Enterprise Content Management (ECM) ‑ oder der Weg zu einer effizienten Informationslogistik

Enterprise Content Management (ECM) – oder der Weg zu einer effizienten Informationslogistik von Marcus Bond, PR Manager bei der RedDot Solutions AG, Oldenburg Oft wird ungewünschte E-Mail-Werbung als Übel für die steigende Informationsflut gesehen. Meist ist die expandierende Datenlast jedoch hausgemacht, denn oftmals arbeiten mehrere Mitarbeiter mit denselben Dateien jedoch an unterschiedlichen Orten. Dabei lohnt es sich die Entstehung eines Dokumentes mal kritisch unter die Lupe zu nehmen: Mitarbeiter A entwickelt z.B. eine neue Präsentation, speichert sie lokal auf seiner Festplatte ab und schickt sie dann per E-Mail zur Abstimmung an Kollegen oder Vorgesetzte. Diese verändern gegebenenfalls die Datei, speichern sie bei sich ab und schicken sie zurück an Mitarbeiter A. Dieser übernimmt die Änderungen, speichert sie und schickt die neue Datei wiederum an den Verteiler. Ergibt sich weiterer Änderungsbedarf, beginnt das „E-Mail-Ping- Pong“ von vorne. Könnte sich dieser Sachverhalt so auch in Ihrem Unternehmen zutragen? Durch solches „Hin- und Hersenden“ von E-Mails wird eine immer größere Menge an digitalen Inhalten produziert, die für Ihr Unternehmen nicht weiter verwertbar und sogar kontraproduktiv ist. Bei international tätigen Unternehmen wird der Prozess umso komplizierter, da Übersetzer eingeschaltet und die Sprachvarianten inhaltlich und sprachlich glattgezogen werden müssen. Sicherheitskopien verschärfen die Problematik weiter. Dokumente werden schon im Entstehungsprozess dutzendfach an verschiedenen Stellen, in unterschiedlichen Sprachen und in mehreren Systemen (File-System, lokalen Ordnern, E-Mail-System etc.) abgespeichert. Erst das fertige Dokument erscheint dann mit Hilfe des Content Management Systems zentral im Intranet oder auf der Website. Alleine die Kosten, die für die Speicherung der vielen Dokumente und durch die zeitaufwändige Suche in den gespeicherten Datenbergen verursacht werden, lassen jedem Controller die Haare zu Berge stehen. Mit Enterprise Content Management können die beschriebenen und andere Probleme im Umgang mit E-Mails und Dokumenten wie Präsentationen, Word-, Excel-, PDF-Dateien und sogar Audio- und Video-Formaten auch Standort- und Länderübergreifend gelöst werden. Unter einer einheitlichen Oberfläche lassen sich sämtliche unstrukturierte Informationen, die nach einer Studie rund 80 % des gesamten Unternehmenswissens ausmachen, aber auch Websites und Intranets dezentral pflegen oder nutzen und gleichzeitig zentral verwalten. Das bedeutet, bestimmte Abläufe werden als Prozesse definiert. So wird festgelegt, in welcher Reihenfolge ein Dokument einen Prozess durchlaufen muss, bevor es publiziert wird. Dabei gibt es eine Versionierung der Dokumente, so dass auch nachträglich nachvollziehbar ist, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Wichtig ist hier festzuzlegen, wer Dokumente zur Publizierung auf der Website freischalten darf. ECM bietet aber noch weitaus mehr: Die enormen Effizienzsteigerungen durch Automatisierung von Produktionsprozessen können mit Hilfe von ECM-Systemen auch bei Geschäftsprozessen realisiert werden. Im ECM-System können alltägliche Prozesse – von der Bewerbung über die Online-Bestellung bis zum Urlaubsantrag – abgebildet, gesteuert, dokumentiert, kontrolliert und dadurch optimiert werden. Verbindendes Glied sind auch hier Websites, Intranets und Portale. Mitarbeiter können beispielsweise eine Geschäftsreise per Formular im Intranet beim Vorgesetzen beantragen, den Antrag nach der Reise mit sämtlichen Belegen versehen und automatisch in digitaler Form an die Buchhaltung zur Abrechnung weitergeleiten. Allein dieses einfache Beispiel spart in der Summe erhebliche Zeit und schont interne Ressourcen. Viele mittelständische Unternehmen nutzen Enterprise Content Management bereits als technische Unterstützung, um standardisierbare Vorgänge abzubilden, zu beschleunigen und dabei Kosten zu sparen. Mehr über Enterprise Content Management erfahren Die RedDot Solutions AG bietet unter www.reddot.de/webinare eine 30-minütige kostenlose live Demonstration. Themen wie die einfache Pflege von Websites bis hin zur Optimierung von Geschäftsprozessen werden von Fachleuten live erläutert.