und Passwörter sind in der Regel nicht unternehmens- weit einheitlich. Ferner existiert in einem Intranet weder der Rollengedanke noch besteht die Möglichkeit der individuellen Anpassung („Benutzer-Customizing“) der Benutzungs- oberfläche. Ein Unternehmensportal (engl. Enterprise Portal) ist eine komplexe Integrations- infrastruktur, welche Anwendungssysteme, Dienste und Informationen aus unterschiedli- chen Quellen eines Unternehmens zentral auf einer einheitlichen Benutzungsoberfläche (z.B. Web-Browser) am Arbeitsplatz eines jeden betrieblichen Mitarbeiters integriert und benutzerspezifisch zugänglich macht. Die Inhalte eines Unternehmensportals sind indivi- duell auf einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen zugeschnitten, dies wird durch entsprechende Rollenkonzepte ermöglicht. Unternehmensportale haben es geschafft, den verschiedenen Business Applikationen ei- nen Single Point of Entry zu eröffnen. Warum nicht also auch den benötigten komplexen Content direkt im Unternehmensportal abbilden und so bestehende Extranet- oder Intra- netlösungen vollständig ablösen? Die meisten Portalsoftwareprodukte der neuen Genera- tion vernachlässigen dieses Thema, indem sie bestenfalls ein rudimentäres Content- Management out-of-the-box anbieten – vielen IT-Entscheidern ist dieses Manko nicht o- der nur bedingt bewusst. Auf der anderen Seite gibt es auf dem Markt sehr ausgereifte Web Content Management Systeme und Produkte, die Funktionsweisen reichen dabei von Internet Baukasten für die Erstellung einer einfachen Homepage bis hin zu einer vollständigen Workflowintegration im Information Lifecycle. Darüber hinaus verfügen diese Systeme über zusätzliche Werk- Seite 1 von 9 zeuge zur Erstellung von Navigationsstrukturen sowie Redaktions- bzw. Autorenwerkzeu- ge zur Pflege von Inhalt in Webseiten. Linkmanagement, Freigabeworkflows und Zugriffs- kontrollen auf definierte Bereiche des Webangebotes sind dabei nahezu selbstverständ- lich. Ein Web Content Management System liefert die Technologien, Werkzeuge und Me- thoden zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von e- lektronischen Inhalten im ganzen Unternehmen. Diese allgemein anerkannte Definition stammt vom Branchenverband AIIM International (Association for Information and Image Management International). In Abgrenzung zum Dokumentenmanagement, das eine da- tenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente darstellt, umfasst Web Content Management das Webpublishing, das Veröffentlichen von Intranet- oder Internetseiten und dient der strukturierten Publikation von webbasierten Informationen. Der Einsatz von Web Content Management Systeme n ermöglicht Unternehmen auf den ersten Blick die Vereinigung von webbasierten Inhalten und applikationsbasierten Infor- mationen innerhalb eines Unternehmensportals, unerheblich in welchem Format diese In- formationen vorliegen. Einige WCM-Softwarehersteller haben bereits reagiert und bieten – insbesondere für das SAP NetWeaver™ Portal – umfassende Integrationspakete an, um ihre leistungsfähigen Web Content Management Systeme in die Portalsoftware einzubinden. Wie aber wird der zu publizierende Content in einem Unternehmensportal gepflegt und bereitgestellt, das auf Basis einer business-orientierten Portal Software erstellt werden soll? In einer Phase, in der der Anwender bereits mit einer heterogenen Systemland- schaft in seiner tägliche Arbeit umgehen muss, ist jedes weitere System eine zusätzliche Belastung. Die Integration eines leistungsfähigen und ausgereiften Web Content Mana- gement Systems in ein Unternehmensportal ist vor allem deshalb problematisch, weil beide Softwarelösungen zum Teil konkurrierende Konzepte und Technologien einsetzen, die im folgenden erläutert werden. Beide Systeme benötigen eine eigene Server-Landschaft und basieren auf einer vollstän- dig eigenen Software Architektur auf Basis einer separaten