Computer brauchen Software - Menschen brauchen alles andere

Computer brauchen Software Menschen brauchen alles andere Von Frank Türling, myfactory Im ersten Moment erscheint es vielleicht als Widerspruch, wenn ein Softwarehersteller be- hauptet, Menschen brauchen alles andere als Software. Hinter dieser Aussage steht neben der Wahrheit auch ein zum Greifen naher Zukunftstrend. Bald werden Unternehmen keine Software mehr benötigen und keine eigene IT-Infrastruktur unterhalten müssen. Vieles wird wesentlich einfacher und effektiver, denn in Zukunft nutzen Unternehmen Funktionen und Anwendungen auf Nachfrage als flexiblen Service aus dem Internet. In neudeutsch nennen wir dies „On Demand Business“. Das, was Unternehmen brauchen, sind z.B. bessere Kundenbeziehungen, optimierte Kom- munikationsstrukturen, schlankere Produktionsabläufe oder ähnliche, wirtschaftlich messba- re Ergebnisse. Letztlich geht es bei allen Aktivitäten immer um den betriebswirtschaftlichen Erfolg, Um solche definierten Ziele zu erreichen, brauchen Unternehmen Werkzeuge wie Business-Software oder andere Hilfsmittel, wie die notwendige Hardware. Aber am besten funktioniert die IT, wenn man diese im Unternehmen nicht merkt, aber trotzdem die regelmä- ßig besser werdenden Resultate spürt. Daran orientiert ein moderner Softwareentwickler sein Handeln und danach entwickelt er seine Produkte. Das Wirtschaftsleben ist kompliziert genug. Deswegen müssen Softwarehersteller einen Teil dazu beitragen, dass das Leben der Anwender einfacher wird. Mit dem „On Demand Busi- ness“, auch bezeichnet als „Software als Service“ wird so vieles plötzlich einfacher. Wo man heute noch durch Probleme einer unflexiblen IT vom Geschäft abgehalten wird, kann man sich in Zukunft als Softwareanwender mehr auf das eigentliche Geschäft konzentrieren. Damit Unternehmen tatsächlich die Chance haben, auf eine eigene IT-Infrastruktur verzich- ten zu können, müssen Softwarehersteller die Voraussetzung dafür schaffen. Wir haben eine Vision. Die Vision, das einfachere tägliche Leben im Unternehmen wahr werden zu lassen. Wir sind einfach unserer Philosophie gefolgt: Computer brauchen Soft- ware, Menschen brauchen alles andere. Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile In den ersten Jahren der Softwareentwicklung war man noch weit entfernt von heutigen Er- kenntnissen und Möglichkeiten. Im Zeitalter von textorientierter, mittlerer Datentechnik oder DOS-Software stand keineswegs das Kundenbedürfnis im Vordergrund. Aufgrund der tech- nologischen Beschränkungen orientierte sich die Entwicklung von Software an dem, was technologisch machbar war. In den achtziger und neunziger Jahren des letzten Jahrhunderts haben traditionelle Softwarehersteller die Grundlagen für die meisten heute im Markt verfüg- baren kaufmännischen Lösungen gelegt und das allgemeine Verständnis geprägt. Business- Software wurde seitdem nur sehr zögerlich an den Kundenbedürfnissen ausgerichtet. Der Ursprung der meisten kaufmännischen Systeme liegt in der Finanzbuchhaltung. Einer- seits ist die Entwicklung einer Anwendung zur Finanzbuchhaltung an klare rechtliche Vorga- ben angelehnt und daher vergleichsweise einfach zu realisieren. Andererseits deckte sich dieser Trend mit dem Bedarf des Managements nach ersten regelmäßigen Auswertungen. Mit der Zeit weitete sich das Angebot aus und es entstanden weitere Module, wie z.B. Auf- tragsbearbeitung oder Lohnabrechnung. Später folgten die Produktionsteuerung und Bran- chenlösungen. Im Ergebnis haben die meisten Business-Lösungen der vergangenen beiden Jahrzehnte einen funktionalen Aufbau, was seinerzeit in der Regel der Organisationsstruktur der Unter- nehmen entsprach. Mit den Jahren veränderte sich die Sichtweise auf die Organisation. Man definierte, dass die tatsächlichen Abläufe in einem Unternehmen Prozesse sind. Ein Prozess startet bei einem Kunden, durchquert verschiedene Abteilungen im Unternehmen und endet wieder beim Kunden. Teilweise schließt eine Prozesskette, wie z.B. bei einer Fremdfertigung über eine verlängerte Werkbank, auch externe Unternehmen mit ein. Für die Weiterentwick- lung von Unternehmen von einem funktionalen, abteilungsbezogenen und mit festen Gren- zen versehenen Gebilde hin zu einer prozessorientierten, grenzüberschreitenden Organisa- tion war demnach ein erhebliches Umdenken erforderlich. Profitable Kundenbeziehungen managen Seit Beginn des neuen Jahrtausends ist der Zwang für Unternehmen, aufgrund des Drucks durch die Globalisierung noch anpassungsfähiger und wettbewerbsfähiger zu werden, weiter gestiegen. In der schnelllebigen Wirtschaft ist eine konsequente Ausrichtung auf den Kunden und das Generieren von Geschäft wichtiger, als nach den bisher durchgeführten Rationali- sierungsprojekten weitere Kosteneinsparungspotenziale aufzudecken. Der Kunde wurde als Schlüssel zum Erfolg entdeckt und steht seither im Mittelpunkt des Handelns. Für Business-Software mit gewachsenen Strukturen