ERP Consolidation and Harmonization: So holen Unternehmen aus ihrer ERP-Investition mehr heraus

Siemens IT Solutions and Services: eInterview U. Ahle – ERP Consolidation and Harmonization 20.09.2010 ERP Consolidation and Harmonization: So holen Unternehmen aus ihrer ERP-Investition mehr heraus E-Interview mit Ulrich Ahle, Leiter Diskrete Fertigung und Prozessindustrie, Siemens IT Solutions and Services Um den Anforderungen einer globalisierten Wirtschaft und dem stets wachsenden Kostendruck standzuhalten, haben Unternehmen über die Jahre ihre Standardanwendungen immer mehr modifiziert und erweitert. Dies führte häufig zu äußerst heterogenen Anwendungs- und IT-Landschaften sowie Prozessstrukturen. Organisatorische Veränderungen wie Fusionen, Übernahmen und Portfolio-Erweiterungen taten ein Übriges. Eine Konsolidierung und Harmonisierung der IT-Landschaft ist der Schlüssel zu einer optimierten Enterprise Resource Planning (ERP)-Umgebung, die Geschäftsprozesse maßgeschneidert unterstützt. Welche Vorteile bringt eine ERP-Harmonisierung und -Konsolidierung? Geht es dabei nur um Kostenaspekte? Harmonisierte Prozesse, Applikationen und IT-Systeme führen in jedem Fall zu deutlichen Einsparungen bei den IT- und Prozesskosten. Denn je mehr ERP- Systeme ein Unternehmen nutzt, desto mehr Lizenzkosten fallen an, desto höher ist der Aufwand für die Wartung und desto mehr Infrastruktur wird benötigt. Durch eine Konsolidierung lassen sich Kosten klar senken: bei den prozessbezogenen Kosten zwischen 15 und 40 Prozent, bei den IT-bezogenen Kosten sogar um bis zu 50 Prozent. Aber das ist nur einer von vielen weiteren positiven Aspekten. Zum Beispiel? Zum Beispiel die hohe Datentransparenz: Eine Konsolidierung bringt einheitliche Daten über verschiedene Standorte oder Ländergrenzen hinweg. Damit schaffen Unternehmen die Voraussetzung, um etwa Monats- oder Quartalsabschlüsse zeitnah zu erstellen oder interne Benchmarks durchzuführen. Zudem beschleunigen konsolidierte und harmonisierte Prozesse die Integration bei Unternehmenszusammenschlüssen und -übernahmen und helfen den Verantwortlichen, Compliance-Anforderungen einzuhalten. Ein weiterer Aspekt: Wir sehen bei unseren Kunden verstärkt, dass sie Shared Services implementieren möchten. Das heißt, sie führen bislang an einzelnen Standorten oder Geschäftsbereichen separat erbrachte Funktionen wie etwa die Lohn- und Gehaltsabrechnung an zentraler Stelle zusammen. Auch für solche Verbesserungen der Geschäftsprozesse ist die Konsolidierung wichtig zur Vorbereitung. © 2010 Siemens IT Solutions and Services www.siemens.de/it-solutions S. 1/5 Siemens IT Solutions and Services: eInterview U. Ahle – ERP Consolidation and Harmonization 20.09.2010 Heißt das, dass die Unternehmen der Konsolidierung nun einen höheren Stellenwert einräumen? Bei den Verantwortlichen ist das Bewusstsein, dass Konsolidierungsprojekte nötig und von hohem Nutzen sind, schon seit längerer Zeit gereift. Sie betrachten solche Maßnahmen nicht nur als Hebel, um die IT-Kosten zu reduzieren, sondern auch, um ihre Prozesse durch die IT besser zu unterstützen. Eine weitere Triebfeder sind Firmenzusammenschlüsse- und Übernahmen. Denn diese führen naturgemäß zu einem hohen Bedarf an Konsolidierung und Harmonisierung – sowohl bei großen Unternehmen als auch im Mittelstand. Allerdings haben viele Unternehmen während der Wirtschaftskrise in den letzten Jahren bereits laufende Konsolidierungsprogramme eingefroren oder verschoben. Doch jetzt, da die Wirtschaft wieder etwas an Fahrt aufnimmt, gehen unsere Kunden wieder Konsolidierungsprojekte an. Der Markt sieht also derzeit sehr gut aus, und ich bin davon überzeugt, dass er noch weiter wachsen wird. Können Sie bestimmte Branchen ausmachen, für die das Thema momentan besondere Brisanz hat? Gibt es Unterschiede zwischen Schwellenländern und den reifen Märkten? Vor allem die fertigende Industrie ist hervorzuheben. Dort hat die Globalisierung längst Einzug gehalten und viele Firmen, auch mittelständische, haben ihre Wertschöpfung in Länder mit günstigeren Kostenstrukturen verlagert. Dadurch entsteht in den Niederlassungen und Werken dieser Unternehmen neuer Bedarf an harmonisierten Prozessen und einheitlichen IT-Systemen. In den reifen Märkten sind die Motive etwas anders gelagert und eher durch die Historie bestimmt. Im Laufe der Jahre entstanden in vielen Unternehmen äußerst heterogene IT-Landschaften, die nun dringend konsolidiert werden müssen. Weitere Branchen mit hohem Konsolidierungsbedarf sind das Finanzwesen und die Telekommunikationsbranche. Die zunehmende Internationalsierung erfordert auch hier einheitliche Prozesse und Systeme. Geringere Nachfrage verzeichnen wir dagegen derzeit im öffentlichen Bereich. Worauf sollten Unternehmen achten, wenn sie ihre ERP-Umgebung konsolidieren wollen? Ganz grundsätzlich ist zu sagen: Ein Konsolidierungsprojekt steht und fällt mit der Unterstützung der CxO-Ebene. Hat der Projektleiter hier keine