Die Zukunft kann kommen - Eine integrierte betriebswirtschaftliche Komplettlösung sorgt für transparentere Daten und effizientere Arbeitsabläufe

Die Zukunft kann kommen Flexibilität und Termintreue sind die Aushängeschilder der Lauffer Maschinenfabrik GmbH & Co. KG. Schließlich muss der Sonderfertiger bei der Projektabwicklung auf Änderungen schnell reagieren. Ein heterogenes Systemumfeld mit vielen Einzelpro- grammen erschwerte Jahre lang die Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen. Nun sorgt eine integrierte betriebswirtschaftliche Komplettlösung für transparentere Daten und effizientere Arbeitsabläufe. Die Lauffer Maschinenfabrik, idyllisch am Rande des Schwarzwalds gelegen, gehört zu jenen Orten, die man nur ungern verlässt – selbst wenn es lediglich die Arbeitsstätte ist. Die Betriebszugehörigkeit der Mitarbeiter beträgt im Schnitt weit über 20 Jahre. Die Bodenständigkeit ist für den Maschinen- baubetrieb die wichtigste Säule des Unternehmenserfolges. Schließlich sind technische Innovationen nicht von der Stange zu haben, wie Walter Meier, Mitglied der Geschäftsleitung und Leiter Finanzen, Personal und Verwaltung bei der Lauffer Maschinenfabrik GmbH & Co. KG, betont: „Unsere Maschi- nen werden exakt nach den Bedürfnissen unserer Kunden gefertigt und entstehen nach dem Baukas- tenprinzip.“ Die Geschäftsfelder könnten dabei unterschiedlicher kaum sein: Neben Anlagen für die Metallumformung und die Pulververdichtung sind auch Maschinen der Laminiertechnik im Produkt- portfolio zu finden. Das breite Produktsortiment vermindert die konjunkturellen Schwankungen des Maschinenbaus. Rund die Hälfte der Aufträge kommt aus dem Ausland. „Wir haben in allen Segmen- ten starke Konkurrenten, aber keiner bietet ein ähnlich breites Spektrum“, beschreibt Walter Meier die Marktposition der Lauffer Maschinenfabrik. Zuverlässigkeit, kurze Projektlaufzeiten und lange Pro- duktlebenszyklen sind die entscheidenden Argumente, mit denen das Unternehmen jährlich rund 30 Millionen Euro umsetzt. Integrierte Mittelstandslösung gesucht Angesichts des steigenden Preisdrucks arbeitet die Maschinenfabrik laufend an der Rationalisierung ihrer Arbeitsabläufe. Bislang hielten sich die Optimierungsmöglichkeiten jedoch wegen der starren Strukturen in Grenzen. „Jeder Unternehmensbereich hatte seinen eigenen Mikrokosmos. Hierzu ge- hörten eigene Programme und Arbeitsabläufe. Statt gemeinsamer Prozesse gab es Abteilungsden- ken und Inselstrukturen“, erinnert sich Walter Meier. Ohne die Einführung einer integrierten betriebs- wirtschaftlichen Standardsoftware waren weder organisatorische Verbesserungen zu erreichen, noch die Mitarbeiter zum Umdenken zu bewegen. Die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware, ergänzt Walter Meier, sei eine gute Gelegenheit gewesen, um Veränderungen anzustoßen und vor- handene Prozesse neu zu ordnen. Geringes Softwareangebot Doch bei der Marktsondierung im Juni 2003 stellte die Lauffer Maschinenfabrik schnell fest, dass passende Lösungen eher spärlich gesät waren. Gesucht wurde eine integrierte Mittelstandslösung, die ohne Schnittstellen oder Zusatzprogramme auskommt. In die engere Auswahl kamen lediglich die beiden ERP-Lösungen SAP und Microsoft Navision. Letztere entsprach im Hinblick auf die Investiti- onskosten sowie den Implementierungs- und Wartungsaufwand den Vorstellungen des Unterneh- mens. Die Tatsache, dass der Microsoft-Partner amball business-software mit einer passenden Bran- chenlösung für den Anlagen- und Apparatebau aufwarten konnte, erleichterte zusätzlich die Ent- scheidung. Transparente Unternehmenszahlen Im Juli 2003 startete das Projekt mit mehreren Workshops, in denen das Projektteam einzelne Pro- zesse definierte und den Anpassungsbedarf festlegte. Um den Änderungsaufwand zu begrenzen, entschied man sich für eine rigide Einzelfallprüfung. „Wir haben den Standard als Ziel ausgegeben. Wer etwas anderes wollte, musste hierfür gute Gründe anführen“, erklärt Walter Meier die Strategie. In der ersten Phase des zweistufigen Projektplans stand die Finanzwirtschaft im Mittelpunkt. Hier konnte der Standard quasi eins zu eins übernommen werden. Da die Altdaten lediglich die Konten- salden umfassten, entschied sich das Projektteam für die manuelle Eingabe der Zahlen. Jetzt konnte das betriebliche Rechnungswesen erstmals um eine integrierte Kostenrechnung ergänzt werden. Hierzu entwickelte man eine Verrechnungsstruktur mit verschiedenen Kostenstellen, Profit Centern und Projekten. Die Zuweisung eines zusätzlichen Buchungsmerkmals genügt bereits, um die einzel- nen Geschäftsvorgänge parallel in der internen und externen Rechnungslegung zu verbuchen. Glei- ches gilt für das Anlagevermögen, das ebenfalls entsprechend der realen Nutzungsverhältnisse auf- geteilt wird. Ein System, bei dem Abweichungen rechtzeitig erkannt