Secure Collaboration: Sicherer Austausch von Dokumenten für Projektarbeit über verteilte Standorte

WHITEPAPEr Sichere Zusammenarbeit Sichere Zusammenarbeit Die nahtlose interne und externe Zusammenarbeit ist ein geschäftskritischer Faktor. Im Rahmen der IT-Strategie wird dieser Tatsache leider häufig wenig Beachtung geschenkt. Gerade für Projektarbeit, die über die Unternehmensgrenzen hinweg geht, ist es notwendig, den Teammitgliedern die Möglichkeit zu schaffen, in einem sicheren, aber einfach zu bedienenden Umfeld Informationen und Dokumente auszutauschen und gemeinsam zu bearbeiten. Die Zahl der Projekte, die von an falsche Adressaten gesendet moderne Arbeitsteilung lässt mehreren Unternehmenseinheiten werden, zeigt das Beispiel des zudem die Grenzen zwischen oder von verschiedenen Standorten Pharmaunternehmens Eli Lilly. „innen“ und „außen“ immer mehr aus bearbeitet werden, steigt. Hochvertrauliche Prozessunterlagen verschwimmen. Deshalb müssen Und es sind gerade die großen, wurden von der beauftragten An- auch externe Experten, wie Anwälte, umfangreichen und anspruchsvollen waltskanzlei nicht wie beabsichtigt Berater, Behörden oder Lieferanten, Projekte, die hier eine Vorreiterrolle intern weitergeleitet, sondern an zunehmend in den Dokumenten- einnehmen. Mitarbeiter verschiedens- einen Journalisten der New York Workflow integriert werden. Die ter Standorte, Partner, Zulieferer, Times. Die versehentliche Auswahl betriebliche Praxis zeigt, dass es Kunden oder externe Berater der falschen E-Mail-Adresse in Out- gerade die wichtigen, unternehmens- arbeiten eng in den Projekten look hatte fatale Folgen, denn mit kritischen Informationen sind, die zusammen, obwohl sie in den der Publizierung dieser geheimen die Grenzen des eigenen Unter- unterschiedlichen Organisationen, Daten wurde der Prozess verloren, nehmens verlassen müssen, darunter Ländern, Zeitzonen und techni- ebenso wie Millionen von Dollar. zum Beispiel: schen Umgebungen angesiedelt sind. Fließende Grenzen Einerseits muss jedem Beteiligten Dieser Vorfall zeigt exemplarisch › Produktentwicklungsdaten werden intern und extern ausgeliefert die optimale Arbeitsumgebung die Dimensionen der Sicherheits- › Fondsinformationen gehen regelmäßig ermöglicht werden, um die Ergeb- problematik beim Umgang mit an ihre Mitglieder nisse des Projekts nicht zu gefährden, sensiblen, unternehmenskritischen › Vertrauliche Spezifikationen und Verträge andererseits muss gewährleistet Dokumenten. Sie lässt sich nicht mit werden zwischen Unternehmen, Anwälten sein, dass selbst bei einer großen, dem Wegsperren von Dokumenten und Gesetzgebern ausgetauscht inhomogenen Gruppe keine auf beliebigen Datenträgern in › Kundeninformationen werden zwischen Stammhaus und Distributoren ausgetauscht vertraulichen Informationen in einem Stahlschrank erledigen. Mit › Personenbezogene Daten werden zwischen falsche Hände geraten. diesen Dokumenten wird produktiv HR-Abteilung und HR-Dienstleistern aus- Wie schnell es geschehen kann, gearbeitet, sie sind unverzichtbarer getauscht dass Dokumente etwa per E-Mail Teil der Wertschöpfungskette. Die Anwendungsbeispiele: › Produktentwicklungen › Austausch von Finanzinformationen, zum Beispiel bei Fonds › Vertragsmanagement mit verschiedenen Beteiligten (Unternehmen, Anwälte, Behörden) › Lizenzierungen und Patentierungen › Austausch von Kundeninformationen › Verwaltung