bedeutet diese grundlegende Verände- rung eine Herausforderung. Denn welche Rolle spielt ein Kunde in einer Anwendung zur Fi- nanzbuchhaltung oder gar Auftragsabwicklung? Meistens geht es in diesen traditionellen Anwendungen um eine interne kaufmännische Bearbeitung, die wenig mit den eigentlichen Kundenkontakten zu tun hat. Die Notwendigkeit, Kundenbeziehungen über eine Software zu managen, ist erst in den letzten Jahren erkannt worden. Daher gibt es auch erst seit wenigen Jahren sog. Customer Relationship Management Soft- ware, also Software für das Management von Kundenbeziehungen. Das Aufkommen des Internets begründete darüber hinaus auf eine andere neue Art eine intensive Kundenbezie- hung, die rund um die Uhr funktionieren muss. Unter dem Namen eBusiness entstand ein neuer Trend, der wiederum neue Softwaretools erforderte. Schnell sind in den Unternehmen durch die verschiedenen Trends heterogene Lösungen etabliert worden. Einen Mehrwert schaffen IT-Lösungen aber nur, wenn alle Bereiche lücken- los miteinander verzahnt sind. Moderne Business-Software muss den Anspruch haben, alle Bereiche eines Unternehmens integriert und ohne Informationsbrüche aus einem Guss ab- zudecken. Die täglichen Arbeiten im Unternehmen Was für ein Werkzeug benötigen Menschen in Unternehmen, die Anwender, wirklich? Wel- che Aufgaben sind es eigentlich, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen? Messungen bele- gen, dass die meiste Zeit häufig nicht für Prozesse wie das Schreiben von Rechnungen oder das Erfassen von Buchungssätzen aufgewendet wird. Besonders ins Gewicht fallen vielmehr alle Aktivitäten rund um die Informationsbeschaffung, die Koordination und die Zusammen- arbeit mit Kollegen sowie die Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kollegen. Unternehmenssoftware bildet Geschäftsprozesse ab und ist somit gekennzeichnet durch einen klaren strukturierten Arbeitsablauf. Die Flexibilität des Anwenders konzentriert sich auf Geschäftsentscheidungen wie „Welchen Rabatt darf ich dem Kunden einräumen?“. Im Ge- gensatz dazu sind typische Windows- bzw. Office-Anwendungen flexibel und bieten Anwen- dern große individuelle Freiheit. Der Nachteil ist, dass Strukturen oft nicht effektiv aufgebaut werden können und deswegen diese Individualität für eine hohe Fehleranfälligkeit sorgen kann. Aus Sicht der Organisation ist falsch eingesetzte Flexibilität nicht im Sinne eines Un- ternehmens. Ein weiterer Nachteil von Office-Anwendungen ist, dass diese in der Regel nicht teamorien- tiert – und sei es nur durch gemeinsam genutzte Textbausteine oder Ähnliches – genutzt werden. Durch das Kombinieren verschiedener clientbasierter Lösungen sind in vielen Un- ternehmen heterogene IT-Landschaften entstanden, die eine Integration oft gar nicht oder nur mit großem Aufwand ermöglichen. Typischerweise sind E-Mails weder Kunden oder Lieferanten zugeordnet noch können Kol- legen auf diese Kommunikation zugreifen. Ein Aufgabenmanagement ist oft nicht teamorien- tiert und Aufgaben stehen meistens nicht im Zusammenhang mit den kaufmännischen Pro- zessen. Dateien und gespeicherte Dokumente sind häufig unorganisiert und von Anwendern individuell verwaltet, und beim Wiederauffinden geht regelmäßig zu viel Zeit verloren. Eine besondere Herausforderung im Unternehmen ist die interne Kommunikation und Ab- stimmung zwischen Mitarbeitern oder Teams. Insbesondere wenn ein Unternehmen mehrere Standorte oder mobile Mitarbeiter hat, ist die Kommunikation oder die Koordination ein Prob- lemfaktor. Die Erfahrung zeigt, dass Arbeiten oft doppelt erledigt werden, da Abstimmung fehlt und Vorgaben nicht eindeutig sind. Kaufmännische Software bietet in der Regel keine Unterstützung für die tägliche Arbeit in den Bereichen Kommunikation, Koordination und Information. Der neue myfacto- ry.BusinessManager schließt diese Lücke und bietet ergänzend zu den bestehenden Office- Anwendungen eine zentrale und innovative Teamlösung, die strukturierten Abläufen folgt. Der myfactory.BusinessManager ist eine kollaborative Software (Groupware), die die Zu- sammenarbeit in einer Gruppe über zeitliche und räumliche Distanzen hinweg ermöglicht. Gleichzeitig verbindet der „Business-Manager“ alle kaufmännischen Funktionen bzw. An- wendungen mit den Aufgaben des Büroalltags. Besonders vorteilhaft ist, dass die Vorteile der myfactory, wie z.B. Standortunabhängigkeit oder Internationalität, in ihrer Wirkung noch verstärkt werden. Der zentrale Vorteil liegt in der hohen Integration, weil tatsächlich alle Funktionen in einer Anwendung verfügbar sind. Für jeden einzelnen Anwender bedeutet dies, dass ihm alle Funktionen nach einer einzigen Anmeldung in der gleichen Anwendung zur Verfügung ste- hen. Ein Wechseln der Anwendungen ist nicht mehr notwendig. „Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile“ wusste bereits der griechische Philosoph Aristoteles und formulierte damit das Prinzip, welches dem „Business-Manager“ zugrunde liegt.