Next Generation DMS: Das Tor zum unternehmensweiten Wissen

FACHARTIKEL Next Generation DMS: Das Tor zum unternehmensweiten Wissen Enterprise Content Management (ECM) ist kein Selbstzweck. Wertvoll ist erst die rechtzeitig zur Verfügung stehende Information. Die gewohnten Strategien im Informationsmanagement stoßen an ihre Grenzen. Schon allein aus betriebswirtschaftlichen Überlegungen sollten sich Unternehmen von der aufwändigen Verwaltung, Suche und Wiederherstellung von Daten mittel- bis langfristig verabschieden. Sie benötigen eine Organisation mit geringerer Komplexität, um den Herausforderungen von heute und morgen zu begegnen: Mitarbeiter müssen die für ihre Aufgabenstellung relevanten Informationen einfach und schnell nutzen können – ganz egal wo und in welcher Form die Daten vorgehalten werden. Denn Wissen ist der zentrale Wettbewerbsfaktor unserer Zeit und die Grundlage für nahezu alle Geschäftsprozesse. Nur wer die Fakten kennt, ist auch in der Lage, Gefahren und Chancen einzuschätzen und schnell die richtigen Entscheidungen zu treffen. Reif für einen Generationswechsel Enterprise Content Management (ECM) ist heute durch Insellösungen geprägt: ERP- und CRM-Systeme oder Kommunikations- anwendungen wie E-Mail und Internet unterstützen die operativen Geschäftsprozesse. Complianceorientierte Infrastrukturen wie Archivsysteme, sorgen parallel für den rechtskonformen Schutz der gespeicherten Inhalte. Leider betreibt jeder Fachbereich seinen Scalaris AG Philipp Sander Informationsspeicher isoliert: Mitarbeiter aus Personal, Recht, Marketing & Sales Director Marketing und Einkauf nutzen ihre jeweilige DMS-Lösung für die Roggenbachstraße 1 78050 Villingen-Schwenningen Verwaltung der abteilungsbezogenen Daten. Benötigte Informationen, Fon ++49 (0)7721 / 9175-0 Fax ++49 (0)7721 / 9175-800 die nicht in den eigenen Zuständigkeitsbereich fallen, werden dann philipp.sander@scalaris.com www.scalaris.com entweder bei den Kollegen angefordert oder in den entsprechenden Geschäftsanwendungen und Archiven mühsam recherchiert. Der p.co communications Maria Eckerstorfer einzelne Mitarbeiter muss Speicherorte und -systematik also Franz-Joseph-Str. 9 80801 München Fon ++49 (0)89 / 99 01 97-17 Fax ++49 (0)89 / 99 01 97-29 maria.eckerstorfer@p-co-com.de www.pco-communications.de FACHARTIKEL grundsätzlich sehr gut kennen, um relevante Daten bei Bedarf überhaupt aufzufinden. Eine solche Organisation ist nicht nur extrem zeit- und kostenaufwändig, sondern zugleich riskant, denn es ist schier unmöglich, die Kontrolle über die Masse der relevanten Informationen zu behalten. Zugleich lähmen langwierige Recherchen die Geschäftsprozesse und wesentliche Informationen können leicht übersehen werden. Die klassische ECM-Sicht konzentriert sich außerdem nur auf die interne Datenbasis. In vielen Aufgabenstellungen reicht dieses Wissen aber nicht aus. Denn die international agierenden Konzerne werden zunehmend mit den vielfältigen Geschäftsrisiken, wie Verwicklung in Geldwäsche, Terrorismus oder Korruption, konfrontiert. Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, muss das Unternehmen auch Trends und Chancen frühzeitig erkennen. Erst die systematische Analyse spezifischer externer Informationen und aktueller Nachrichten über Märkte, Produkte, Organisationen, Personen und deren Verbindungen geben Entscheidungsträgern das erforderliche Wissen an die Hand. Intelligente Suche statt komplexer Strukturen Unter dem Schlagwort Next Generation DMS forciert Scalaris eine neue Ära im unternehmensweiten Informationsmanagement. Es handelt sich um einen Lösungsansatz, der ein grundsätzliches Umdenken erfordert. Während sich bisher alles um den Aufbau komplexer Strukturen und um die bereichsspezifische Organisation von Daten drehte, liegt der Fokus künftig