personenbezogener Daten im Hr-Bereich › Erstellung von Quartals- und Geschäftsberichten › Gremienkommunikation › Projektfinanzierung Whitepaper – Sichere Zusammenarbeit 2/6 Anders formuliert bedeutet das: Sämtliche Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffskontrolle, Berechtigungen oder Verschlüsselungen müssen für die gemeinsame Dokumentenbearbeitung innerhalb und außerhalb der Firewall organisiert und garantiert werden. Pre-Due Tender Diligence Procedure Due Diligence Sicherheit Supplier Management Post- Merger Integration Purchase M & A Contract Personal Management Record Legal & CFO Compliance Corporate HR IP Protection Affairs Patent Recruitment Protection Finance Litigation Out- placement Zusammenarbeit Intemal investor Revision Relations SOX Financial Control Reports Zielkonflikt Unternehmen stehen damit in einem typischen Zielkonflikt zwischen der Sicherheit und Integrität der unternehmens- kritischen Daten und deren schneller, reibungsloser Distribution an alle, die innerhalb und außerhalb der Firma dafür autorisiert sind. Von der Lösung dieser widersprüchlichen Anforderungen hängt oft genug die Wettbewerbsfähigkeit eines Unter- nehmens ab. Denn je sicherer und effektiver die Bereitstellung und Bearbeitung von Dokumenten gelöst wird, desto schlagkräftiger kann das Unternehmen agieren beziehungsweise reagieren. referenz I: Personaldaten – ein sehr sensibles Thema Wie schützt man sensible Daten effektiv vor fremden Zugriffen oder Fehlhantierungen und macht sie dabei doch zugänglich für alle beteiligten Parteien? Diese Frage stellten sich die Verantwortlichen bei Fujitsu auch. Ihre Lösung ist der virtuelle Datenraum von Brainloop. Jetzt ist es möglich, Daten schnell und sicher auszutauschen. „Zwischen der Zentrale und den Niederlassungen werden häufig Personalunterlagen, Arbeitsverträge und andere vertrauliche Dokumente ausgetauscht. Das muss auf eine Weise geschehen, die schnell, zuverlässig und vor allem sicher ist.“ Hartmut Semmler, Senior Director und Head of Hr Payroll and Expert Services bei Fujitsu Technology Solutions (FTS) Whitepaper – Sichere Zusammenarbeit 3/6 Technologie früher ... weite Dokumenten-Management- Arbeitsplatz-PCs stehen wir aktuell Schnell, jedoch enorm unsicher, ist Systeme sind nur hinter der Firmen- mitten in einem Paradigmenwech- das Versenden vertraulicher Doku- Firewall zu betreten und schließen sel, dem nächsten Schritt in der mente per E-Mail-Anhang. Ein so externe Spezialisten und Projekt- Evolution der IT-Strukturen. E-Mail-Anhang kann von leidlich mitglieder aus. Aus Sicht des Anwenders wird nur technisch versierten Interessierten Auch Passwort-geschützte FTP- noch ein Thin Client mit einem gelesen werden wie eine Postkarte. Server sind nicht ganz unkompli- Browser, eine Internetverbindung, Viele E-Mail-Systeme lassen An- ziert. Sie sind zwar relativ schnell sowie die Passwort-gesicherte hänge zudem nur bis zu einer und einfach aufgesetzt. Doch die Zugangsberechtigung benötigt. bestimmten Größe zu. rechteverwaltung ist arbeits- Aus Sicht des Unternehmens liegen aufwendig und der Mangel an die Anwendungen, die Daten und integrierten Arbeitsabläufen, die die Dokumente in einem gesicherten eine reibungslose Zusammenarbeit raum. Und dies entweder innerhalb gewährleisten, ist ein großes des eigenen Unternehmens oder Handicap. bei externen IT-Dienstleistern (SaaS, siehe oben). Diese Art zu ...