Worauf kommt es bei der CMS-Auswahl an?

Worauf kommt es bei der CMS-Auswahl an? Ulrich Kampffmeyer Im Markt für Content-Management-Systeme, CMS, gibt es Hunderte von Angeboten, von einfachster Webseitengestaltungssoftware bis hin zu großen, unternehmensweit einsetzbaren E-Business-Portal-Lösungen. Die Vielfalt der Produkte macht es unerlässlich, vor einer Auswahl genauestens die Anforderungen an die Lösung zu definieren. Hierbei müssen die unterschiedlichen Einsatzgebiete und die verschiedenen Nutzungsmodelle, von der Internet- bis zur Intranetseite, berücksichtigt werden. Nutzungsfreundlichkeit, Standards, Ausbaufähigkeit, ein- fache Pflegbarkeit und Marktdurchdringung des Produktes sind dabei Maßstäbe für Erfolg des Projektes und die Zukunftssicherheit der Lösung. Was ist ein CMS? Bevor man sich in den Dschungel des Angebotes an Produkten begibt, ist es zunächst notwendig, unterschiedliche Formen von Content-Management-Systemen (CMS) zu unterscheiden. Allgemein betrachtet, bietet Content-Management-Systemunterstützung für die Verwaltung von Inhalten. Die Unterstützung teilt sich auf folgende Funktionsbereiche auf: • die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung weiterer Programme) • die Verwaltung von Content (Content-Management im engeren Sinn) • die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution) • die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung) • die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten) Web-Content- Als spezielle Ausprägungen des Content-Management werden in der Regel Web- Management und Enterprise- Content-Management und Enterprise-Content-Management unterschieden. Content- Sie haben verschiedene Ursprünge, differente Funktionen und einen sehr unter- Management schiedlichen Anspruch: Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf Internet- technologie-basierten Web-Sites und Portalen, und schließt Web-Redaktionssysteme, Website-Operating-Systeme, Web-Design-Werkzeuge und Web-Publishing-Lösun- gen ein. Web-Content-Management konzentriert sich auf die Bereitstellung von 256 Ulrich Kampffmeyer: Worauf kommt es bei der CMS-Auswahl an? Content im Internet. Enterprise-Content-Management hingegen hat die Erschließung aller strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen zum Ziel und konzentriert sich auf die Inhouse-Informationsbereitstellung. Im Rahmen von Online-Marketing ist Content-Management im Sinne von Web- Content-Management von Interesse, so dass sich dieser Text mit der Auswahl eines Web-Content-Management-Systems (WCMS) befasst. Unterschiedliche Anforderungen = verschiedene Lösungsansätze Selbst wenn sich die Auswahl auf ein CMS im Sinne eines WCMS beschränkt, gibt es zahlreiche, unterschiedliche Ansätze, deren Einsatz von der angestrebten Nutzung, der Zielgruppe und dem Scope der Lösung abhängig sind. So kann nach einfachen Webseiten, Firmenwebseiten, Informations- oder Community-Portalen und E-Business-Portalen unterschieden werden: Einfache Webseiten Dies sind private Webseiten oder Internetauftritte kleinerer Unternehmen, deren Ziel die Präsentation von Informationen ist. Diese Seiten bieten grundlegende Funktionalitäten wie zum Beispiel die Darstellung von statischen Inhalten oder Navigationsleisten. Solche Seiten können mit Standard-Werkzeugen wie Web- publikationssoftware, einfachen CMS-Lösungen oder Blog-Software verwaltet werden. Firmenwebseiten Produkt- In diese Kategorie fallen umfangreiche Internetauftritte von Firmen, die der kataloge, Presse- Präsentation von Unternehmensinformationen dienen, aber auch der Produkt- informationen präsentation mit beispielsweise Katalogen und Bestelldiensten. Weitere Inhalte und News verwalten können Presseinformationen und News sein, das heißt Informationen, die ständig aktualisiert werden müssen. Ziel dieser Webseiten ist neben der Präsenz der Firma die Angebotspräsentation. Für die Verwaltung kommen herkömmliche CMS- Produkte in Frage. Informations- oder Community-Portale Internetauftritte von Verlagen, Zeitschriften und ähnlichen Einrichtungen