„Der Mensch, das natürliche Hindernis in ERP-Projekten?“ - So gelingt die „weiche“ ERP-Landung

Fachtext „Der Mensch, das natürliche Hindernis in ERP-Projekten?“ So gelingt die „weiche“ ERP-Landung Von gescheiterten ERP-Einführungen können Unternehmer zuweilen ein Lied singen. Dabei lässt sich Misserfolg mit der richtigen Vorbereitung meist zuverlässig verhindern. Entscheidend ist die Erkenntnis, dass das Softwareprojekt in Wirklichkeit ein Organisationsprojekt ist: Der Erfolg hängt wesentlich von den beteiligten Personen ab. Sie ins Boot zu holen, erfordert allerdings hohe Kompetenz im Management von Änderungen. Die Erwartungen an eine neue Unternehmenssoftware sind meistens sehr hoch. Dennoch ist es traurig, aber wahr: Etwa ein Fünftel aller ERP-Projekte weltweit scheitert vollständig; insgesamt bleibt etwa die Hälfte aller Projekte hinter den Erwartungen zurück. Zu diesem Ergebnis kommt das Bostoner Marktforschungshaus Standish Group. Demnach werden nur 35 Prozent aller Softwareprojekte weltweit innerhalb der Zeit- und Budgetvorgaben abgeschlossen. Unzureichendes Projektmanagement kann die Ursache sein – nach aller Erfahrung aber werden vor allem die menschlichen Faktoren im Projekt oft zu wenig berücksichtigt und die Änderungsprozesse nicht professionell genug umgesetzt. Denn gern wird unterschätzt, dass eine neue ERP-Software tiefgreifende Veränderungen für die gewohnten Abläufe und für die Rollen, Entscheidungsspielräume und Arbeitsweisen mit sich bringt. Werden die Mitarbeiter dagegen nicht „mitgenommen“ – mit all ihren Facetten, Stärken und Schwächen – können Widerstände das Projekt zum Scheitern bringen. Zwar sind hier in erster Linie die Verantwortlichen im Unternehmen gefordert. Doch wenn man als ERP-Systemhaus den Anspruch hat, hohe Kundenzufriedenheit zu erzielen, dann muss man sich auch als Anbieter des Themas „Der Mensch und die Gestaltung von Veränderungen“ intensiv annehmen. In der Einführungsmethodik der Alpha Business Solutions AG werden darum schon seit fünf Jahren die weichen Faktoren im Rahmen der Implementierung systematisch berücksichtigt. „Nobody wants to be changed – except a wet baby“: Der Mensch ist sprichwörtlich ein Gewohnheitstier und steht Veränderungen in der Regel skeptisch gegenüber. Ein gutes Projektteam ist darum heute mit der Change Management-Theorie vertraut, die vielfältige Anleitungen zur erfolgreichen Gestaltung von Veränderungsprozessen gibt. Dabei kann man „Pflicht“ und „Kür“ unterscheiden. Zur Pflicht gehören eine gut passende ERP-Software, Projektmanagementwerkzeuge und ein praktiziertes Projektmanagement. Auf Basis umfangreicher Daten- und Prozessanalysen müssen zudem klare, erreichbare Ziele, Vorgehensweisen und Meilensteine definiert und kommuniziert werden. Unabdingbar sind auch eine funktionierende Projektorganisation mit klaren Zuständigkeiten, Berichts- und Entscheidungsstrukturen sowie eine umfassende, saubere Dokumentation. Zur Kür gehören dagegen die möglichst optimale Zusammensetzung der Projektteams und die Schaffung einer hohen Akzeptanz und Mitarbeit aller Beteiligten. Um das zu erreichen, muss genügend Zeit eingeplant und eine hohe Sensibilität bei der Unternehmensführung und den Projektverantwortlichen erzeugt werden. Wer mit der neuen ERP-Software einen Kaltstart hinlegt, benötigt die vermeintlich am Anfang gewonnene Zeit später um ein Mehrfaches wieder. Motivation muss hergestellt werden Zunächst müssen die Menschen in einem Projekt auf notwendige Veränderungen vorbereitet werden. Um Akzeptanz und Motivation herzustellen, sollte der Belegschaft die Ausgangs- bzw. Wettbewerbssituation, die Auswirkungen und der angestrebte Nutzen der ERP-Lösung deutlich vor Augen geführt werden. Persönliche Kommunikation geht vor Um die Unterstützung der Mitarbeiter zu gewinnen, sind konsequente Ehrlichkeit und Offenheit sowie frühzeitige, ausreichende Informationen