werden. Hoher Standardanteil durch Branchenlösung Der Standardanteil von Microsoft Navision liegt bei der Lauffer Maschinenfabrik bei über 90 %. Wenn Anpassungen erforderlich waren, ging es meist um Kleinigkeiten wie etwa die Maskengestaltung oder der Aufbau neuer Berichte. Der geringe Implementierungsaufwand war nicht zuletzt dem Einsatz der Branchenlösung „amProject für den Anlagen- und Apparatebau“ zu verdanken. Sie steuert spezielle Funktionen für Projektkalkulation und -verwaltung hinzu. „Unsere Projekte sind mit Blick auf den Zeit- rahmen oft am Limit kalkuliert. Daher sind wir auf die Zuverlässigkeit unserer Vorlieferanten angewie- sen. Mithilfe der Branchenlösung behalten wir den gesamten Prozess im Überblick und können bei Engpässen schnell reagieren“, unterstreicht Walter Meier den Nutzwert des Zusatzmoduls. Zu den wichtigsten Funktionen zählt er die Verfügbarkeitsprüfung einzelner Komponenten, die detaillierte Abbildung der Bearbeitungsschritte von Subunternehmern sowie die automatische Erstellung von Terminmahnungen. Effektivere Arbeitsabläufe und transparentere Daten Anfang 2005 erreichte das Projekt seinen vorläufigen Abschluss. Seitdem sind nahezu alle Stolper- steine beseitigt und die Abläufe ausgerichtet. Die Lauffer Maschinenfabrik ist mit dem Projektverlauf überaus zufrieden. Die Prozesse des Unternehmens sind inzwischen schlanker und die Arbeitsabläu- fe effektiver. Zudem ist die Datentransparenz gestiegen. Dadurch hat das Management einen tieferen Einblick in die Unternehmenszahlen. Auch die Mitarbeiter haben in den letzten zwei Jahren deutliche Fortschritte gemacht. Sie nutzen die Fähigkeiten der neuen Software nach Angaben besser aus. Was jedoch noch wichtiger ist: Das traditionelle Abteilungsdenken ist im gesamten Unternehmen auf dem Rückzug. „Die integrierte Programmstruktur führt die Mitarbeiter automatisch an eine ganzheitliche Denkweise heran“, erläutert Walter Meier. Allerdings müsse der Prozess mit Geduld begleitet wer- den. Die Ziele sollten erreichbar bleiben und niemanden überfordern. Deshalb habe man sich bei der Implementierung auch für eine Strategie der kleinen Schritte entschieden. Die ersten Folgeprojekte sind daher bereits fest geplant. Hierzu gehört beispielsweise die Einführung eines Produktdaten- Management-Systems, um Transparenz in die vielen Artikel und Komponenten zu bringen und ihr Volumen langfristig zu reduzieren. Bei der Projektabwicklung sollen hingegen automatische Bestell- vorschläge und die Anbindung der Projektmanagementsoftware Microsoft Project hinzukommen. Zudem wird die Analysesoftware Business Analytics die Qualität der Managementinformationen wei- ter verbessern. Referenzkunde Die 1870 gegründete Lauffer Maschinenfabrik GmbH & Co. KG gehört zu den Technologieführern bei der Herstellung von hydraulischen Pressen und Anlagen. Die 190 Mitarbeiter des Unternehmens erwirtschaften einen Jahresumsatz von etwa 30 Millionen Euro. Problem Bis 2003 arbeitete die Lauffer Maschinenfabrik in einem heterogenen Systemumfeld. Die fehlende Integration der einzelnen Applikationen führte zu Doppelerfassungen und mangelnder Datentranspa- renz. Gesucht wurde eine flexible, integrierte Unternehmenssoftware. Lösung Die Lauffer Maschinenfabrik entschied sich für Microsoft Navision. Die mittelständische Unterneh- menssoftware kam ohne Zusatzprogramme und Schnittstellen aus. Die erforderlichen Branchenfunk- tionen stellt die Branchenlösung „amProject für den Anlagen- und Apparatebau“. Nutzen Heute profitiert die Lauffer Maschinenfabrik von effektiveren Arbeitsabläufen und transparenteren Unternehmenszahlen. Mit dem Aufbau einer integrierten Kostenrechnung kann das Unternehmen realistischer kalkulieren. Anzahl der Mitarbeiter 190 Hardware Die angeschlossenen 60 Desktop-Rechner und 20 Notebooks stammen größtenteils von Maxdata. Beim Microsoft Navision-Applikationsserver setzt die Lauffer Maschinenfabrik auf ein Siemens- Fujitsu-Modell, das mit einem Xenon-Doppelprozessor ausgestattet ist. Für die erforderliche Datensi- cherheit sorgt ein RAID-V-Festplattensystem. Zusätzliche Backups auf Festplatte und Band komplet- tieren das Netz mit doppeltem Boden. Microsoft Navision Derzeit sind rund 80 Arbeitsplätze an Microsoft Navision angeschlossen. Die Lauffer Maschinenfabrik nutzt dabei folgende Programm-Module: Finanzbuchhaltung, Verkauf & Kreditoren, Einkauf & Debito- ren, Marketing & Vertrieb, Lager, Ressourcen, Banksteuerung, Anlagenbuchhaltung, Manufacturing, Kapazitätsplanung, Kostenstellenrechnung, Kostenträgerrechnung, Zahlungsverkehr, Liquiditätskon- trolle, Anzahlungen und Workflow. Die erforderlichen Branchenfunktionen liefert die Branchenlösung „amProject für den Anlagen- und Apparatebau“. Über die Schnittstelle zum Dokumentenmanage- mentsystem „Easy Archiv“ können die Mitarbeiter auf einzelne Buchungsbelege zugreifen.