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Beschreibung
Im Jahr 2005 wurde die HOFA GmbH neu strukturiert und vereint jetzt unter der Dachmarke HOFA die Einzelbereiche HOFA-Media, HOFA-Studios und HOFA-Training als Fullfillment-Dienstleister und Produktionsunternehmen. Da die bis 2005 eingesetzte ERP-Lösung das rasante Wachstum nicht mehr ausreichend unterstützen konnte und auch dringend benötigte E-Business-Funktionalitäten nur mit großem Aufwand hätten realisiert werden können, begab man sich auf die Suche nach einer neuen ERP- und eBusiness-Lösung.
Das System sollte einfach zu bedienen und vor allem flexibel an die sich ständig ändernden Anforderungen anzupassen sein. Auch sollten mehrere Internetanwendungen mit denen Hofa die hohe Servicequalität weiter ausbauen wollte, optimal mit dem ERP-System zusammenspielen. Sogenannte „weiche“ Faktoren wie Updatefähigkeit und die gesicherte Weiterentwicklung des Systemstandards spielten bei der Software-Auswahl ebenfalls eine wichtige Rolle. Mit der abas-Business-Software, einer integrierten ERP- und eBusiness-Lösung, fand man das Gesuchte. Seit dem Systemstart ist die Transparenz im Unternehmen gestiegen, Erfassungs- und Supportzeiten konnten bis zu 50% gesenkt werden, die Produktivität in der Auftragserfassung ist deutlich gestiegen und die Fehlerquote liegt inzwischen bei 0.
Dienstleistung: „Wir haben nix und verkaufen alles“
So könnte man salopp formuliert das Geschäftsfeld in dem sich die HOFA GmbH bewegt umschreiben. 1988 gegründet, ist HOFA heute einer der führenden Anbieter in der Medien- und Musikproduktionsbranche. Zu den Kunden zählen namhafte Industrie- und Dienstleistungsunternehmen, Komponisten, Produzenten und Musikgruppen. Die GmbH ist in drei autarke Geschäftseinheiten aufgeteilt. Die HOFA-Studios erstellen unter anderem Sound Logos, Hörbücher oder musikalische Trailer für Film, Werbung oder Produktpräsentationen. Im Bereich HOFA-Training werden unter dem Namen Fernschule für Homerecording 12-monatige Lehrgänge in verschiedenen Bereichen, wie Recording, Mixing oder Akustik, angeboten. Die HOFA-Media beschäftigt sich mit CD- & DVD-Herstellung, Design und Artwork.
„Mehr Effizienz und Flexibilität war gefordert“
So formuliert Frank Simml, Geschäftsführer und Mitbegründer der HOFA GmbH, die Anforderung im Unternehmen vor der Einführung der neuen ERP- und eBusiness-Lösung. 1998 führte HOFA sein erstes Warenwirtschaftssystem eines damals noch Skandinavischen Anbieters ein. Frank Simml erinnert sich: „Wir konnten nie richtig mit unserem alten System arbeiten. Schon beim Echtstart gab es Probleme. Die alte Lösung war zu starr, Anpassungen mussten wir teuer bei dem für uns zuständigen Systemhaus des Anbieters einkaufen. Für uns als reines Dienstleistungsunternehmen in einem wettbewerbsintensiven Markt der von uns maximale Flexibilität fordert, war diese Situation ein echtes Wettbewerbsproblem.“ Und so machte man sich konsequenterweise im Jahr 2003 erneut auf die Suche nach einer passenden Unternehmens-IT. Geprägt durch die Erfahrung mit dem Altsystem ging man diesmal äußerst sorgfältig an die Auswahl. „Wir informierten uns im Internet über in Frage kommende Systeme und definierten Drei die wir zu Systempräsentationen nach Karlsdorf einluden. Darüber hinaus besuchten wir Messen und Interessenten-Foren der Anbieter und ließen uns von jedem Referenzen nennen,“ erinnert sich Frank Simml und: „Wir wollten ein flexibles, updatefähiges und integriertes ERP- und eBusiness System, das wir möglichst selbst anpassen können und einen stabilen und verläßlichen Anbieter der uns Investitionssicherheit bietet.“ Die abas-Business-Software erfüllte diese Anforderungen und wurde im Jahr 2005 eingeführt.
