Anforderungen an eine integrierte Auftragsdokumentation im Maschinen- und Anlagenbau

Gewusst wo Anforderungen an eine integrierte Auftragsdokumentation im Maschinen- und Anlagenbau von Martin Hinrichs, Produktmanager bei ams.hinrichs+müller Word- und Excel-Dokumente sind für viele Einzelfertiger das Mittel der Wahl, um ihre Produktdokumentationen zu erstellen. Da sich Maschinen jedoch aus Zehntausenden und Anlagen aus Hunderttausenden von Bauteilen zusammensetzen, führt das selbst gestrickte Dokumentenmanagement zu erheblichen Pflege- und Rechercheaufwänden. Die Mehrarbeit lenkt Konstrukteure, Einkäufer, Monteure und Servicetechniker von ihren Kernaufgaben ab und schränkt sie in ihrer Arbeitsproduktivität ein. Doch damit nicht genug. Mehr und mehr stoßen die Mitarbeiter an die Grenzen ihrer Belastbarkeit. Denn sowohl Kunden als auch Behörden verlangen immer mehr Informationen über Werkstoffe, Bauteile und Produktionsmethoden. In sicherheitskritischen Branchen wie der Lebensmittelindustrie, dem Fahrzeugbau und der Luftfahrtindustrie gehen die Compliance-Vorgaben inzwischen so weit, dass unter anderem die Qualifikation der an besonders sensiblen Prozessschritten beteiligten Mitarbeiter zu dokumentieren ist. Um die steigende Informationsnachfrage zu beherrschen, empfiehlt sich der Einsatz einer IT-Lösung, die das Dokumentenmanagement in das unternehmensübergreifende Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) einbettet. Erst durch eine solche Integration können die Anwender alle erforderlichen Dokumente prozessbegleitend aufbereiten und ablegen. Für die Recherche steht fortan eine konsistente zentrale Datenbasis bereit, auf der alle Partner stets mit den aktuellsten Daten arbeiten. Hiervon profitiert auch das Service Management. Sobald sämtliche Anlageninformationen zentral vorliegen, lassen sich die erforderlichen Wartungsprozesse vorausschauend planen und wirtschaftlich steuern. Zudem gewährt die Dokumentation den Servicetechnikern eine lückenlose Sicht auf die Historie einer Anlage: Da sämtliche Revisionsstände verfügbar sind, können die Techniker präzise Fachartikel: Auftragsdokumentation im Maschinen- und Anlagenbau Seite 1/5 einschätzen, wie sich eventuell vorgenommene Umbauten auf das aktuelle Wartungsgeschäft auswirken. Eine CD statt 40 Aktenordnern Wie die Kopplung von Dokumentation und Auftragsmanagement in der Praxis erfolgen kann, zeigt das Beispiel des Anlagenbauers Brötje-Automation. Der für die Flugzeugindustrie tätige Auftragsfertiger entschied sich, seinen Kunden einen Zusatznutzen zu bieten und die Maschinen- und Anlagendokumentation auf ein elektronisches Format umzustellen. Zuvor hatten Auftraggeber aus der Flugzeugindustrie je nach Produkt bis zu 40 Aktenordner in Empfang zu nehmen, in denen sie dann von Hand recherchieren mussten. Um diesen Aufwand zu minimieren und um auch die eigenen Erfassungskosten zu senken, automatisierte Brötje den Erstellungsprozess. Gemeinsam mit dem auf die Unikatfertigung spezialisierten Softwareanbieter ams.hinrichs+müller entwickelte Brötje ein Dokumentationssystem, das sich in die vorhandene ERP-Lösung einfügt. Quasi auf Knopfdruck stellt die neue Anwendung alle relevanten Informationen aus dem ERP zusammen. Den strengen Qualitätsnormen des Flugzeugbaus entsprechend gibt das System detailliert darüber Auskunft, welches Bauteil sich an welcher Stelle in der Anlage befindet. Hierbei sind alle dokumentationspflichtigen Informationen hinterlegt. Wissen teilen, Wissen schützen In ihrer Entwicklungsarbeit haben der Anlagenbauer und der ERP-Anbieter pragmatische Wege gewählt, um die dokumentationspflichtigen Informationen mit den Stücklistenpositionen der betreffenden Bauteile zu verheiraten. Bei auftragsbezogenen Teilen, die nur in einer einzigen Anlage zum Einsatz kommen, erfolgt die Verknüpfung über die Auftragsstückliste. Demgegenüber empfiehlt es sich bei Standardbauteilen, die Dokumente den Artikelnummern in den Stammdaten Fachartikel: Auftragsdokumentation im Maschinen- und Anlagenbau Seite 2/5 zuzuordnen. Auf diese Weise können Anwender die Informationen projektunabhängig nutzen. In der Praxis kann Brötje in den Tabellen des eingesetzten ERP-Systems ams kennzeichnen, ob Teile dokumentationspflichtig sind, welche Abnahmeerzeugnisse erbracht werden müssen, ob es sich um Wartungsteile handelt, wie die Wartungszyklen zeitlich zu staffeln sind und welche Tätigkeiten im Einzelnen auszuführen sind. Somit bildet das System die Anforderungen an die Dokumentation durchgängig und komplett ab. Dank der Integration kann der Einzelfertiger sowohl seinen Kunden als auch externen Prüfern jederzeit belegen, dass seine Arbeitsabläufe den jeweiligen Compliance-Vorgaben entsprechen. Je nach Material