Wie findet man das passende Dokumenten Management System?

Wie findet Wi fi d t man das passende d d Dokumenten Management System? Lothar Leger g B&L Management Consulting GmbH © B&L Management Consulting GmbH Anbieter- und Produktauswahl DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Aufgeschnappt… „Kann Ihr System auch Mails archivieren?“ „ „Das ist eine unserer Stärken!“ „Wenn wir alle Dokumente signieren, müssen wir dann überhaupt noch archivieren? „Das kann man nicht so einfach beantworten.“ „Sind nicht alle Systeme gleich?“ „Im Prinzip ja, aber …“ „Wie soll man denn da das passende System finden?“ © B&L Management Consulting GmbH Anbieter- und Produktauswahl DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Das passende DMS • Dokumenten Management ist in erster Linie ein organisatorisches Thema. • Der Markt bietet viele sehr gute und ausgereifte Produkte. • Das „beste“ DMS gibt es nicht; es gibt nur die „beste“ Lösung: Individuelle Anforderungen / individuelle d d ll f d d d ll Ausgangssituation Produkt Anbieter / Partner Einmalige und laufende Kosten © B&L Management Consulting GmbH Anbieter- und Produktauswahl DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Auswahl DMS im Überblick Nur wer weiß, wie das DMS aussehen soll, erhält auch eine praktikable und passende Lösung. Fachbereich Anforderungen an Produkt und Anbieter IT-Abteilung ermitteln z.B. über eine Potenzialanalyse Unternehmensleitung Organisatorisches.& technisches Konzept, inklusive Betreibermodell erstellen Klärung des verfügbaren Angebots kann zu Ände- rungen bei Anforderungen Orientierung via Internet, Messen, Studien führen K.O.-Verfahren KO V f h Nur unabdingbare Anforderungen Angebotseinholung und gewichtete Bewertung Nutzwertanalyse mit detaillierten Kriterien und Zeit für Rückfragen Opt: Teststellung Opt: Pilot Max. 3 Anbieter mit konkreten Vorgaben Verhandlung von Konditionen und Vertrag © B&L Management Consulting GmbH Anbieter- und Produktauswahl DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Projektplan Auswahlverfahren Eine Produktauswahl dauert, je nach Komplexität und Umfang, zwischen 4 Wochen und 4 Monaten. Nr. Vorgangsname Juni Jul i August 26.05. 02.06. 09.06. 16.06. 23.06. 30.06. 07.07. 14.07. 21.07. 28.07. 04.08. 11.08. 18.08. 25.08. 1 Ablauf Anbieterausw ahl 2 Vorauswahl (maximal 7-8 Anbieter) 3 Erstel lung des Anforderungskatalogs g g g 4 Erstel lung RfP 5 Zusammenstell ung der Ausschrei bungsunterlagen 6 Ansprechpartner l okalisieren und Anbieter einladen 7 Abstimmung des Anforderungskatal ogs intern 8 Erstel lung Vorabi nformation für die Anbieter (Input f. Vorgespräche 9 Vorgespräche mit d V ä h it den A bi etern Anbi t 10 Zustellung der Ausschreibungsunterlagen (an max 3-5 Anbi eter) 01.07. 11 Erstel lung des Angebots 12 Gewi chtung der Kri terien des Anforderungskatalogs festlegen 13 Gesamtgewichtung festlegen 14 Fragestunde für die Anbieter 15 Abgabetermi n 25.07. 16 Auswertung der Unterlagen 17 Präsentation der Zwischenergebnisse 18 Angebotspräsentati onen 19 Erarbei tung der Empfehlung 20 Präsentation / Vorlage zur Entschei dung 27. 27 Ausschnitt aus einem Projekt von B&L © B&L Management Consulting GmbH Anbieter- und Produktauswahl DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Ausschreibungsunterlage (RfP) 1 Vorhabenbeschreibung und allgemeine Zielsetzung 1 2 Organisatorisches 2 2.1 Ansprechpartner 2 2.2 22 Zeitplan 2 2.3 Formale Rahmenbedingungen 2 2.4 Hinweise zur Angebotserstellung 3 2.5 Hinweise zum Ausfüllen des Anforderungskataloges 3 3 Ausgangssituation 6 3.1 Historie und Mengengerüste 6 3.2 Bestehende IT- Infrastruktur 9 4 Zielsystem 10 4.1 Zielarchitektur/Lösungsansatz 12 4.2 Benötigte Komponenten 12 4.3 Betriebskonzept 14 5 Anhang 16 5.1 Anforderungskatalog 16 5.2 Kostentabelle 16 Ausschnitt aus einem Projekt von B&L © B&L Management Consulting GmbH Anbieter- und Produktauswahl DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Anforderungskatalog © B&L Management Consulting GmbH Anbieter- und Produktauswahl DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Kostentabelle • Lizenzkosten sind wichtig, aber nicht alles. • Denken Sie auch an zukünftige Ausbaustufen g und lassen Sie sich dafür Preise nennen. • Achten Sie auf den Zusammenhang zwischen Abdeckung von Funktionen im Standard und kundenindividuellen Erweiterungen. • Vergleichen Sie die Wartungskosten genau mit Ihren tatsächlichen Anforderungen. • Lassen Sie sich wenn irgend möglich einen L Si i h i d ö li h i festen Preis für die erste Ausbaustufe nennen ( (dies ist z.B. möglich, wenn Sie ein Fachkonzept erstellt haben). g , p ) © B&L Management Consulting GmbH Anbieter- und Produktauswahl DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Anbietervergleich (1) • In der Vorauswahl können noch 7-8 Anbieter berücksichtigt werden. Ausschnitt aus einem Projekt von B&L © B&L Management Consulting GmbH Anbieter- und Produktauswahl DMS DMS-Forum, CeBIT 2009 Anbietervergleich (3) • Nach der zweiten Runde hat Anbieter 1 „die Nase vorn“.