Web-basierte Zusammenarbeit im Zeitalter von Web 2.0

Web-basierte Zusammenarbeit im Zeitalter von Web 2.0 Autor: Thomas Koch, OrbiTeam Software GmbH & Co. KG Das Thema Web 2.0 wird inzwischen auch mit einer verbesserten Unternehmens- kommunikation in Verbindung gebracht und verspricht, die vom Schlagwort Wissensmanagement gestellten Erwartungen durch praxisgerechte Werkzeuge zu erfüllen. Nachdem die Early-Adopters Web-2.0-Werkzeuge wie Blogs und Wikis noch auf der „grünen Wiese“ eingesetzt haben, um die Kommunikation inner- und außerhalb des Unternehmens zu fördern, stehen inzwischen zahlreiche Web 2.0-Komponenten auch in Standard- Produkten zur Verfügung. So lassen sich Web-2.0-Funktionen sinnvoll mit klassischen Groupware-Funktionen wie gemeinsamen Arbeitsbereichen und Dokumentenverwaltung verbinden, so dass für die Anwender zahlreiche Vorteile daraus resultieren. Kernfunktionen im Web 2.0 sind Wikis und Blogs – sie stehen als prominente Stellvertreter für die neue Generation des „user generated content“. Internetnutzer werden zur Mitarbeit angeregt und stellen selbst-motiviert Beiträge in Online-Tagebüchern und Community-Foren ein. Am Beispiel Wikipedia wird deutlich, welche Vielfalt an Inhalten die Akteure im „neuen“ Internet erzeugen. Diese Kreativität wurde lange in Unternehmen unter dem Schlagwort „Wissensmanagement“ gefordert, jedoch selten erreicht. Insofern besteht hier die Hoffnung, die Erfolgsgeschichte des Web 2.0 und die damit verbundene „Bottom-Up-Revolution“ im Wissensmanagement auch auf die kooperative Arbeit innerhalb von Unternehmen zu übertragen. Ein wesentliches Merkmal der neuartigen Interaktionsformen ist deren Leichtigkeit. Übersichtliche und einfach zu nutzende Funktionen ermöglichen allen Anwendern die Mitarbeit im „Mitmachnetz“ – komplexe und selten genutzte Funktionen werden durch ansprechende und intuitive Benutzeroberflächen auf der Basis einfach zu verstehender Konzepte abgelöst. Die Klassifikation von Beiträgen durch sog. Tags – einfache Schlagwörter – sind ein Beispiel für innovative Interaktionsformen aus dem Web 2.0, die sich direkt auf Werkzeuge zur Dokumentenverwaltung übertragen lassen. Über Tags können Anwender etwa in einem Dokumentenmanagement-System Dokumente einfach klassifizieren, ohne auf komplexen Möglichkeiten der Klassifikation von Dokumenten über Metadaten zurückgreifen zu müssen. Neben der Benutzerpartizipation ist die Offenheit der Information eines der Erfolgsfaktoren des Web 2.0 – verbunden damit sind natürlich auch die Schattenseiten wie Plagiate und Eingriffe in die Privatsphäre. Will man die Mechanismen der Zusammenarbeit im Zeitalter von Web 2.0 auf den Einsatz im Unternehmen adaptieren, so besteht hier dringender Anpassungsbedarf. Die zentrale Frage liegt dabei im Punkt Offenheit versus Zugriffschutz. Neue Formen der Kommunikation, des Wissensmanagement und der Zusammenarbeit lassen sich durchaus auf den Anwendungsbereich verteilter Projektteams übertragen. Mitglieder, die in verteilten Projektteams erfolgreich zusammen arbeiten wollen, müssen jederzeit auf die für die Projektarbeit relevanten Informationen zugreifen können. Dazu dienen gemeinsame Arbeitsbereiche und eine zentrale Dokumentablage. Wenn es jedoch um den Erfahrungsaustausch und die effiziente Dokumentation von Vorgängen geht, fehlen den Projektteams meist geeignete Werkzeuge. Hierzu lassen sich Kommunikationswerkzeuge wie Diskussionsforen, Blogs und Wikis nutzen. Beispielsweise lassen sich Vorgänge mittels Blogs gut nachvollziehbar dokumentieren. Sofern es sich dabei um interne Vorgänge handelt, ist jedoch ein Zugriffschutz erforderlich – Informationen sollen nur berechtigten Team-Mitgliedern zugreifbar sein. In anderen Anwendungsfällen ist hingegen auch eine offene Nutzung sinnvoll – etwa können Mitarbeiter-Weblogs auch zur Außendarstellung genutzt werden oder Wikis zur Dokumentation von Projekten und Produkten gegenüber Kunden und Interessenten. Web-2.0-Werkzeuge wie Blogs, Wikis und Communities lassen sich also in vielfältiger Weise einsetzen, um verschiedene Formen der Zusammenarbeit im Unternehmen – und über Unternehmensgrenzen hinweg – zu unterstützten. Für den Einsatz im Unternehmen ist dabei neben der Anpassungsfähigkeit der Werkzeuge auf deren Integration zu achten. Merkmale wie eine einheitliche Nutzerverwaltung (verbunden mit einem "single sign-on") eine zentrale Datenhaltung sowie eine intuitiv zu verwendende Benutzeroberfläche sind dabei von zentraler Bedeutung. Inzwischen gibt es einige Beispiele für den professionellen Einsatz von Web-2.0- Werkzeugen und deren Integration in Standard-Groupware-Produkte. Zu den typischen Einsatzbereichen zählen etwa die Einrichtung von "Communities of Practice" in denen im Unternehmen erfolgreich praktizierte Verfahren dokumentiert und diskutiert werden oder das Management und die Zusammenarbeit in virtuellen und verteilten Teams. Als Beispiel für ein System, das Groupware- und Web 2.0-Funktionen in einer Anwendung vereint, sei das BSCW Shared Workspace System genannt. Mit BSCW koordinieren Anwender die interne und externe Kooperation und tauschen sich in gemeinsamen Arbeitsbereichen aus. Dabei stehen alle notwendigen Funktionen für den effektiven Austausch von Informationen – von der Dokumentablage über gemeinsame Termine, Kontakte und Aufgaben bis zur Nutzung von Umfragen, Blogs, Foren oder Communities – in einer Anwendung bereit. Benutzer müssen nicht mehr auf externe Dienste zurückgreifen und die Informationen können in einer gemeinsamen Arbeitsplattform gesammelt werden.