Hagos eG realisiert komplettes Dokumentenmanagementsystem inclusive automatisierter Eingangsrechnungsverarbeitung in Open Source-Umgebung

Case Größter deutscher Anbieter von Kachelöfen und Luftheizungssystemen setzt auf Kofax Study Intelligent Capture & Exchange Hagos eG realisiert komplettes Dokumentenmanagement­ system inclusive automatisierter Eingangsrechnungs­ verarbeitung in Open Source­Umgebung Verarbeitende Die Hagos eG beliefert bundesweit 2800 Kunden mit allen Produkten Industrie rund um den Kachelofen­ und Luftheizungsbau. Mit einem Umsatz von 100 Millionen Euro und 280 Mitarbeitern in Deutschland und Österreich ist Hagos Marktführer im Bereich Großhandel für handwerklich hergestellte “Die langwierige Kachelöfen und Kamine. Suche nach abgelegten Das 1919 gegründete Unternehmen mit Hauptsitz Rechnungen gehört in Stuttgart beliefert über der Vergangenheit an, sieben weitere Standorte das Fachhandwerk mit Bauteilen, die Durchlaufzeiten Materialien und Werkzeugen und nimmt darüber haben sich von hinaus genossenschaftliche mehreren Wochen Aufgaben für die rund 1000 Mitgliedsbetriebe wahr, auf wenige Tage etwa die Unterstützung reduziert.” durch zentrale Guido Eichel, Finanzvorstand Hagos eG Marketingkampagnen und umfangreiche Service­Angebote. Herausforderung Hagos, unvermindert stark expandierend im Boomsegment des Kachelofenbaus und ­vertriebs, reiht sich schon seit 1998 in die Riege von Unternehmen und Institutionen ein, die ihre IT­Infrastrukur nicht nur für Open Source­Lösungen geöffnet haben, sondern diese nach und nach zentral darauf aufbauen. So kommen bei dem Verbund deutscher Kachelofen­ und Luftheizungsbauerbetriebe eG nicht nur Linux­basierende und mit OpenOffice ausgestattete Desktop­Systeme zum Einsatz, sondern fast die gesamte IT­Infrastruktur basiert auf quelloffenenen Lösungen. Ein Meilenstein díeser IT­Strategie war der 2007 gefasste Entschluß, auch bei dem notwendig gewordenen Enterprise Content Management System auf eine Open Source­Suite zu bauen. Diese Neuausrichtung des Dokumentenmanagements war angesichts der mit dem starken Wachstum einhergehenden exponentiellen Zunahme von Geschäftsdokumenten, darunter alleine 110.000 jährlich eingehender Zuliefererrechnungen, unvermeidbar geworden. Zur beabsichtigten Automatisierung kritischer Geschäftsprozesse wie der Rechnungsverarbeitung gab es keine Alternative, hätte doch die Beibehaltung der manuellen Bewältigung dieser gigantischen Papierflut schwerwiegende Probleme hervorgerufen: www.kofax.com Angesichts der Komplexität des Vorgangs war die Erfassung von Dokumenten und die sofortige Übergabe Durchlaufzeit der Rechnungen auf ein nicht mehr der gewonnen Informationen in die nachfolgenden tolerables Maß gestiegen. Angefangen von der Sichtung Bearbeitungsprozesse vorlegen, welches sich nicht nur und Vorsortierung im Posteingang, dem Erstellen für die Einbindung in die Backendumgebungen der von Rechnungskopien, der manuellen Eingabe in die großen Anbieter eignet, sondern ebenfalls Konnektoren Warenwirtschaft, dem Versand per interner Hauspost an für Open Source­Lösungen wie Alfresco zur Verfügung den jeweils zuständigen Kostenstellenverantwortlichen stellt und die Zuverlässigkeit dieses Zusammenspiels und dessen endgültiger Freigabe vergingen mehrere weltweit schon unter Beweis gestellt hatte. Wochen mit dem Risiko von Skontiverlusten und „Schon in den ersten Gesprächen mit den Spezialisten zeitraubenden Rückfragen der Rechnungssteller. von Westernacher konkretisierte sich, dass der Markt Die Vielzahl der einzelnen Bearbeitungsschritte mit Kofax und Alfresco zwei Lösungsangebote maximierte das Fehlerpotential und die Gefahr bereitstellte, die unseren hohen Anforderungen von Falschbuchungen oder gar dem Verlust ganzer entsprechen würden“, kommentiert Alexander Gonzalez Vorgänge. Casin, der Projektleiter bei Hagos, die Entscheidung des Gleichzeitig wurden erhebliche personelle Ressourcen Unternehmens. mit mehr oder minder mechanischen Tätigkeiten In einer Reihe von Workshops wurden alle gebunden, die von Hagos wesentlich wertschöpfender fachlichen Anforderungen