ergeben sich für die Dokumentation höchst unterschiedliche Anforderungen. Während es bei einfachen Kaufteilen, wie zum Beispiel Blechen, in der Regel ausreicht, die verwendeten Werkstoffe zu listen, nimmt der Informationsumfang bei funktionellen Bauteilen deutlich zu. Insbesondere bei sicherheitsrelevanten Teilen muss dem Kunden nachgewiesen werden, dass diese Teile alle vorgesehenen Materialprüfungen durchlaufen haben und somit in ihrer Beschaffenheit dem Einsatz in der Anlage gewachsen sind. Werden Teile zugekauft, so sind die Zeugnisse und Zertifikate der Zulieferer einzupflegen. Zudem lassen sich ausgewählte Bauteile auch mit Seriennummern kennzeichnen. Nur auf diese Weise kann der Anlagenbauer gewährleisten, dass beim Austausch eines Bauteils Material aus derselben Charge zum Einsatz kommt. Anhand der mitgeführten Seriennummer erkennen die Servicemechaniker, wann das Teil eingebaut wurde, aus welcher Charge es stammt und wann es auszuwechseln ist. Der Teilestruktur lassen sich beliebige Dokumente zuordnen, so zum Beispiel Qualitätszertifikate, Abnahmezeugnisse, Prüfprotokolle und Wartungsanleitungen. Darüber hinaus können auch die Zeichnungen abgelegt werden. Um das Fertigungswissen zu schützen, bestimmt Brötje den Detaillierungsgrad der Unterlagen: In der Regel liefert der Auftragsfertiger nur die Zusammenbau- und Montagezeichnungen aus. Auch auf der Ebene der Stücklistendokumentation kann Brötje exakt auswählen, welche Feldinformationen aus der Stücklistenverwaltung in die Dokumentation eingehen und welche nicht. Darüber hinaus kann der Nietanlagenbauer auch das Fachartikel: Auftragsdokumentation im Maschinen- und Anlagenbau Seite 3/5 Know-how seines Einkaufs schützen: Wünscht sich zum Beispiel ein Kunde, dass die Zukaufteile unter Hinweis auf die Bezugsquelle gelistet werden, so besteht die Möglichkeit, die Angabe der Artikelnummern auszusparen. Revisionssichere Informationen Sobald die Materialien in einer vollständigen Stücklistenstruktur aufgeführt und mit den erforderlichen Informationen hinterlegt sind, erstellt das System die Anlagendokumentation in Eigenregie. Projektbezogen greift das integrierte Dokumentenmanagement auf die im ERP markierten Stücklisten zu und stellt die zu liefernden Dokumente zusammen. Jeder, der einmal eine Anlagendokumentation manuell zusammengetragen hat, kann ermessen, welche Arbeitserleichterung diese Automatisierung mit sich bringt. Als Ausgabemedium bevorzugen die Anwender CDs oder DVDs. Im Lieferumfang der Datenträger befindet sich eine SQL-Datenbank, anhand derer die Anlagenbetreiber die Informationen erschließen. Je nach Betriebsanforderung können die Betreiber wählen, wie sie die Dokumentation einsetzen. In einer Basisvariante ist die Anwendung auf jedem handelsüblichen Windows-Rechner ablauffähig, ohne dass die Nutzer zusätzliche Software installieren müssen, wie etwa das ERP-System ihres Lieferanten. Auf diese Weise können sie die Dokumentationslösung auch direkt am Anlagenstandort betreiben, so zum Beispiel auf einem Notebook. Um ein verteiltes Arbeiten zu ermöglichen, lässt sich die Dokumentation auch unternehmensweit über einen Server bereitstellen. Alternativ dazu können die Partner webgestützte Portale einrichten. Diese bringen den Mehrwert, dass Hersteller und Kunde alle wartungsspezifischen Informationen in Echtzeit synchronisieren können. Auf diese Weise arbeiten alle Beteiligten stets mit den jüngsten Informationsständen. Darüber hinaus lässt sich in Portalen rollenspezifisch festlegen, welcher Empfänger welche Informationen erhält. Dies schafft zwei zentrale Vorteile: Einerseits entlastet die Zugriffsregelung den Nutzer von einem Zuviel an Informationen und andererseits schützt sie sensibles Betriebswissen vor dem Zugriff von Unbefugten. Fachartikel: Auftragsdokumentation im Maschinen- und Anlagenbau Seite 4/5 Steilvorlage fürs Service Management Durch die Integration kann Brötje auch die Abläufe des Service Managements bedarfsgerecht planen und steuern. Unter anderem erhält der Betreiber der Anlage eine detaillierte Liste der Instandhaltungsaufgaben, die sich an den empfohlenen Wartungszyklen orientieren. Hierbei ist vermerkt, in welchen Zyklen die Wartung durchzuführen ist. Handelt es sich um anspruchsvollere Wartungsgänge, so geht die Verfügbarkeit der Servicetechniker als weiterer Faktor in die Planung ein. Sendet der Betreiber seine Serviceanfrage über das Portal an Brötje, so kann das Unternehmen über die integrierte Personaleinsatzplanung den Termin unmittelbar vereinbaren. Zusätzlich zur Aufgabenagenda erzeugt die Dokumentation auch eine vollständige Liste der erforderlichen Ersatzteile. Auf dieser Basis kann der Unikatfertiger seinen Kunden Ersatzteilpakete empfehlen.