lassen sich in dieser Kategorie zusammenfassen. Die Funktionen dieser Seiten reichen von der Darstellung von Informationen und Nachrichten über Terminkoordination bis zu Diskussionsforen und Blogs. Für diese Art von Webseiten verwendet man umfangreiche CMS-Produkte oder Community-Software. E-Business-Portale In diese Kategorie fallen die Internetauftritte großer Unternehmen und Unter- nehmensverbände sowie reine Internet-Verkaufsportale mit E-Commerce- Funktionalität. Die Funktionen dieser Seiten umfassen zum einen die Präsentation von Informationen und zum anderen die Produktkataloge mit Bestellwesen, 257 T. Schwarz: Leitfaden Online Marketing / Kap. 4 Webdesign Bestellnachverfolgung, Reklamationsmanagement, Accounting, Statistik, Personali- sierung, Empfehlungsmanagement, Medienmanagement, ermöglichen also einen sehr hohen Grad an Benutzerinteraktion. Für die Verwaltung solcher Portale eignen sich Software für E-Business-Portale, große CMS-Produkte, sowie auch Content-Management und Digital Asset Management Systeme, die Bestandteil einer größeren ECM-Lösung sind. Welcher Lösungsansatz am besten geeignet ist, hängt stark vom Einsatzzweck, der Größe des zu verwaltenden Internetauftrittes, und der Art des zu verwaltenden Content ab. Dementsprechend ist vor jeder Auswahl zunächst eine Standort- bestimmung vorzunehmen, in der der Anwender seine Anforderungen definiert und eine Bedarfsanalyse vornimmt. Vorgehen bei der Festlegung der Auswahlkriterien Was soll erreicht, verbessert Die Grundvoraussetzung für die Auswahl des passenden CMS ist das Anforderungs- und verändert profil des Unternehmens, welches beschreibt, was mit dem CMS überhaupt erreicht, werden? verändert und verbessert werden soll. Folgende Punkte sind unter anderem in dieser Analysephase zu hinterfragen: • Nutzung - Was ist der Zweck des Internetauftrittes? - welcher Zielgruppe sollen die Inhalte zur Verfügung gestellt werden? (Intranet, Extranet, Internet) - Soll die Internetseite für den Vertrieb genutzt werden? - Welche Funktionen soll das CMS abdecken? • Inhalte - Welche Inhalte sollen auf der Webseite bereitgestellt werden? - Welche Arten von Dokumenten und Medien werden verwendet und wie oft werden Aktualisierungen vorgenommen? - Wer liefert die Inhalte? - Für welche internen Systeme soll eine Anbindung umgesetzt werden? - Sollen externe Quellen wie RSS-Feeds eingebunden werden? • Anwender - Wie viele Mitarbeiter sollen mit dem System arbeiten? - Welche Erfahrungen haben diese mit Content-Management? - Wie werden die Pflege und der Betrieb des Systems umgesetzt? Auf Basis dieser Analyse sollte man die grundlegenden Voraussetzungen und Rahmenparameter in einem Konzept festhalten. Dies dient auch dazu, sich selbst auf das Wesentliche zu konzentrieren und möglichen Overhead oder Abweichungen vom Ziel der Lösung von vornherein zu vermeiden. Der Umfang eines solchen Konzeptes ist abhängig von der Größe, geplanten Funktionalität und Ausrichtung der gesuchten CMS-Lösung. Im privaten Bereich kann schon eine Checkliste mit 258 Ulrich Kampffmeyer: Worauf kommt es bei der CMS-Auswahl an? zwanzig, dreißig wesentlichen Positionen ausreichend sein. Für eine Portallösung können schnell mehrere hundert Seiten Pflichtenheft zusammenkommen. Das Konzept dient auch dazu, die in Frage kommenden Lösungen nach definierten Kriterien vergleichen und bewerten zu können. Wesentliche Bestandteile neben der konkreten Beschreibung der Aufgabenstellung und der gewünschten Funktionalität sind die Überlegungen zum späteren Betrieb, zur Pflege des Inhalts, zu erwartende personelle und zeitliche Aufwände, Eignung der Werkzeuge zur Einrichtung und Pflege, Absicherung der Verfügbarkeit und Versionierung der Inhalte. Erst nach der Beantwortung dieser Fragen kann eine Entscheidung über die zu verwendende Technik, die einzusetzende Software und das Betriebsmodell getroffen werden. Kommerzielle Software versus OpenSource versus SaaS Je nach Anforderungsumfang können sowohl kommerzielle als auch Freeware oder OpenSource Produkte als Lösung in Frage kommen.