Projektvereinbarung gibt Sicherheit bei der Software-Einführung
HOFA folgte dabei der vom abas-Partner ABAS Projektierung entwickelten Einführungsmethodik, bei der standardnah und möglichst effizient vorgegangen wird. Eine Projektvereinbarung gibt allen Beteiligten Sicherheit. Die Einführung einer ERP-Software ist Chefsache. Die Geschäftsführung ist oberste Instanz bei der Durchführung des Projekts. Frank Simml: „ Bildlich gesprochen ersetzen wir bei einer ERP-Migration das Herz der Firma durch ein Neues, daher sollte eine ERP-Einführung immer Chefsache sein.“ Aber auch Projektleiter und Key-User spielen eine zentrale Rolle. Einerseits gilt es das Zusammenspiel des Projekts mit dem Unternehmensumfeld zu gestalten, andererseits muss das Projekt intern organisiert und erfolgreich geführt werden. Alle Aufgaben der einzelnen Teammitglieder sind in der Projektvereinbarung beschrieben. Durch die bereits erfolgten Schulungen des Standards ist jeder am Einführungsprojekt Beteiligte mit der neuen ERP-Software vertraut und weiß somit um die Möglichkeiten die abas-ERP bietet. Vorteil dieses Vorgehens: Sowohl die Implementierer der ABAS Projektierung als auch die zukünftigen Anwender bei HOFA verstehen sich und sprechen die gleiche Sprache.
Null Fehler mit weniger Aufwand
Jochen Groer, IT-Fachmann der HOFA GmbH ist maßgeblich beteiligt an der Gestaltung und Weiterentwicklung der mit abas-eB entwickelten Anwendungen führt aus: „Der Echtstart von abas-ERP im Oktober 2005 verlief reibungslos. Im Juni 2006 haben wir dann mit der Umsetzung der eB-Komponenten begonnen, ein Jahr nach in Betriebnahme des ERP-Systems starteten wir damit im Oktober 2006. Bis zum eB Start haben wir parallel das alte Websystem betrieben. Hier gab es keine Schnittstelle zum alten System. Vor der Einführung der abas-Business-Software mussten Daten teilweise doppelt und dreifach gepflegt werden. Die Transparenz im Haus war nicht gegeben, auch schlichen sich beim übertragen der Daten von einem System in das Andere häufig Fehler ein. Dies war sehr zeitaufwändig. Bis heute haben wir mit abas-eB rund 3000 Produktionen abgewickelt. Die Personalkosten im Bereich Auftragserfassung und Support konnten um 20% reduziert werden. Die reine Datenpflege und Datenerfassungszeiten sind nicht messbar, aber rein rechnerisch haben sie sich um 50% reduziert. Ähnlich sieht es bei der Fehlerreduktion aus, einfach gesagt liegt die Quote inzwischen bei 0.“ Auch Geschäftsführer Simml freut sich: „ Durch den realisierten Nutzen haben wir rund ein Jahr nach der Implementierung die Kosten der abas-ERP und -eB-Einführung bereits erwirtschaftet.“ Weitere signifikante Vorteile sieht Jochen Groer in der engen Vernetzung von abas-ERP und eBusiness: „ Der Auftrag kommt fix und fertig in der abas-ERP Maske an. Der Kunde wird automatisch angelegt, hier wurden die Erfassungszeiten zu 100% vom Hofa-Mitarbeiter auf den Kunden übertragen. Die Supportzeiten haben sich halbiert. Im optimalen Fall kommt ein Auftrag per abas-eB fix und fertig in abas-ERP an.“
Mitarbeiter denken in ABAS
„Bei den Anpassungen unserer Business-Software sind wir heute sozusagen „autonom“,“ meint IT-Spezialist Jochen Groer und: „Dank unseres flexiblen Systems sind der Kreativität keine Grenzen mehr gesetzt. Wir haben eine Schulung bei unserem Systemhaus besucht und passen seither die Software selbstständig an.“ Jochen Groer strahlt und kommt nun so richtig in Fahrt: „Bis ich irgend einer externen Quelle erzählt habe was ich will, ist die Anpassung bereits gemacht. Ein gutes Beispiel hierfür ist ein Gutschein, den wir für eine Marketing-Aktion in unserem Webshop erstellt haben. Nach nur 5 Stunden war er sowohl im eBusiness-System als auch im ERP-System angelegt. Spätestens hier gehen einfache Shop-Systeme von der Stange in die Knie.