Trans promo und interaktive Dokumente

Thema: Transpromo und interaktive Dokumente Autor: Christian Gericke, Group Manager Central & East EMEA bei Exstream Software Mit Rechnungen punkten Wie Transaktionsdokumente mit der entsprechenden Software zu innovativen Werbeträgern werden Clevere Marketingstrategen haben es längst für sich entdeckt: das Transpromo- Dokument, bei dem personalisierte Werbebotschaften auf Rechnungen, Kontoauszügen, Lieferscheinen und Mahnungen platziert werden. Die Idee, die dahinter steckt: Transaktionsdokumente genießen besondere Aufmerksamkeit und auf ihnen platzierte Marketing-Messages haben eine wesentlich höhere Chance wahrgenommen zu werden. Denn während herkömmliche Werbebroschüren häufig ungelesen im Papierkorb landen, wird eine Rechnung stets geöffnet, gelesen und meistens auch aufbewahrt. Und nicht nur das. Oftmals befasst sich der Empfänger sogar mehrmals damit. Transaktionsdokumente eignen sich also hervorragend zur Kundenbindung. Durch sie haben Unternehmen regelmäßig die Chance, ihre Kunden wirksam anzusprechen und mit ihnen einen kontinuierlichen und persönlichen Dialog zu führen. Doch wie lassen sich diese Transpromo-Dokumente erzeugen, ohne dabei den Zeit- und Kostenrahmen zu sprengen? Eine geeignete Software zur Dokumentenerstellung ist Dialogue von Exstream Software, mit der sich Werbebotschaften einfach und individuell in sämtliche Transaktionsdokumente integrieren lassen. Die Software führt die Kunden- und Transaktionsdaten sowie die Layoutinformationen zusammen. Anhand eines dynamischen White-Space- Managements können dann die ungenutzten Leerräume des Dokuments mit genau auf den Kunden zugeschnittenen Marketinginformationen gefüllt werden. Marketing- Abteilungen erhalten dazu Zugriff auf speziell für sie vorgesehene Abschnitte der Dokumente. Das Endprodukt ist eine farblich, grafisch und inhaltlich individuell gestaltete Rechnung. Mit Transpromo-Dokumenten haben Unternehmen die Chance, sich mit ihrem Output und bei ihrer Kundenansprache deutlich von ihren Mitbewerbern abzuheben. Sie profitieren von aufgewerteten Kundenbeziehungen, einer stärkeren Kundenbindung und bisher ungenutzten Up- und Cross-Selling-Möglichkeiten. Zudem kann die kritische Rücklaufquote im Vergleich zu herkömmlichem Schwarzweißdruck um 60 bis 100 Prozent gesteigert werden. All diese Vorteile führen dazu, dass Transpromo- Dokumente gegenüber traditionellen Marketing-Methoden wie Direktmailings oder Beilagen immer mehr an Zuspruch gewinnen und zum jüngsten Trend in der Marketingbranche geworden sind. Interaktive Dokumente für den direkten Kundenkontakt Bei Unternehmen mit vielen Mitarbeitern im Kundendienst ist ein anderer Dokumententyp immer mehr gefragt: interaktive Dokumente, die direkt während 1 14.03.2008 eines Kundenkontakts fertig gestellt und ausgefüllt werden können. Für die Automatisierung dieser interaktiv erstellten Unternehmensdokumente, wie zum Beispiel individuelle Korrespondenz, Anträge oder Formulare, eignet sich die Software Dialogue Live von Exstream Software, die in die Lösung Dialogue integriert ist. Die Mitarbeiter können den Dialogue Live Editor zur Erstellung der Dokumente direkt auf ihrem Desktop oder in einem Browser verwenden. Dabei bietet ihnen die Software ausreichend Flexibilität, um interaktiv exakt auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnittene Dokumente zu erstellen. Zudem stellt Dialogue Live durch entsprechende Kontrollmechanismen sicher, dass Unternehmensstandards und - richtlinien eingehalten werden und die Dokumente einheitlich aussehen. Dadurch minimiert sich die Fehlerquote. Das Erstellen solcher Live-Dokumente ist kein Hexenwerk: Eine kontextsensitive Hilfe und Interviewseiten leiten die Nutzer durch den Erstellungsprozess. Dabei sind bestimmte Abschnitte des Dokuments bereits mit vorab genehmigten Inhalten entsprechend der Auswahl des Anwenders ausgefüllt, andere Bereiche dagegen erlauben die Aufnahme individueller Texte, Graphiken und Marketingbotschaften. Die automatische Verfolgung der Überarbeitung und die Funktion "change review" beschleunigen den Genehmigungsvorgang. Die Vorteile, die sich für die Unternehmen aus der Automatisierung ergeben, sind produktivere Mitarbeiter, erhebliche Kosteneinsparungen sowie zufriedenere Kunden, die von der schnellen und zielgerichteten Kommunikation profitieren. 2 14.03.2008