Grundlagen der Eingangspost-Digitalisierung

Grundlagen der Eingangspost-Digitalisierung Hans D. Baumeister Business Development Manager Imaging Business Machines GmbH hbaumeister@ibml.com Copyright © 2008 Imaging Business Machines GmbH Grundlagen der Eingangspost-Digitalisierung VOI-Forum, DMS 2008 Warum Eingangspost Digitalisieren? • Beschleunigung von Prozessen • Einhalten von Compliance-Anforderungen • Kostenreduzierung im Prozess • Geografisch verteilte Empfänger • Höhere Qualität gegenüber dem Kunden Copyright © 2008 Imaging Business Machines GmbH Grundlagen der Eingangspost-Digitalisierung VOI-Forum, DMS 2008 Kosten:Beispielprojekt Großkunde • Großkunde in den USA § 10.000 Stücke „gelbe Post“ / Tag § 5.000 Stücke Hauspost / Tag § 50% für digitalen Workflow geeignet § 20% werden üblicherweise kopiert § 20% werden wieder versendet Copyright © 2008 Imaging Business Machines GmbH Grundlagen der Eingangspost-Digitalisierung VOI-Forum, DMS 2008 Kostenvergleich Kosten Pro Tag $7,000.00 $5830 Maschinenpark $6,000.00 Vorsortierung $5,000.00 Scannen / Kopieren Interoffice-Kosten $4,000.00 Neusenden $2681 Extraktion $3,000.00 Auslieferung $2,000.00 Sortierung Analog D-Mail $1,000.00 $0 Manuelle Postbearbeitung Elektronische Verarbeitung Copyright © 2008 Imaging Business Machines GmbH Grundlagen der Eingangspost-Digitalisierung VOI-Forum, DMS 2008 ANALOGE VS. DIGITALE POSTBEARBEITUNG Copyright © 2008 Imaging Business Machines GmbH Grundlagen der Eingangspost-Digitalisierung VOI-Forum, DMS 2008 Manuelle Eingangspost-Bearbeitung Posteingang Sortierung Verteilung Manueller (grob / fein) Workflow Copyright © 2008 Imaging Business Machines GmbH Grundlagen der Eingangspost-Digitalisierung VOI-Forum, DMS 2008 Digitale Eingangspost-Bearbeitung Verteilung (geringe Mengen) Posteingang Sortierung Öffnen / Digitalisierung Digitaler (Scanbar) Extraktion / Sortieren Workflow Copyright © 2008 Imaging Business Machines GmbH Grundlagen der Eingangspost-Digitalisierung VOI-Forum, DMS 2008 Vorbereitung für die Digitalisierung Prüfung auf Vorsortierung Postannahme Schadstoffe Scanbar Vortrangs- Öffnen / Vorsortierung trennung Extrahieren Formate Archiv / Digitalisierung Nachsortierung Vernichten Copyright © 2008 Imaging Business Machines GmbH Grundlagen der Eingangspost-Digitalisierung VOI-Forum, DMS 2008 Eingangspost-Arten Elektr. Briefpost Großbriefe Übergröße Rückläufer Formate C6 Kataloge Postkarten Email B4 DIN Lang Warensendungen C6 Fax C4 C5 Pakete DIN Lang Webformulare Copyright © 2008 Imaging Business Machines GmbH Grundlagen der Eingangspost-Digitalisierung VOI-Forum, DMS 2008 POSTEINGANG: LÖSUNGSANSÄTZE Copyright © 2008 Imaging Business Machines GmbH Grundlagen der Eingangspost-Digitalisierung VOI-Forum, DMS 2008 Lösung 1: Einfache Bearbeitung • Bilder: Farbe + S/W • Duplex Scan • Vorgangstrennung • Scandatum / -Uhrzeit • Digitalisierungsstation / Operator Index • Evtl. manuelle Indizierung post-Scan • Archivierung Workflow • Weiterleitung per Email (?) Copyright © 2008 Imaging Business Machines GmbH Grundlagen der Eingangspost-Digitalisierung VOI-Forum, DMS 2008 Lösung 2: Rechnungsverarbeitung •Bilder: Farbe + S/W •Duplex •Vorgangstrennung z.B. durch Barcode / Logo / Patchblatt Scan •Evtl. Aussortierung unbekannter Rechnungsleger •Kopfdaten (Kreditorendatenbank) •Ganzdaten (Kreditoren- + Artikeldatenbank) Index •Manuelle Datenkorrektur post-Scan •Archivierung •Weiterleitung per Workflow (SAP, etc.) Workflow •Evtl. Blindbuchung Copyright © 2008 Imaging Business Machines GmbH Grundlagen der Eingangspost-Digitalisierung VOI-Forum, DMS 2008 Lösung 3: Inhaltsverarbeitung • Bilder: S/W (evtl. Farbe fürs Archiv) – evtl. intelligente Entscheidung • Duplex mit intelligenter Rückseitenverwerfung • Vorgangstrennung z.B. durch Barcode / Logo / Patchblatt • Vorklassifizierung von Formularen Scan • Aussortieren fehlerhafter Formularen (gesamter Vorgang) / papierhaft archivieren • Dokumentklasse • Absenderdaten / Kundennummer • Versch. Barcodes (z.B. mit Kundendaten) Index • Manuelle Klassenzuweisung post-Scan (nicht erkannt) • Archivierung (evtl. papierhaft) • manuelle Weiterleitung aussortierter Vorgänge • Weiterleitung per Workflow Workflow • Parallelisierung bestimmter Vorgänge (Anträge, etc.) Copyright © 2008 Imaging Business Machines GmbH Grundlagen der Eingangspost-Digitalisierung VOI-Forum, DMS 2008 Lösung 4: Rückläuferbearbeitung Heute: manuelle Verarbeitung à Aufwändige Einbindung in Digitalisierung der Eingangspost Umschläge digitalisieren •Adressen extrahieren bzw.