Konsolidierung der Anwendungslandschaft im Zeichen der Effizienzsteigerung

Konsolidierung Ihrer Applikationslandschaft Architektur- und Portfoliomanagement@Work White Paper Thomas Höller, Michael Reim santix AG Unabhängig – Spezialisiert – Flexibel Inhalt 1 Einleitung 1 2 Business Case – Konsolidierung des Applikationsportfolios 2 3 Vorgehensweise 3 4 Das Angebot der santix 9 5 Fazit 10 White Paper Architektur- und Portfoliomanagement@Work Thomas Höller, Michael Reim i 1 Einleitung Konsolidierung im Zeichen der Effizienzsteigerung Ein moderner Geschäftsbetrieb ist stetig im Wandel. Entsprechend ist es notwendig, dass sich die Rechenzentren mit ihren Services flexibel an die veränderten Anforderungen anpassen. Darüber hi- naus müssen sie sicherstellen, dass ihr Wertbeitrag trotz der hohen Anforderungen positiv bleibt oder sogar gesteigert wird. Dazu hat sich die IT präzise an den Bedürfnissen der Geschäftsprozesse anzupassen, indem sie bedarfsgerechte IT-Dienstleistungen auf einer adäquaten IT Infrastruktur und Anwendungslandschaft anbietet – und dies natürlich zu einem konkurrenzfähigen Preis. Um dem steigenden Kostendruck zu begegnen, empfiehlt es sich für IT-Verantwortliche sicherstel- len, dass  die Vielfalt von eingesetzten Komponenten, Produkten, Umgebungen usw. auf ein not- wendiges Maß eingeschränkt werden (Harmonisierung),  der Automatisierungsgrad erhöht und manuelle Tätigkeiten und Fehlerquoten damit ver- ringert werden (Automatisierung), und dass  der Auslastungsgrad der Infrastruktur und Anwendungsstruktur erhöht wird und damit nicht benötigte Kapazität einzusparen (Konsolidierung) Die entsprechenden Maßnahmen, die oft nur unter dem Begriff Konsolidierung zusammengefasst werden, sind altbekannt. Die Herausforderung ist jedoch, dass mit Konsolidierung nicht nur die Effi- zienz gesteigert wird – es muss auch sichergestellt sein, dass die resultierende Infrastruktur und Anwendungslandschaft den zukünftigen Bedürfnissen des Geschäfts genügen. Diese strategische Dimension sollen ein Architektur- und Portfoliomanagement abdecken, die damit Dreh- und Angel- punkt für alle Konsolidierungsmaßnahmen werden. Applikationslandschaften in gewachsener Heterogenität Neben den unterschiedlichen Arten von Konsolidierung (etwa Netzwerk-, Server-, Daten- aber auch Prozesskonsolidierung) ist die Konsolidierung der Software- und Applikationslandschaft meist der Bereich, der am meisten Potential birgt, gleichzeitig aber der komplexeste ist. In über Jahre ge- wachsenen Applikationslandschaften mit einer Vielzahl an Anwendungen und Redundanzen ist es aber für Verantwortliche häufig kaum noch überschaubar, ob und welche Anwendung wirklich be- nötigt wird. Entsprechend zögerlich sind die Harmonisierungsansätze. Erweiterungen, die von den Geschäftsprozessen getrieben und entsprechend priorisiert werden, erhöhen die Komplexität und den ohnehin schon hohen Pflegeaufwand weiter – und gleichzeitig werden notwendige Konsolidie- rungsmaßnahmen weiter aufgeschoben. Speziell hier ist ein straffes Architektur- und Portfolioma- nagement gefragt, welches ein anforderungsorientiertes Architekturkonzept für Infrastruktur und Anwendungen plant und systematisch umsetzt, synchronisiert mit den Lebens- und Marktzyklen des Geschäftsbetriebs. Architektur- und Portfoliomanagement@Work: Konsolidierung der Anwendungs- landschaft Kurzfristig kann das Potential der Applikationskonsolidierung auch ohne etablierte Prozesse für ein Architektur- und Portfoliomanagement genutzt werden. Um das volle Potential auch langfristig he- ben zu können, empfiehlt es dennoch das Architektur- und Portfoliomanagement in der Ablaufor- ganisation zu verankern, denn es ist nicht sinnvoll und meist auch nicht möglich, Anwendungen auszutauschen ohne den Kunden (bzw. das Geschäft) zu involvieren und dessen qualitativen und zeitlichen Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Ein Projekt, das eine derartige Konsolidierung White Paper Architektur- und Portfoliomanagement@Work Thomas Höller, Michael Reim 1 zum Inhalt hat, kann nur eine Anwendungslandschaft zum Ziel haben, die den Anforderungen des Business genügt und die weder zu früh noch zu spät zu Verfügung steht. Damit ist ein solches Pro- jekt eine operative Aufgabe eines Architektur- und Portfoliomanagements. 