“ Frank Simml ergänzt: „Heute denken viele Mitarbeiter bereits in „abas“ und fordern aktiv die Anpassungen. Die Akzeptanz ist da. Das geniale an unserem eBusiness-System ist, dass im Hintergrund ein vollwertiges ERP-System arbeitet.“ Und HOFA-Mitbegründer Simml weiter: „Das letzte Update haben wir trotz des hoch angepassten Systems selbst an einem halben Tag eingespielt.“
Ein eBusiness-System, zwei Anwendungen
Unter dem Slogan „Fairplay – kauf Musik beim Musiker“ bietet HOFA seinen Kunden über ein Internetportal die Möglichkeit an, Musik zu präsentieren und zu verkaufen. A la eBay und Amazon stellen Kunden selbstständig ihre Produktionen direkt in den Fairplay-Shop ein. Ein HOFA Mitarbeiter erteilt lediglich noch die Freigabe. Die Artikel können dann von anderen Kunden gekauft, rezensiert und bewertet werden. HOFA versteht sich als Fullservice-Anbieter für digitale & analoge Medien. Der Hofa Media Shop ist weit mehr als „nur“ ein konventioneller Shop. Hier kann sich der Shop Besucher 24 Stunden an 7 Tagen über einen Produktkalkulator seine individuell produzierten Datenträger zusammenstellen. Dieser Kalkulator ermöglicht es dem Besucher von der Auswahl des Datenträgerformats über die Gestaltung der Verpackung bis hin zur Abwicklung von Servicedienstleistungen wie GEMA Anmeldungen oder Promotion bei Radiosendern, alles nach seinen Bedürfnissen zu konfigurieren. Dieser Prozess läuft komplett im hinter dem Shop liegenden ERP-System ab. „Das geniale an abas-eB ist, dass es eine integrative Lösung darstellt.“ Führt Jochen Groer aus und: „Der Hofa-Webauftritt und das ERP-System sind auf das einfachste miteinander gekoppelt. Dadurch ist es möglich, dass der interne Sachbearbeiter im Interessentengespräch den Produktkalkulator genauso bedienen kann wie der Interessent selbst im Web.
Firmenportrait Hofa GmbH
1988 gegründet ist die HOFA GmbH einer der führenden Anbieter in der Medien- und Musikproduktionsbranche. Die Dachmarke HOFA präsentiert sich mit ihren Einzelbereichen HOFA-Media, HOFA-Studios und HOFA-Training als Fullfillment-Dienstleister und Produktionsunternehmen. Zu den nationalen und internationalen Kunden des Unternehmens zählen renommierte Industrie- und Dienstleistungsunternehmen sowie im Bereich der Audioproduktion namhafte Komponisten, Produzenten und Musikgruppen. Im Bereich Vervielfältigung werden CDs oder DVDs in allen Auflagenhöhen gepresst, HOFA sorgt für das richtige Äußere und versendet die Ware schnell und termingerecht. Aufgrund der Kapazitäten ist HOFA in der Lage, Produkte in kürzester Zeit herzustellen und auszuliefern. Da Service nicht weit genug gehen kann, versteht sich HOFA-Media als Partner, von der Konzeption über die Projektplanung bis hin zum fertigen Endprodukt. Sowohl im Geschäftskunden- als auch im Endkundenbereich. Als eines der größten Studios in Süddeutschland bieten die HOFA-Studios kompromisslosen Anspruch an Service & Sound. Zur Verfügung stehen vier Aufnahme- und drei Regieräume, Mastering Suite, Catering, Gästeappartement. Im Jahr 2005 wurde die Fernschule HOFA-Training gegründet. Über diesen Fernunterricht ist es erstmals möglich, sein Wissen im eigenen Studio mit freier Zeiteinteilung zu erweitern. Über das Lehrangebot der Fernschule werden all diejenigen auf hohem qualitativen Niveau unterrichtet, die sich intensiv mit Recording, Mixing und Mastering beschäftigen und die neuen Möglichkeiten der Digitaltechnik von zu Hause aus nutzen.
