Auswahl und Einsatzmöglichkeiten von Bewerbermanagementsystemen

Personalmanagement Auswahl und Einsatzmöglichkeiten von Bewerbermanagementsystemen Franziska Huppertz, Otto-Friedrich-Universität Bamberg Franziska Huppertz stu- Softwareanbietern im Bereich Rec- HR-Prozesse sowie die damit einher- dierte Betriebswirtschaft an der Otto-Friedrich-Uni- ruiting und Bewerberverwaltung zu gehenden Veränderungen werden als versität Bamberg mit den verzeichnen. Basis des vorliegenden Informatisierung bezeichnet. Dabei wird Schwerpunkten Logistik, Marketing, Personalwirt- Beitrags bilden Projekterfahrungen aus die Informatisierung der Personalarbeit schaft und Organisation. einem deutschen mittelständischen sowohl in der Literatur als auch in der Unternehmen. Praxis unter verschiedenen Begriffen, Das Aufkommen der Informati- wie Personalabrechnungs- und Personal- onstechnologie hat die betriebliche Per- informationssystem, Personaldatensys- sonalarbeit in den letzten Jahren stark tem oder Human Resource Management Durch einen Einblick in die Perso- beeinflusst und revolutioniert.[2] Mit- System subsumiert.[4] nalabteilung verschiedener Unterneh- tlerweile können nahezu alle personal- Die hauptsächlichen Gründe für die men, kann festgestellt werden, dass wirtschaftlichen Aktivitäten durch HR- forcierte Nutzung computergestützter immer häufiger elektronische Personal- Software gestaltet werden. Laut einer Systeme liegen zum einen in der zu- informationssysteme (PIS) zum Einsatz Studie des E-Finance-Lab, einem Zu- nehmenden Pflege von Mitarbeiterdaten kommen. Dabei spielt es keine Rolle, sammenschluss der Technischen Univer- und zum anderen in den komplexer ob es sich um kleine, mittelständische sität Darmstadt und der Johann Wolf- gewordenen Prozessen der personalwirt- oder große Unternehmen handelt, im- gang Goethe Universität Frankfurt am schaftlichen Aufgabenfelder. Während mer mehr personalwirtschaftliche Auf- Main, welche bei 500 Großunternehmen die HR-Software vormals Lösungen für gaben werden mit der Unterstützung aus der Finanzbranche und Industrie die Unterstützung rein administrativer von HR-Software bearbeitet. durchgeführt wurde, gaben 56% aller Vorgänge bot, werden gegenwärtig ver- befragten Unternehmen an, dass die In- mehrt strategische Komponenten inner- Die Schaffung einer umfassenden vestitionen in die Informationstechnolo- halb des Personalbereichs betont [1]. Datenbasis für Personalentscheidun- gie im Personalbereich im Vergleich zum Eine Folge der Informatisierung liegt gen sowie die Aufwandsreduktion für Vorjahr (2005) ansteigen werden.[3] in dem sich vollziehenden Wandel der die Personaladministration stellen zwei Diese verstärkte Erstellung und Qualifikationsanforderungen. Elektroni- grundlegende Ziele dar, welche mit der Einbindung verschiedener Informa- sche Informationssysteme sind in na- Integration eines solchen Systems in tionstechnologien in die bestehenden hezu allen Berufsbereichen kaum mehr die bestehende Personalinfrastruktur Bild 1: Anteilige Aufwendungen für die HR-Organisation in Großunternehmen realisiert werden sollen [1]. Insbeson- der Finanzbranche und der Industrie. dere ist eine zunehmende Zahl von Personalentwicklung / Training In diesem Beitrag lesen Sie: 15% Personalplanung und - • welcher Trend im Personalwesen 15% 13% beschaffung folgt wird, Entgeltabrechnung • welchen Beitrag ein Bewerberma- Personalverwaltung nagementsystem zur Prozessopti- 12% Oberste HR-Führungsebene mierung bestehender Personalauf- 23% gaben leisten kann, Beendigung von • wie die Auswahl und Einführung 11% Arbeitsverhältnissen 11% HR-IT einer Software für die Bewerberver- waltung gestaltet werden kann. 46 ERP Management 3 (2007) 1 F. Huppertz: Auswahl und Einsatzmöglichkeiten von Bewerbermanagementsystemen wegzudenken. Ein hohes Verständnis Folgende grundlegenden Leistungs- Für das Gelingen des Projektes ist von IKT-basierten Systemen ist zu einer merkmale sind bei allen marktgän- es wichtig, neben der Geschäftsführung Voraussetzung im Berufsalltag gewor- gigen Bewerbermanagementsystemen und dem Betriebsrat vor allem die betrof- den.[5] Eine in der Schweiz durchgeführ- integriert: fenen Mitarbeiter der Personalabteilung te Studie bei 6000 Privatunternehmen • Unterstützung des gesamten Work- frühzeitig in den Auswahl- und Integrati- lieferte folgendes Ergebnis hinsichtlich flows von Bewerbungen onsprozess zu involvieren. Zudem ist eine des zukünftig zu erwartenden Wissens- • Einstellen von Daten aus Post- bzw. enge Zusammenarbeit mit der EDV-Ab- bedarfs erfolgreicher Unternehmen. Mailbewerbungen teilung von Projektbeginn an notwendig, • Übernahme der Onlinebewerbungen um Voraussetzungen für die zukünftige Bewerbermanagementsysteme in das System HR-Software sicherzustellen. • Publikation freier Stellen im Intranet Wesentlich ist dabei, eine Ist-Analyse Deutlich zu erkennen ist insbesondere bzw. auf der Homepage des bestehenden Bewerbungsprozesses ein Anstieg der Software-Lösungen des • Integrierter Schriftverkehr per Seri- und der vorhandenen IT im Unternehmen Personalmanagements für die Personal- enbrief bzw. -mail durchzuführen und diese in den Aus- beschaffung und -auswahl. Verschiedene • Verwaltung aller Bewerbungsdoku- wahlprozess einfließen zu lassen. Vorab Bewerbungsalternativen über Onlinefor- mente sollte ein Kriterien- und Zielkatalog mit mulare, per E-Mail und per Post bieten • Vollständige Korrespondenzhistorie allen Prozessbeteiligten erstellt werden, Bewerbern derzeit die Möglichkeit, sich • Integration der Fachbereiche um den unternehmens- und prozessspe- schnell und einfach bei mehreren Unter- • Hinterlegung eines Anforderungs- zifischen Anforderungen an ein zukünfti- nehmen gleichzeitig zu bewerben. Folg- profils ges Bewerbermanagementsystem gerecht lich werden immer mehr Unternehmen • Erstellen von Auswertungen und zu werden. Elementar sind folgende Fra- mit einem höheren Bewerbungsaufkom- Statistiken/ Controllingmöglichkei- gen: Welchen Zweck soll die Software men konfrontiert. Hinzu kommt, dass ten über Wirksamkeit verschiedener erfüllen? Welche Daten sollen mit dieser die Zusammenarbeit von Unternehmen Ausschreibungsalternativen Software verarbeitet werden? in Netzwerken und die global orientierte Einzelne Anbieter offerieren folgende Merkmale, wie die Systemflexibilität, Unternehmenstätigkeit steigt und somit Zusatzfunktionen: das Handling, der Systemaufbau und dem Prozess der Rekrutierung eine neue • Bewerbermatching/Profilabgleich die mit der Implementierung verbun- Bedeutung zukommt.[7] Zur Bewälti- und Bewerberranking mittels hinter- denen Kosten können dabei in die Be- gung dieser veränderten Situation wird es legter Anforderungsprofile trachtung einfließen.