2 Business Case – Konsolidierung des Applikationsportfolios Nicht immer sind heterogene Applikationslandschaften unerwünscht oder unvermeidbar. Lässt ein Unternehmen seine Applikationslandschaft allerdings unbeobachtet, so wird sich das Portfolio wei- ter diversifizieren. Dies geschieht auf unterschiedliche Weisen:  durch „organisches Wachstum“ aufgrund sich ändernder fachlicher Anforderungen  innerhalb lokaler „Fürstentümer“ mit eigenen Lösungen  bei Firmenzusammenschlüssen Wird dieses oft bildlich als „Wildwuchs“ bezeichnete Phänomen nicht kontrolliert, führt dies zu ei- ner Anwendungslandschaft, die aufgrund ihrer Kosten und aufgrund des Risikos nicht mehr tragfä- hig ist:  Ein Mehrfaches an Know-how, unterschiedlicher Spezialisten und an Mitteln für Innova- tionen muss bereit gestellt werden, um das Applikationsportfolio adäquat zu betreiben  Skaleneffekte zur Reduktion der Beschaffungs-, Betriebs- und Pflegekosten (Total Cost of Ownership, TCO) können nicht ausgenutzt werden  Die Anwendungslandschaft ist fehleranfällig, da Wechselwirkungen und Abhängigkeiten zwischen Anwendungen und Geschäftsprozessen nicht mehr zu überblicken sind und Änderungen oft unbeabsichtigte Auswirkungen haben.  Die systematische Pflege von Schnittstellen und die prozessbasierte Integration der An- wendungen (Sichtwort EAI) ist nur mit großen Schwierigkeiten möglich. Den Schätzungen der Gartner Group entsprechend lassen sich durch eine konsolidierte und opti- mierte Applikationslandschaft die IT-Kosten um mehr als 25% senken. Das allein spricht schon für Konsolidierungsmaßnahmen im Applikationsportfolio. Doch lassen sich leicht noch weitere Treiber für diese Maßnahmen und eine systematische Steuerung des Applikationsportfolios finden:  Erhöhte Anforderungen an Integration durch erhöhten Wettbewerb  Compliance-Anforderungen fordern ein IT-Risiko-Management und somit auch Transpa- renz in der Applikationslandschaft  Um die Geschäftsbereiche flexibel unterstützen zu können, sind Transparenz und einfa- che Strukturen unabdingbar.  Musterarchitekturen unterstützen bei Lösung von neuen Anforderungen (IT-Standards)  Die Dokumentation und Kategorisierung von eingesetzten Technologien und Produkten erleichtert die technische und wirtschaftliche Bewertung während des gesamten Lebens- zyklus.  Der fehlende Überblick über die Struktur und die Abhängigkeiten im Anwendungsportfo- lio kommt einem Kontrollverlust gleich. Planung und Umsetzung von IT-Strategien sind nicht möglich. White Paper Architektur- und Portfoliomanagement@Work Thomas Höller, Michael Reim 2 santix hat eine Vorgehensweise in vier Schritten entwickelt, die eine fundierte Analyse von Anwen- dungslandschaften, eine Empfehlungen für Konsolidierungsmaßnahmen und auf Wunsch einen konkreten Transitionsplan liefert. Entsprechend den Kundenanforderungen bestimmt sich das Akti- onsspektrum – von ausgewählten Bereichen bis hin zur Analyse der vollständigen Applikations- landschaft 3 Vorgehensweise Vorbereitung und Eingliederung in das Portfoliomanagement Wie bei jedem Projekt sind zu Anfang die Rahmenbedingungen für die Konsolidierungsmaßnahmen abzustimmen. Geklärt werden müssen die Punkte  Ziele  Umfang  Richtlinien Die Ziele sind entweder mit dem Management und ggf. der Geschäftsleitung abzustimmen oder sind bereits von einem vorhandenen Portfoliomanagement vorgegeben. Es ist wichtig, dass die Zielsetzung geschäftspolitische Entscheidungen des Unternehmens berücksichtigen. Fachliche An- forderungen des Business müssen mit einem geeigneten Set an Anwendungen abgedeckt werden, die Ziele dürfen nicht der IT-Strategie oder der Geschäftsstrategie widersprechen. So müssen bei- spielsweise fachliche oder gesetzliche Anforderungen an die Vertraulichkeit der Geschäftsdaten bei der Entwicklung und Umsetzung der IT-Strategie berücksichtigt werden. Weiter ist der Umfang festzulegen, der im Rahmen des Projektes betrachtet werden soll. Es können einzelne Anwendungen, einzelne Geschäftsbereiche mit ihren Anwendungen oder das gesamte Anwendungsspektrum betrachtet werden. Die Entscheidung ist unter anderem von der Größe des Portfolios und dem zur Verfügung stehenden Zeitraum abhängig. Das Projekt sollte einen über- schaubaren Bereich und überschaubare Tiefe abdecken: Beispielsweise kann ein Projekt die komp- lette Ablösung einer Anwendung zum Ziel haben oder „nur“ ein Konsolidierungskonzept für die ge- samte Applikationslandschaft. (Die Umsetzung des Konsolidierungskonzeptes im letzteren Fall dauert oft sehr lange und sollte schrittweise in weiteren Projekten, koordiniert durch ein Portfolio- management, durchgeführt werden. Schließlich muss ein Konsolidierungsprojekt natürlich eingepasst werden in das organisatorische und operative Umfeld des Geschäfts und der IT. Neben externer und interner Richtlinien, die einge- halten werden müssen, ist beispielsweise zu klären, wie sich die Konsolidierung auf die Mitarbeiter des Kunden und der IT auswirkt.