Das System sollte einfach zu bedienen und vor allem flexibel an die sich ständig ändernden Anforderungen anzupassen sein. Auch sollten mehrere Internetanwendungen mit denen Hofa die hohe Servicequalität weiter ausbauen wollte, optimal mit dem ERP-System zusammenspielen. Sogenannte „weiche“ Faktoren wie Updatefähigkeit und die gesicherte Weiterentwicklung des Systemstandards spielten bei der Software-Auswahl ebenfalls eine wichtige Rolle. Mit der abas-Business-Software, einer integrierten ERP- und eBusiness-Lösung, fand man das Gesuchte. Seit dem Systemstart ist die Transparenz im Unternehmen gestiegen, Erfassungs- und Supportzeiten konnten bis zu 50% gesenkt werden, die Produktivität in der Auftragserfassung ist deutlich gestiegen und die Fehlerquote liegt inzwischen bei 0.
Dienstleistung: „Wir haben nix und verkaufen alles“
So könnte man salopp formuliert das Geschäftsfeld in dem sich die HOFA GmbH bewegt umschreiben. 1988 gegründet, ist HOFA heute einer der führenden Anbieter in der Medien- und Musikproduktionsbranche. Zu den Kunden zählen namhafte Industrie- und Dienstleistungsunternehmen, Komponisten, Produzenten und Musikgruppen. Die GmbH ist in drei autarke Geschäftseinheiten aufgeteilt. Die HOFA-Studios erstellen unter anderem Sound Logos, Hörbücher oder musikalische Trailer für Film, Werbung oder Produktpräsentationen. Im Bereich HOFA-Training werden unter dem Namen Fernschule für Homerecording 12-monatige Lehrgänge in verschiedenen Bereichen, wie Recording, Mixing oder Akustik, angeboten. Die HOFA-Media beschäftigt sich mit CD- & DVD-Herstellung, Design und Artwork.
„Mehr Effizienz und Flexibilität war gefordert“
So formuliert Frank Simml, Geschäftsführer und Mitbegründer der HOFA GmbH, die Anforderung im Unternehmen vor der Einführung der neuen ERP- und eBusiness-Lösung. 1998 führte HOFA sein erstes Warenwirtschaftssystem eines damals noch Skandinavischen Anbieters ein. Frank Simml erinnert sich: „Wir konnten nie richtig mit unserem alten System arbeiten. Schon beim Echtstart gab es Probleme. Die alte Lösung war zu starr, Anpassungen mussten wir teuer bei dem für uns zuständigen Systemhaus des Anbieters einkaufen. Für uns als reines Dienstleistungsunternehmen in einem wettbewerbsintensiven Markt der von uns maximale Flexibilität fordert, war diese Situation ein echtes Wettbewerbsproblem.“ Und so machte man sich konsequenterweise im Jahr 2003 erneut auf die Suche nach einer passenden Unternehmens-IT. Geprägt durch die Erfahrung mit dem Altsystem ging man diesmal äußerst sorgfältig an die Auswahl. „Wir informierten uns im Internet über in Frage kommende Systeme und definierten Drei die wir zu Systempräsentationen nach Karlsdorf einluden. Darüber hinaus besuchten wir Messen und Interessenten-Foren der Anbieter und ließen uns von jedem Referenzen nennen,“ erinnert sich Frank Simml und: „Wir wollten ein flexibles, updatefähiges und integriertes ERP- und eBusiness System, das wir möglichst selbst anpassen können und einen stabilen und verläßlichen Anbieter der uns Investitionssicherheit bietet.“ Die abas-Business-Software erfüllte diese Anforderungen und wurde im Jahr 2005 eingeführt.