auf der unternehmensweiten Suche. Zentrales Thema der Next Generation DMS Philosophie ist also die ausgefeilte ‚Enterprise Search’ Scalaris AG Philipp Sander Technologie, unter deren Dach gewissermaßen die gesamte ECM- Marketing & Sales Director Roggenbachstraße 1 Infrastruktur beheimatet ist. Sie schlägt eine Brücke zwischen den 78050 Villingen-Schwenningen Fon ++49 (0)7721 / 9175-0 unterschiedlichen Datenrepositories und ermöglicht integrierte Fax ++49 (0)7721 / 9175-800 Recherchen in beliebigen internen und externen Informationsquellen. philipp.sander@scalaris.com www.scalaris.com Die DMS-Anwendung dient quasi als benutzerfreundliche Oberfläche, p.co communications über die der Anwender Zugriff auf die für ihn relevanten Inhalte der Maria Eckerstorfer unternehmensweiten Wissensbasis erhält. Franz-Joseph-Str. 9 80801 München Fon ++49 (0)89 / 99 01 97-17 Fax ++49 (0)89 / 99 01 97-29 maria.eckerstorfer@p-co-com.de www.pco-communications.de FACHARTIKEL (1) ‚Enterprise Search’ – strukturiert oder unstrukturiert Ausgefeilte Suchtechnologie ermöglicht, wie schon zuvor beschrieben, die Sicht auf alle angeschlossenen Datenquellen. Dabei werden langjährige Mitarbeiter in der Regel die strukturierte Suche über Baumstrukturen bevorzugen. Denn nach einigen Jahren kennen sie ihre Organisation sehr gut und wissen meist exakt, wo sie die geeigneten Daten finden. Aufgrund der zunehmenden Datenflut wird es allerdings immer schwieriger den Überblick über alle Informationen zu behalten. Relevantes ist zudem oft über zahlreiche Speicherorte verstreut. Die hohe ‚Intelligenz’ der unstrukturierten Suche ist daher ein zentrales Merkmal der nächsten DMS Generation und orientiert sich am benutzerfreundlichen Google-Prinzip mit einfachen und erweiterten Optionen. Der User stellt einfach eine Anfrage an das System – alle angeschlossen Quellen werden automatisch abgescannt. Strukturen und Abläufe hinter der Suchmaske bleiben dabei für den Anwender völlig irrelevant. In unserer globalisierten Welt sind die für ein Unternehmen relevanten Informationen natürlich weltweit zu suchen und zu finden. Next Generation DMS muss daher auch eine ‚internationale Suche’ unterstützen, beispielsweise durch ein ausgefeiltes Name-Match- System. Ein solches sollte jegliche phonetische, kulturelle und geographische Varianten, Fremdsprachen, unterschiedliche Schreibweisen und Namenssynonyme automatisch (er)kennen. Aus der Praxis: Ein sehr plakatives Beispiel sind hier die Rechtsstreitigkeiten. Kläger und Angeklagter müssen Beweise schwarz auf weiß präsentieren und zu diesem Zweck riesige Datenmengen möglichst schnell wiederherstellen. Das bindet Scalaris AG Philipp Sander personelle Ressourcen oftmals über Monate und fügt Unternehmen Marketing & Sales Director Roggenbachstraße 1 mehrere Millionen Euro Schaden zu. Denn jeder Speicherort ist 78050 Villingen-Schwenningen Fon ++49 (0)7721 / 9175-0 isoliert zu betrachten und muss manuell durchsucht werden. Next Fax ++49 (0)7721 / 9175-800 Generation DMS dient in diesem Fall als zentrale Rechercheplattform philipp.sander@scalaris.com www.scalaris.com und die automatisierten Suchprozesse stellen die relevanten Daten p.co communications zuverlässig und schnell zur Verfügung. Maria Eckerstorfer Franz-Joseph-Str. 9 80801 München Fon ++49 (0)89 / 99 01 97-17 Fax ++49 (0)89 / 99 01 97-29 maria.eckerstorfer@p-co-com.de www.pco-communications.de FACHARTIKEL (2) Zugang zu externem Wissen Führungskräfte der großen und mittelständischen Unternehmen stehen weltweit vor der Frage, ob sie sich mit einer geeigneten Strategie im Informationsmanagement künftig besser schützen können – vor riskanten Investitionsprojekten, aber auch vor Korruption, Betrug oder dubiosen Geschäften im Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismus.