Der 7-Stufen-Plan zur ERP-Einführung

Der 7 Stufenplan zur erfolgreichen ERP-Einführung Abschnitt 1 Projekt-Vorphase In dieser sehr wichtigen Phase der Vorbereitung werden die Geschäfts- und Systemprozesse des Unternehmens aufgenommen, analysiert und hinsichtlich der unterschiedlichen Funktionalitäten einer ERP-Software ausgewertet. Hier sind leicht verständliche Projekt-Schautafeln wirklich nützlich und erfahrungsgemäß ein positives Element. Wichtig ist, das eine Projektleitung und die Projektmitarbeiter namentlich bekannt gegeben werden. Das fördert die Identifikation jedes einzelnen Mitarbeiters mit dem Projekt. Lassen Sie alle Ihre Mitarbeiter so früh wie möglich direkten Anteil nehmen. So stellen Sie sicher, das in der Umsetzungsphase eine große Bereitschaft zur Unterstützung vorhanden ist. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter indem Sie Fragen und Anregungen anerkennen und aufnehmen. Interne Projektleitung und Projektmitarbeiter Setzen Sie bei der Auswahl der Projektmitarbeiter neben den fachlichen Qualifikationen auf die sogenannten „Soft-Skills“. Hohe Kommunikations- und Dokumentationsfähigkeit sind in solchen IT-Projekten sehr wichtig. Transparenz, Methodik, Nachvollziehbarkeit und Disziplin sind weitere Anforderungen, die an jeden der Projektmitarbeiter gestellt werden müssen. Für die interne Projektleitung gilt die Motivation der Mitarbeiter zu schüren, die Kommunikation in alle Ebenen zu gestalten, Moderation zu übernehmen, Maßnahmen festlegen und gleichzeitig die notwendigen Fachkenntnisse und Erfahrung in der Einführung von ERP-Systemen vorweisen. Die größte Sicherheit bietet an dieser Stelle die Einbindung eines fachkompetenten ERP-Beraters, der aufgrund seiner Erfahrung und seiner Unabhängigkeit gegenüber den Anbietern zum Einen genau die Interessen des Unternehmens und zum Anderen die Machbarkeiten eines ERP-Anbieters kennt. Ein ERP-Berater kann dem Unternehmen bereits in der Angebotsphase bis zu 6-stellige Beträge einsparen. Denn, der Aufbau von Modulen, Lizenzmodellen und die Wirkungsweisen der angebotenen Systemfunktionen weisen viele Kostenfallen auf. Projektziele Fixieren Sie die Projektziele schriftlich und geben Sie diese in Ihrem Unternehmen bekannt. Ein Aushang am schwarzen Brett, das zentrale Schriftstück auf der Projektschautafel oder ein an alle Mitarbeiter gerichtetes Anschreiben, schaffen die Grundplattform für das Projekt. Legen Sie realistische Ziele und Zeiten fest, am besten gemeinsam mit dem Projektteam. _________________________________________________________________________________________ Referenz: \\7 stufenplan zur erp-einfuehrung_rehage_f&m_082008 Datum: 03.02.20 Bearbeitet: Jörg Rehage (F&M Consulting) Seite: 1 von 6 Auf Basis der festgelegten Ziele kann nun eine Prioritätenliste erstellt werden. Nicht alle angebotenen Module müssen gleichzeitig zum Echt-Start eingeführt werden. Oft sind spätere Anpassungen und Erweiterungen nach einem gelungenen Echtstart weniger kraftaufwändig. Nur die Berücksichtigung Ihrer Ist-Situation und die genauen Kenntnisse um die Systemprozesse in Ihrem Unternehmen sollte eine Entscheidung beeinflussen dürfen. Anhand einer Prioritätenliste wird das Projekt in kleine überschaubare Abschnitte aufgeteilt. Im Rahmen eines solchen Projektes sollte eine Risikobeurteilung (Risikomanagement) erfolgen. Dazu zählen folgende Punkte: wie werden ca. 4 Wochen vor und 4 Wochen nach dem Echtstart ablaufen? welche Abschnitte (Bereiche) müssen wann betriebssicher in Funktion treten? welche Sicherheitsvorkehrungen müssen getroffen werden? was sind kritische System- und Geschäftsprozesse? Projekt-Konzept (Vorgehensweise) Ein Projektkonzept sollte mindestens folgende Punkte beinhalten Deklaration klarer und nachvollziehbarer Projektmeilensteine mit einer durchgängigen und sorgfältigen Dokumentation von der Projekt-Vorphase bis zur Nachbetreuung (siehe 7 Punkte Konzept) Stärken und Schwächenanalyse (Beurteilung von extern Beratern und eine Selbsteinschätzung) Hervorhebung der kritischen Stammdaten aufgrund der erstellten Anforderungsanalyse Gegebenenfalls die ersten Geschäftsprozesse neu organisieren. Aufnahme und Analyse von planungsrelevanten Ist-Daten, z.B. Betriebskennzahlen wie Kapazitätsauslastung, Maschineneffizienz, mindest Durchlaufzeiten usw. Gestaltung und Ausbau der EDV Infrastruktur inkl. Serverlandschaft für ein ERP-System (unternehmensweit) Organisatorische Änderungen, Optimierung und Harmonisierung der vorhandenen Strukturen. Diese Vorbereitung benötigt – je nach Aufgabenstellung und abhängig von der Ist- Situation in Ihrem Unternehmen– bis zu 6 Monate. Doch hier wird das Grundfundament gelegt . Die möglichen Einflüsse und die Veränderungen die ein solches Projekt mit sich bringt, sollten weitestgehend bekannt sein, um mögliche Konsequenzen nicht im Projekt selbst, sondern bereits davor erkannt werden. _________________________________________________________________________________________ Referenz: \\7 stufenplan zur erp-einfuehrung_rehage_f&m_082008 Datum: 03.02.20 Bearbeitet: Jörg Rehage (F&M Consulting) Seite: 2 von 6 Abschnitt 2 1. Projektstartphase (Sollkonzept/Lastenheft) Erst jetzt können ERP-Anbieter eingeladen werden, um die vielfältigen Module und Funktionalitäten ihrer Software zu präsentieren. Das interne Projektteam hat bereits in der intensiven Vorbereitung die notwendigen Forderungen erarbeitet (Analyse der Geschäftsprozesse) und kann jetzt gemeinsam die Überprüfung und Auswahl der Systeme vornehmen. Basis für alle weiterführenden Verhandlungen und Detailgespräche ist ein Pflichtenheft und die Analyse der Geschäftsprozesse. Hier sind die Anforderungen Ihres Hauses an die ERP-Software genau beschrieben. Diese Ausarbeitung dient später der Erarbeitung eines gemeinsamen Lastenheftes mit dem ERP-Anbieter. Die ERP-Anbieter weisen in der Regel auf eine sogenannte Bedarfsanalyse (Lastenheft) und/oder ein Prototyping hin. Diese Aufnahme der reinen Software- Anforderungen ist sinnvoll und gibt dem Anbieter ein Bild über möglich einsetzbare Module. Auf Basis dieser Aufnahme sollten erst die Module ausgewählt werden, die Ihrem ERP-System die notwendigen Funktionalitäten geben. Die Lastenheftphase sollte unbedingt durch einen erfahrenen und vom ERP-Hersteller unabhängigen Berater begleitet werde. Lastenhefte sind bereits eine Art Softwareskalierung und werden in einem Frage/Antwort Verfahren mit den Fachabteilung erarbeitet. An dieser Stelle werden sehr viele neue Begrifflichkeiten und Verfahren erklärt und beschrieben, dessen Bedeutung erst nach dem Echtstart den Beteiligen Key Usern klar wird. Nutzen Sie einen erfahrenen Berater als Moderator und Interpreter um Ihrem Projekt die notwendige Sicherheit zu geben. Bereits bei der Aufnahme und Analyse von planungsrelevanten Daten wird deutlich, dass für die Einführung eines ERP-Systems saubere und nachvollziehbare Ist-Daten zur Verfügung stehen müssen. Die Realität sieht jedoch sehr oft völlig anders aus. Die zur Verfügung stehenden Daten können nicht oder nur teilweise übernommen werden. Oft ist eine aussagekräftige Auswertung der Ist-Daten, im speziellen der produktionsrelevanten und planungsrelevanten Daten, gar nicht möglich. Es gilt tagesgenaue Planungen vorzunehmen und möglichst flexibel auf die sich tägliche ändernden Anforderungen der Kunden zu reagieren. Auch graphische Leitstände sind wenig nützlich, da diese nur mit sauberen Stammdaten hinreichende Ergebnisse liefern können. Die beste Möglichkeit diese Ist-Daten zu ermitteln und auszuwerten ist, eine Betriebsdatenerfassung (BDE). Denn auch die nichtproduktiven Prozesse wie z.B. organisatorische oder techn. Störungen, ungeplante Musteraufträge usw. werden Ihnen viel Unruhe in der Fertigungsplanung und Fertigungssteuerung bescheren. Aus diesem Grund sollte ein BDE-Projekt immer vorgezogen werden. _________________________________________________________________________________________ Referenz: \\7 stufenplan zur erp-einfuehrung_rehage_f&m_082008 Datum: 03.02.20 Bearbeitet: Jörg Rehage (F&M Consulting) Seite: 3 von 6 Abschnitt 3 2. Projektstart (Feinplanung/Testumgebung) Erst zu diesem Zeitpunkt sollte die ERP-Software beauftragt werden. Dienstleistungen sowie Soft- und Hardware können nun in Auftrag gegeben werden. Geben Sie dem Projekt einen internen Namen und laden Sie alle Mitarbeiter zu Kick- Off-Veranstaltungen ein. Geben Sie regelmäßig einen Status zum Projekt bekannt. Sichern Sie sich die Unterstützung auch der nicht direkt betroffenen Mitarbeiter, den hier muss ein grundsätzliches Verständnis entstehen, das bestehende Abläufe geändert werden müssen damit das Projekt gelingen kann. Die Projektmitarbeiter / Spezialisten in Ihrem jeweiligen Bereich geben nun die Stammdaten in einer Testumgebung ein, die idealer weise Ihrem späteren System entsprechen sollte. Stammdaten sollten in einem zumutbaren Umfang und Zeitrahmen neu im ERP-System eingegeben werden. Anhand dieser Test-Daten lassen sich jetzt sämtliche Szenarien des Alltags durchspielen. Nur wenn Sie diese Zeit nutzen, lassen sich die Machbarkeiten für das spätere Produktivsystem erkennen und mögliche Korrekturen in Nummernkreisen, Ansichten, Filtern, Belegesteuerungen und allgemeiner Algorithmen noch beeinflussen. Aber auch diese Testphase sollte einem kontrollierten Lehrplan folgen.