Automatisierte Konvertierung - Langzeitformate flexibel erzeugen

bit_1106_Bg4_Layout 1 24.11.2011 12:36 Seite 66 BIT PDF/Archivierung Seal Systems: Langzeitformate flexibel erzeugen Neutralformate zur Archivierung Automatisierte Dokumentenstandards wie PDF/A und eine darauf abgestimmte Quali- Konvertierung tätssicherung sind zudem über die Archivierung hinaus eine gute Basis für eine sachgerechte Dokumenten- handhabung im Unternehmen. Be- trachtet man beispielsweise den Le- In vielen Unternehmen gibt es Geschäftsprozesse, die eine benszyklus eines Produktes, so über- spannt dieser oft mehrere Jahr- Dateikonvertierung erfordern oder sinnvoll erscheinen lassen. zehnte. Die dabei benötigten Doku- Manuelle Konvertierungen sind möglich, aber durch die hohe mente stammen meist aus vielen verschiedenen Quellen, wie Kun- Anzahl der zu konvertierenden Dokumente und der Häufig- den, Lieferanten, Behörden und keit des Vorgangs oft langwierig und störanfällig. Mit dem eigenen Entwicklungs- und Produk- tionsbereichen. Insbesondere bei Ko- Konvertierungs-Server bietet die Seal Systems AG eine flexibel operationen mehrerer Unternehmen konfigurierbare Konvertierungsinfrastruktur für Unternehmen wird eine Vielzahl von Dokumenten und Konvertierungsanforderungen jeder Größenordnung an – ausgetauscht. Die Folge sind viele unterschiedliche Dokumentenfor- natürlich auch für PDF/A und PDF/A-2. mate und -qualitäten. Eine Konsolidierung der Format- vielfalt sowie eine Anpassung der Auch komplexe Der ISO-Standard PDF/A hat Alle Geschäftsprozesse, die verschiedenen Dokumentenqualitä- Konvertierungs- durch die Freigabe von PDF/A-2 besondere Anforderungen an die ten an eigene oder internationale prozesse können noch einmal entscheidend an Be- Sicherheit und Reproduzierbar- Qualitätsstandards sind daher von per Drag & Drop deutung als Standardformat zur keit von Dokumenten stellen, großem Nutzen. konfiguriert elektronischen Langzeitarchivie- sollten auf PDF/A als Sicherheits- werden. rung gewonnen. norm setzen. Konvertierung auf Unternehmensebene Das Konzept des Konvertierungs-Ser- vers beschreibt einen zentralen Ser- ver, der in der Lage ist, alle in einem Unternehmen anfallenden Konver- tierungsaufgaben zu übernehmen. Der Konvertierungs-Server ver- fügt über effektive Mechanismen für Administration und Monitoring und wird über leistungsfähige Interfaces mit den jeweiligen Input- und Out- put-Destinationen verbunden. Web- Services ermöglichen die Integration in aktuelle IT-Architekturen. • Erzeugung von PDF/A und 3-D-PDF über zentrale Konver- tierungs-Server: Ein Konvertie- rungs-Server kann alle gängigen Ap- plikationsformate nach PDF/A kon- vertieren. Auch die Erzeugung von 3-D-Neutral-Files ist möglich. In der Praxis nutzen Unternehmen diese 66 | BIT 6–2011 bit_1106_Bg4_Layout 1 24.11.2011 12:36 Seite 67 Dienste meist für CAD- und Office- Anwendungen. Darüber hinaus kön- nen Dateikonvertierungen für DTP- und Redaktionssysteme zentral durchgeführt werden. Weitere Filter und Methoden für die Konvertie- rung vieler Bestandsdaten wie z. B. HPGL, CGM, PostScript, PDF, TIFF, JPEG oder Text sind optional verfüg- bar. • Prüfen und Anpassen beste- hender Dokumente an PDF/A- Normen: Bei der Übernahme von bestehenden Dokumenten in den eigenen Datenbestand sowie deren Weiterverarbeitung und Einlagerung in das eigene Enterprise-Content- Management, können diese Doku- Der Konvertie- mente vom Konvertierungs-Server rungs-Server prüft anhand von eigenen oder interna- auf Normkonfor- tionalen Qualitätsstandards geprüft mität und korri- und gegebenenfalls angepasst giert zu PDF/A. werden. Eine automatische Qualitätssi- bei der Ablage automatisch und feh- rung und Dokumentennutzung und cherung kann in zwei Stufen erfol- lerfrei beschlagworten. -verteilung erleichtert die Zusam- gen. Schon die PDF/A-Norm legt menarbeit und sichert die nachvoll- verschiedene Kompatibilitäts-Level ziehbare Dokumentation entlang des fest, dazu können auch noch firmen- Usability: Konfiguration Produktlebenszyklus. PDF und ins- interne Standards kommen. Diese per Drag & Drop besondere die Norm PDF/A-2 sind lassen sich als Profile definieren und Konvertierungs-Server sollten auf- hier sehr hilfreich. ablegen. Bei Bedarf kann dann auf grund der Komplexität vieler Kon- Konvertierungs-Server als Teil diese zugegriffen werden und eine vertierungsprozesse über eine gute der IT-Infrastruktur eines Unterneh- entsprechende Konformität eines Usability verfügen und große Flexibi- mens vereinfachen bzw.