Rückendeckung, wird es schwierig. Bei der Zusammenarbeit mit einem externen Partner ist darauf zu achten, dass dieser die Industrieprozesse und -anforderungen aus eigener praktischer Erfahrung kennt. Damit meine ich das, was wir bei Siemens IT Solutions and Services als "Industrie-DNA" bezeichnen. Wir sind in der Lage, von der Management-Sicht bis hinunter zur Fertigung alle Ebenen abzudecken. Auch bei einer horizontalen Integration entlang der gesamten Prozesse sollte ein Dienstleister langjährige Erfahrung und umfassende Kompetenzen mitbringen, vor allem aus der Branche seines Kunden. Was Unternehmen dabei brauchen, sind Services aus einer Hand – von der Prozess- über die Applikations- bis zur Infrastrukturebene. © 2010 Siemens IT Solutions and Services www.siemens.de/it-solutions S. 2/5 Siemens IT Solutions and Services: eInterview U. Ahle – ERP Consolidation and Harmonization 20.09.2010 Spielt die globale Bereitstellung von Services auch eine Rolle? Eine sehr große sogar. Da immer mehr Unternehmen weltweit tätig sind, sollten sie bei Konsolidierungsprojekten auf einen Partner setzen, der nicht nur lokal vor Ort Services erbringen kann. Er muss auch über umfangreiche Near- und Off- shore-Ressourcen verfügen, die mit abgestimmten und seit Jahren gelebten Prozessen in die eigene Organisation integriert sind. Im Idealfall stehen dem Kunden die global erbrachten Services in seiner jeweiligen Landessprache zur Verfügung. Das bedeutet jedoch nicht nur kostengünstige, weil in Niedriglohnländern erbrachte Dienstleistungen, sondern auch die globale Präsenz von Experten, die die landesspezifischen Anforderungen kennen. Können Sie einen konkreten Konsolidierungsfahrplan beschreiben – Schritt für Schritt? Am Ausgangspunkt eines jeden Projekts steht eine Analyse der Ist-Situation, eine wichtige Voraussetzung für die Kosten-Nutzen-Analyse. Anschließend werden harmonisierte Prozesse geschaffen und ein Template, also eine Standard-ERP- Lösung, erstellt. Diese "Master-Lösung" gilt es dann in den einzelnen Standorten und Ländern auszurollen. Sind die neuen Systeme eingeführt, erfolgt das Training der Mitarbeiter. Im letzten Schritt setzt das Projektteam die entsprechenden Instrumente auf, die einen Compliance-gerechten Betrieb ermöglichen. Diese fünf Phasen werden durch globales Projektmanagement unterstützt. Einen besonderen Stellenwert sollte für die Projektleitung das Change Management einnehmen: Schließlich geht es oft weltweit um die Akzeptanz des neuen Systems bei den Mitarbeitern. Wie ordnen Sie die Begriffe Konsolidierung und Harmonisierung in Ihren Gesamtansatz ein? Wenn es darum geht, heterogene in homogene Strukturen umzuwandeln, haben wir es mit drei Ebenen zu tun: mit der Prozess-, Applikations- und Infrastrukturebene. Ganz oben stehen die Geschäftsprozesse, diese werden durch IT-Applikationen wie etwa SAP oder Oracle für den ERP-Bereich unterstützt. Die unterste Ebene bildet die Infrastruktur, also die Hard- und Software, die benötigt wird, um Applikationen zum Laufen zu bringen. Wenn wir uns auf die Optimierung von Geschäftsprozessen beziehen, sprechen wir bei Siemens IT Solutions and Services von Harmonisierung. Bei den Applikationen und der Infrastruktur benutzen wir den Begriff Konsolidierung. Unser Ansatz bei Harmonisierungs- und Konsolidierungsprojekten ist applikationsbezogen. Denn es geht darum, dass die Anwendungen die meist sehr komplexen Geschäftsprozesse unterstützen. Prozesse zu definieren, die nicht von einer Standardanwendung wie etwa SAP unterstützt werden, macht wenig Sinn. Der Anpassungsaufwand wäre einfach zu hoch. Eine erprobte Methodik und bewährte Tools sind bei Konsolidierungsprojekten sicherlich die halbe Miete, oder? Auf jeden Fall. Wir verfügen über ein standardisiertes Vorgehensmodell, das durch unser so genanntes "SAP Reference Process House" unterstützt wird. In diesem lassen sich für unterschiedliche Branchen Best-Practices-Prozesse abbilden, zum Beispiel für Maschinenbau, Automotive, Chemie und Pharma. Zusätzlich haben wir für einige Industriezweige vorkonfigurierte Systeme entwickelt. Diese basieren auf © 2010 Siemens IT Solutions and Services www.siemens.de/it-solutions S. 3/5 Siemens IT Solutions and Services: eInterview U. Ahle – ERP Consolidation and Harmonization 20.09.2010 den jeweiligen SAP Industry Solutions und wurden um Siemens Best Practices aus einer Reihe von Einführungsprojekten ergänzt. Um Konsolidierungs- und Harmonisierungsprojekte schneller und effizienter durchzuführen, nutzen Dienstleister für die einzelnen Phasen verschiedene Werkzeuge. Hier einige Beispiele: Bestehende SAP-Systeme analysieren wir mit dem Tool RBE Plus, das wir gemeinsam mit der IBIS Prof. Thome AG entwickelt haben. Das ganze Projektspektrum decken unsere "LIVE Tools for Applications" ab. Die Werkzeuge helfen uns etwa dabei, Anforderungen kundengerecht zu definieren sowie Prozesse an den Unternehmensbedürfnissen auszurichten und zu dokumentieren.