vonnöten. In vielen Gesprächen müssen gemeinsame Visionen, Verständnis und Vertrauen entwickelt werden. Dabei muss die eigene Überzeugung vom Nutzen des Projekts glaubhaft sein. Kenntnis der Kraftfelder und Interessen bringt Effektivität Zum Change Management gehört auch die Kunst der Politik. Denn wer das tatsächliche Kräftefeld im Unternehmen nicht kennt, kann Neuerungen nicht mit den richtigen Personen vornehmen. Eine politische Analyse fördert einerseits frühzeitig wichtige Schlüsselorganisationen und Meinungsmacher zu Tage, die überzeugt werden müssen. Aber auch Ängste, Widerstände und Konflikte lassen sich so schon im Voraus identifizieren. Im Widerstand können aber auch große Chancen für nachhaltige Verbesserungen der gesamten Unternehmenskultur liegen. Widerstände sind nicht leicht zu erkennen Das Bearbeiten emotionaler Konflikte ist zunächst einmal nicht einfach, da sie oft unter falscher Flagge segeln. Eine kritische Haltung verbirgt sich dann hinter scheinbar sachlichen Argumenten und blockierenden Verhaltensweisen wie Unaufmerksamkeit, Fernbleiben, Grundsatzdiskussionen, Verweigerung oder Passivität. Es ist darum entscheidend, die wahren Gründe zu erforschen, sie auf eine sachliche Ebene zu heben und konstruktiv zu lösen. Generell sollte man Kritiker möglichst aktiv einbinden, sie umfassend informieren und mit Lob nicht sparen. Für schnelle Erfolge sorgen Erfolg zieht Erfolg an. Darum sollten schnelle Erfolge regelrecht eingeplant und nachvollziehbar belegt werden. Beteiligte müssen darüber hinaus sichtbar belohnt werden, um ihre Moral und Motivation weiter zu stärken. Zwischenerfolge nehmen Zynikern und Widerständlern den Wind aus den Segeln, und aus bisher „Neutralen“ werden zunehmend „aktive Helfer“. Veränderungen und permanenten Wandel verankern Sichtbare, griffige Beweise zeigen, dass sich die Anstrengungen lohnen – beispielweise in Form von Statements, Zahlen, Berichten oder Bewertungen. Da Stillstand Rückschritt bedeutet, sollten die Regeln des Projekt- und Change Managements in der Unternehmenskultur fest verankert werden. „Der Reichtum des Menschen kann nur aufrichtig erschlossen werden mit der Achtung vor der Person, der Wertschätzung des Gegenübers und im Dialog in einem angstfreien Raum“, wusste Pater Anselm Bilgri, der frühere erfolgreiche Leiter des Brauereiklosters Andechs. Zeichen: 6.022 (inkl. Leerzeichen) Autor: Michael Finkler, Vorstand der Alpha Business Solutions AG, mittelständisches Systemhaus mit Sitz in Kaiserlautern ALPHA Business Solutions AG Die ALPHA Business Solutions AG ist einer der führenden Spezialisten für Geschäftsprozessoptimierung und die Einführung von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware in Deutschland. Das Unternehmen wurde 1994 als erstes Tochterunternehmen der proALPHA Software AG gegründet und in 2003 aus dem proALPHA Unternehmensverbund herausgelöst. ALPHA Business Solutions betreut heute deutlich mehr als 300 ERP-Projekte in über 1.200 Unternehmen. Das Lösungsportfolio umfasst neben der ERP-Komplettlösung proALPHA auch eigen entwickelte Branchenlösungen auf Basis von proALPHA, zudem ist das Unternehmen seit Anfang 2008 auch Early Partner der SAP für die On-Demand-Lösung SAP Business ByDesign. Das Unternehmen bietet damit ein breites Spektrum an leistungsfähigen und anforderungsgerechten ERP-Lösungen für mittelständische Industrie, Handels- und Dienstleistungsunternehmen. Mit einer umfassenden Branchenkompetenz, langjähriger Erfahrung in der Geschäftsprozessoptimierung und dem ERP- Projektmanagement sowie einer professionellen softwaregestützten ERP-Einführungsmethodik werden ERP-Projekte effizient, sicher und erfolgreich realisiert. Unternehmenskontakt ALPHA Business Solutions AG Carmen Reiser Brüsseler Str. 5 D-67657 Kaiserslautern Tel: +49 (0) 631-3 03 47-0 Fax: +49 (0) 631-3 03 47-399 E-Mail: carmen.reiser@abs-ag.de Internet: www.abs-ag.de