aufgenommen und die eingesetzt werden können. technische Implementierung im Detail spezifiziert Und nicht zuletzt galt es, die neuen Compliance­ und dokumentiert. Als Ergebnis dieser ersten Anforderungen aus GDPdU und GoBS zu Projektphase wurde eine Meilenstein­Planung berücksichtigen und für einen durchgängig definiert, die sich an den funktionalen Komponenten dokumentierten Workflow und eine revisionssichere der Gesamtlösung orientierte, und mit einem Proof Aufbewahrung der geschäftskritischen Daten zu sorgen. of Concept begonnen, der sich vor allem auf die Lösung Eingangsrechnungsverarbeitung konzentrierte. In einer intensiven Evaluierungsphase, die Hagos Dabei kamen Kernkomponenten des Intelligent im Frühjahr 2007 gemeinsam mit der Westernacher Capture & Exchange Konzepts zum Einsatz, die eine Products & Services AG, einem Kofax Certified hochgradig effiziente und fehlerfreie Verarbeitung der Solution Provider, durchführte, wurde die entscheidende Rechnungsdaten ermöglichten. Im Einzelnen waren dies Weichenstellung für die künftige Lösung gestellt. Die • Kofax Capture, die weltweit führende Plattform zur sorgfältige Analyse der verfügbaren Optionen ergab automatisierten Informationserfassung zwei Idealkandidaten für die Kombination aus absolut • Kofax Transformation Modules zur intelligenten zuverlässiger und schneller Informationserfassung und Automatisierung der Klassifizierung, Separierung, einem ausgereiften, hochfunktionalen Open Source Extrahierung und Validierung von in Papier­ ECM­System: Kofax Intelligent Capture & Exchange und elektronischen Dokumenten enthaltenen sowie die ECM­Suite Alfresco. Informationen, und Bestach Alfresco durch den großen Funktionsumfang • VirtualReScan (VRS), der defacto Standard zur und eine Schnittstellenvielfalt, die eine perfekte Erhöhung der Scanproduktivität durch die vom Einbindung in die vorhandene Systemarchitektur Zustand der Vorlagen unabhängige Optimierung der inclusive der Finanzbuchhaltung und der Qualität gescannter Images. Warenwirtschaft ermöglichen würde, so stellte die Kofax­Lösung aus mehreren Gründen die Die Testphase erwies sich mit von Beginn an sehr hohen ideale Ergänzung dar: Kofax hatte mit seiner Erkennungsraten als überaus erfolgreich, so dass mit marktführenden Position und ständigen Innovationen der Realisierung des Gesamtprojektes begonnen werden die Leistungsfähigkeit seiner Produkte nachhaltig konnte, welches neben der Erfassungskomponente auch bewiesen und konnte mit Intelligent Capture & die OpenOffice­Integration und eine IBM­basierende Exchange ein schlüssiges Konzept zur Optimierung Archivierungs­lösung umfasste und im Sommer 2008 von Business­Prozessen durch die unmittelbare erfolgreich in den Produktivbetrieb genommen wurde. Der neue Workflow zur Bearbeitung der Eingangsrechnungen unterscheidet sich seitdem grundlegend von der zeit­ und kostenintensiven manuellen Vorgehensweise. Nach dem stapelweisen, Kofax Capture gesteuerten Scan der Belege, wobei auch bei Vorlagen schlechter Qualität dank VRS saubere Images erzeugt werden, übernimmt Kofax Transformation Modules die automatische Klassifizierung und Separierung der einzelnen Rechnungen und extrahiert mit höchster Zuverlässigkeit alle relevanten Informationen, die anschließend in das Buchhaltungssystem übergeben werden. Nach einem automatischen Abgleich der Rechnungsdaten mit den entsprechenden Lieferscheinen können nun die Freigaben und Zahlungen erfolgen. Ergebnisse Der Finanzvorstand der Genossenschaft, Guido Eichel, zeigt sich von den Resultaten der Gesamtlösung überzeugt: „Wir profitieren in vielerlei Hinsicht von unserer neuen ECM­Umgebung. Durch die Verwendung von OpenSource­Komponenten ersparen wir uns hohe Lizenzkosten, durch die Automatisierung von sensiblen Geschäftsprozessen wie der Rechnungsverarbeitung ergeben sich neben weiteren finanziellen Vorteilen eine ganze Reihe anderer positiver Effekte: Unsere Fehlerquoten sind erheblich gesunken, die langwierige Suche nach abgelegten Rechnungen gehört der Vergangenheit an und die Durchlaufzeiten haben sich von mehreren Wochen auf wenige Tage reduziert.