Projektvereinbarung gibt Sicherheit bei der Software-Einführung
HOFA folgte dabei der vom abas-Partner ABAS Projektierung entwickelten Einführungsmethodik, bei der standardnah und möglichst effizient vorgegangen wird. Eine Projektvereinbarung gibt allen Beteiligten Sicherheit. Die Einführung einer ERP-Software ist Chefsache. Die Geschäftsführung ist oberste Instanz bei der Durchführung des Projekts. Frank Simml: „ Bildlich gesprochen ersetzen wir bei einer ERP-Migration das Herz der Firma durch ein Neues, daher sollte eine ERP-Einführung immer Chefsache sein.“ Aber auch Projektleiter und Key-User spielen eine zentrale Rolle. Einerseits gilt es das Zusammenspiel des Projekts mit dem Unternehmensumfeld zu gestalten, andererseits muss das Projekt intern organisiert und erfolgreich geführt werden. Alle Aufgaben der einzelnen Teammitglieder sind in der Projektvereinbarung beschrieben. Durch die bereits erfolgten Schulungen des Standards ist jeder am Einführungsprojekt Beteiligte mit der neuen ERP-Software vertraut und weiß somit um die Möglichkeiten die abas-ERP bietet. Vorteil dieses Vorgehens: Sowohl die Implementierer der ABAS Projektierung als auch die zukünftigen Anwender bei HOFA verstehen sich und sprechen die gleiche Sprache.
Null Fehler mit weniger Aufwand
Jochen Groer, IT-Fachmann der HOFA GmbH ist maßgeblich beteiligt an der Gestaltung und Weiterentwicklung der mit abas-eB entwickelten Anwendungen führt aus: „Der Echtstart von abas-ERP im Oktober 2005 verlief reibungslos. Im Juni 2006 haben wir dann mit der Umsetzung der eB-Komponenten begonnen, ein Jahr nach in Betriebnahme des ERP-Systems starteten wir damit im Oktober 2006. Bis zum eB Start haben wir parallel das alte Websystem betrieben. Hier gab es keine Schnittstelle zum alten System. Vor der Einführung der abas-Business-Software mussten Daten teilweise doppelt und dreifach gepflegt werden. Die Transparenz im Haus war nicht gegeben, auch schlichen sich beim übertragen der Daten von einem System in das Andere häufig Fehler ein. Dies war sehr zeitaufwändig. Bis heute haben wir mit abas-eB rund 3000 Produktionen abgewickelt. Die Personalkosten im Bereich Auftragserfassung und Support konnten um 20% reduziert werden. Die reine Datenpflege und Datenerfassungszeiten sind nicht messbar, aber rein rechnerisch haben sie sich um 50% reduziert. Ähnlich sieht es bei der Fehlerreduktion aus, einfach gesagt liegt die Quote inzwischen bei 0.“ Auch Geschäftsführer Simml freut sich: „ Durch den realisierten Nutzen haben wir rund ein Jahr nach der Implementierung die Kosten der abas-ERP und -eB-Einführung bereits erwirtschaftet.“ Weitere signifikante Vorteile sieht Jochen Groer in der engen Vernetzung von abas-ERP und eBusiness: „ Der Auftrag kommt fix und fertig in der abas-ERP Maske an. Der Kunde wird automatisch angelegt, hier wurden die Erfassungszeiten zu 100% vom Hofa-Mitarbeiter auf den Kunden übertragen. Die Supportzeiten haben sich halbiert. Im optimalen Fall kommt ein Auftrag per abas-eB fix und fertig in abas-ERP an.“
Mitarbeiter denken in ABAS
„Bei den Anpassungen unserer Business-Software sind wir heute sozusagen „autonom“,“ meint IT-Spezialist Jochen Groer und: „Dank unseres flexiblen Systems sind der Kreativität keine Grenzen mehr gesetzt. Wir haben eine Schulung bei unserem Systemhaus besucht und passen seither die Software selbstständig an.“ Jochen Groer strahlt und kommt nun so richtig in Fahrt: „Bis ich irgend einer externen Quelle erzählt habe was ich will, ist die Anpassung bereits gemacht. Ein gutes Beispiel hierfür ist ein Gutschein, den wir für eine Marketing-Aktion in unserem Webshop erstellt haben. Nach nur 5 Stunden war er sowohl im eBusiness-System als auch im ERP-System angelegt. Spätestens hier gehen einfache Shop-Systeme von der Stange in die Knie.“ Frank Simml ergänzt: „Heute denken viele Mitarbeiter bereits in „abas“ und fordern aktiv die Anpassungen. Die Akzeptanz ist da. Das geniale an unserem eBusiness-System ist, dass im Hintergrund ein vollwertiges ERP-System arbeitet.“ Und HOFA-Mitbegründer Simml weiter: „Das letzte Update haben wir trotz des hoch angepassten Systems selbst an einem halben Tag eingespielt.“
