Von der Idee der papierlosen Kommunikation zum automatisierten (Papier-)Posteingang

Perspektivenwechsel in der Informationsvermittlung : Von der Idee der papierlosen Kommunikation zum automatisierten (Papier-)Posteingang Wie war das doch gleich: die Menge der Eingangspost wird zukünf- tig weniger, die Kommunikation über E-Mail wird steigen? Stimmt, zumindest für Letzteres. Doch in Anbetracht der weiterhin zuneh- mendem Eingangspost in den Unternehmen verblasst die Idee von der papierlosen Kommunikation und Informationsvermittlung zu- sehens. Oder müssen wir einfach nur unseren Blickwinkel ändern? Vermeiden lässt sich die Papierpost nicht, doch – und hier liegt der ent- scheidende Ansatzpunkt – die Unternehmen können beeinflussen, welche Informationen sie wie in den internen Umlauf bringen möchten. Genau hier setzt die Idee vom automatisierten Posteingang an: • Vermeidung von Papiertransport, zentraler und frühzeitiger Me- dienübergang. • Schnelle Informationsauswertung, zeitnahe Verarbeitung, Aus- kunftsfähigkeit. • Rationalisierung der Bearbeitungsprozesse, effizientere Vorgangs- bearbeitung. • Gezieltes Einspeisen der Daten in dedizierte Geschäftsprozesse. Nie wieder manuell Die Voraussetzung ist ein konsequentes Scannen der Eingangspost bereits in der Poststelle. Anschließend werden die unterschiedlichen Dokumente von einer Klassifikationslösung analysiert, strukturiert und automatisiert an den entsprechenden Adressaten weitergeleitet oder direkt angeschlos- senen Back-Office-Systemen zur Verfügung gestellt. Mehrere Behörden, öffentliche Auftraggeber und Unternehmen setzen bereits Lösungen von Océ Document Technologies ein. Dabei gilt: Die im zentralen Posteingang eintreffenden Belege, Briefe und Dokumente werden gescannt und indi- ziert, die relevanten Daten automatisiert gelesen und extrahiert und dann an die angeschlossenen Fachanwendungen weitergeleitet. Mit einer intelligenten Datenerkennung und Dokumentenanalyse werden die relevanten Daten von den gescannten Dokumenten extrahiert. Die Do- kumentenanalyse setzt dabei auf den Ergebnissen der Zeichenerkennung auf und sucht mit modernsten KI-Methoden nach den benötigten Informa- tionen, z. B. nach Absender und Sachverhalt, und schlüsselt sie nach z. B. Name, Straße oder Betreff auf. Für diese Aufgabe wird mit DOKuStar eine Freiform-Technik eingesetzt, mit der es möglich ist, die Daten von Doku- menten zu extrahieren, ohne für jedes Layout ein eigenes Template zu definieren. Die Anwendung ist damit schneller produktiv und robuster ge- gen Änderungen in dem zu verarbeitenden Material. Eine Technik, die auch bei mehreren Kunden des öffentlichen Bereichs eingesetzt wird, um die stark unterschiedlichen Eingangsbelege zu klassifizieren, zu indizieren und zu bearbeiten. Auf der Überholspur Flexibel, skalierbar und ein hoher Automatisierungsgrad sind die entschei- denden Attribute einer jeden Posteingangslösung, zu der auch Mail CENTER von Océ Document Technologies gehört. Das System deckt drei Szenarien ab, die einzeln, beliebig kombiniert oder komplett bedient wer- den können. • Scannen der Post und Weiterleiten an einzelne Mitarbeiter. • Weiterleiten an spezielle Abteilungen für die automatisierte Über- tragung der Daten in Fachanwendungen. • Gezieltes Einspeisen in dedizierte Geschäftsprozesse. Und der Gesamtnutzen ist evident: Komplett digitale Ablagen und Abläufe werden von Beginn an möglich, Geschäftsprozesse werden beschleunigt. Das Ergebnis sind niedrige Kosten und ein „Quick-Win“.