Datenbank bzw. Datenspei- cherung. Hierbei ergeben sich Mehraufwände in folgenden Punkten: • Parallele Aufwände für Hardware • Parallele Aufwände für Betrieb und Monitoring • Parallele Aufwände für Backup & Restore • Parallele Aufwände für Security Konzepte und Implementierungen • Parallele Aufwände für Performance Optimierung • Parallele Aufwände für Administrator Schulungen Aus Sicht der Infrastruktur eines Unternehmensportals handelt es sich bei einem Web Content Management System um ein Fremdsystem, das über Schnittstellen integriert werden muss. Hierbei ergeben sich folgende Probleme: (1) Parallele Existenz zweier Navigationsstrukturen: a) Navigationsstrukturen, Seiten und Rollen im Unternehmensportal und b) Menüpunkte und Ablagestrukturen im ex- ternen WCM-System. (2) die Redakteure müssen zwei unterschiedliche Werkzeuge und Bearbeitungsoberflä- chen erlernen. Seite 2 von 9 (3) Die Suchfunktion muss über beide Datenbanken und Systeme hinweg entwickelt werden, hierbei sind insbesondere die Zugriffsberechtigungen in beiden Systemen zu beachten. (4) Parallele Existenz zweier Berechtigungskonzepte. Die Berechtigungsvergabe in einem Unternehmensportal ist in der Regel auf Basis von Benutzern, Gruppen und insbe- sondere auch auf Portalrollen möglich. Die Berechtigungsvergabe in einem WCM- System hat eigene Administrationsoberflächen und Berechtigungsobjekte, die ab- zugleichen sind. (5) Parallele Workflow-Konzepte. Ein Unternehmensportal verfügt über anwendungsori- entierte Workflow-Verfahren, die in der Regel auf die im Portal integrierte Benutzer- verwaltung aufsetzen (Benutzer, Rollen und Gruppen). Ein WCM-System verwendet in der Regel ein eigenes Staging-Konzept zur Freigabe von Webseiten, basierend auf einem eigenem Workflow, der parallel zum Portal-Workflow existiert. (6) Parallele Benutzerstamm- Verwaltung: Ein Unternehmensportal bietet sehr mächtige Funktionen für die Benutzerverwaltung an, die parallel bzw. konkurrierend zur Be- nutzerverwaltung des WCM-Systems genutzt werden müssen. Eine von beiden Sys- temen genutzte LDAP-Schnittstelle ist grundsätzlich sehr sinnvoll, löst aber nicht das Problem, dass beide Systeme eigene Administrationswerkzeuge zur Benutzerverwal- tung besitzen. (7) Parallele Security-Konzepte: Ein Unternehmensportal bietet sehr mächtige Konzepte und Funktionen zur Absicherung an, ein WCM-System hat eigene Konzepte, die pa- rallel verwaltet und betrachtet werden müssen. (8) Einige externe WCM-Systeme generieren über Schnittstellen Portalobjekte (z.B. Me- nüpunkte in Portalrollen). Änderungen an diesen generierten Objekten werden bei jedem Generierungslauf überschrieben, so dass deshalb nie die volle Funktionalität der Portalwerkzeuge genutzt werden kann, sondern immer nur die Funktionen, die vom externen WCM-System generiert bzw. unterstützt werden. (9) Paralle le Konzepte für Linkmanagement: In beiden Softwaresystemen gibt es unter- schiedliche Methoden zum Erstellen und Verwalten von Links. Problematisch sind zum Beispiel Sprungziele, die die rollenbasierte Navigationsstruktur des Unter- nehmsportals betreffen, die in der Regel nicht wie vom Redakteur erwartet komfor- tabel ausgewählt werden können. (10) Parallele Seitenbereitstellungs- und Layout-Konzepte (Look & Feel): Beide Systeme haben eigene Konzepte zur performance-optimierten Aufbereitung der Seiten. Eben- so gibt in beiden Systemen unabhängige Verfahren und Werkzeuge zur Bearbeitung des „Look & Feel“ der Seiten. In Anbetracht dieser hier genannten Problempunkte sollte die Integration eines externen Web Content Management Systems in ein Unternehmensportal sehr wohl überlegt wer- den. Auf langfristige Sicht und unter Betrachtung der Total Cost of Ownership ist der pa- rallele Betrieb zweier solcher komplexer IT-Systeme nicht sinnvoll, auch wenn die He r- steller von WCM-Systemen portalspezifische Integrationspakete zur Anbindung ihrer Software bereitstellen.