Ein eBusiness-System, zwei Anwendungen
Unter dem Slogan „Fairplay – kauf Musik beim Musiker“ bietet HOFA seinen Kunden über ein Internetportal die Möglichkeit an, Musik zu präsentieren und zu verkaufen. A la eBay und Amazon stellen Kunden selbstständig ihre Produktionen direkt in den Fairplay-Shop ein. Ein HOFA Mitarbeiter erteilt lediglich noch die Freigabe. Die Artikel können dann von anderen Kunden gekauft, rezensiert und bewertet werden. HOFA versteht sich als Fullservice-Anbieter für digitale & analoge Medien. Der Hofa Media Shop ist weit mehr als „nur“ ein konventioneller Shop. Hier kann sich der Shop Besucher 24 Stunden an 7 Tagen über einen Produktkalkulator seine individuell produzierten Datenträger zusammenstellen. Dieser Kalkulator ermöglicht es dem Besucher von der Auswahl des Datenträgerformats über die Gestaltung der Verpackung bis hin zur Abwicklung von Servicedienstleistungen wie GEMA Anmeldungen oder Promotion bei Radiosendern, alles nach seinen Bedürfnissen zu konfigurieren. Dieser Prozess läuft komplett im hinter dem Shop liegenden ERP-System ab. „Das geniale an abas-eB ist, dass es eine integrative Lösung darstellt.“ Führt Jochen Groer aus und: „Der Hofa-Webauftritt und das ERP-System sind auf das einfachste miteinander gekoppelt. Dadurch ist es möglich, dass der interne Sachbearbeiter im Interessentengespräch den Produktkalkulator genauso bedienen kann wie der Interessent selbst im Web.
Firmenportrait Hofa GmbH
1988 gegründet ist die HOFA GmbH einer der führenden Anbieter in der Medien- und Musikproduktionsbranche. Die Dachmarke HOFA präsentiert sich mit ihren Einzelbereichen HOFA-Media, HOFA-Studios und HOFA-Training als Fullfillment-Dienstleister und Produktionsunternehmen. Zu den nationalen und internationalen Kunden des Unternehmens zählen renommierte Industrie- und Dienstleistungsunternehmen sowie im Bereich der Audioproduktion namhafte Komponisten, Produzenten und Musikgruppen. Im Bereich Vervielfältigung werden CDs oder DVDs in allen Auflagenhöhen gepresst, HOFA sorgt für das richtige Äußere und versendet die Ware schnell und termingerecht. Aufgrund der Kapazitäten ist HOFA in der Lage, Produkte in kürzester Zeit herzustellen und auszuliefern. Da Service nicht weit genug gehen kann, versteht sich HOFA-Media als Partner, von der Konzeption über die Projektplanung bis hin zum fertigen Endprodukt. Sowohl im Geschäftskunden- als auch im Endkundenbereich. Als eines der größten Studios in Süddeutschland bieten die HOFA-Studios kompromisslosen Anspruch an Service & Sound. Zur Verfügung stehen vier Aufnahme- und drei Regieräume, Mastering Suite, Catering, Gästeappartement. Im Jahr 2005 wurde die Fernschule HOFA-Training gegründet. Über diesen Fernunterricht ist es erstmals möglich, sein Wissen im eigenen Studio mit freier Zeiteinteilung zu erweitern. Über das Lehrangebot der Fernschule werden all diejenigen auf hohem qualitativen Niveau unterrichtet, die sich intensiv mit Recording, Mixing und Mastering beschäftigen und die neuen Möglichkeiten der Digitaltechnik von zu Hause aus nutzen.
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