ERP-Evaluation

06 Software-Auswahl Foto: Digital Vision/Getty Images Oberflächlich betrachtet mögen sich ERP-Lösungen unterschiedlicher Anbieter sehr ähnlich sein. Sichere Gestaltung einer wichtigen Investitionsentscheidung ERP-Evaluation Wer sich auf die Suche nach einer Unternehmen riskieren bei ERP-Projekten Unternehmen an, dass sie ihre inhaltlichen neuen Enterprise-Resource-Plan- hohe Investitionsbeträge, da Software-Lizen- Projektziele nicht erreicht haben (vgl. FAZ ning(ERP)-Software für sein Unter- zen und Software-Implementierung durch- 28.07.2003). Gravierende Probleme führen nehmen begibt, hat ein hartes Stück schnittlich circa 4.500 Euro je ERP-Arbeits- bei etwa 28 Prozent der ERP-Projekte sogar Arbeit vor sich. Denn die Einführung platz kosten (Quelle: Trovarit 2005). Etwaige zum Abbruch (vgl. Standish Group, 02/2000). einer neuen Softwarelösung birgt Hardware-Investitionen sind dabei noch Angesichts einer solchen Bilanz wundert es unberücksichtigt. Gleichzeitig belasten die nicht, dass viele Unternehmen einem ERP- ein großes Investitionsrisiko und ERP-Auswahl und -Einführung die Perso- Projekt eher mit gemischten Gefühlen als mit darf daher keinesfalls übereilt nalkapazität in einem Maße, das zumeist völ- Zuversicht entgegensehen und es so lange wie geschehen, soll sie doch möglichst lig unterschätzt wird. Bei einem klassischen möglich aufschieben. Doch welcher Art sind effizient dazu beitragen, die Mittelständler fällt zum Beispiel alleine im die Probleme, mit denen sie konfrontiert wer- Geschäftsprozesse des Unterneh- Kernprojektteam ein interner Personalauf- den? mens zu vereinfachen und damit wand von durchschnittlich circa vier bis acht Mit dem Thema ERP-Software beschäftigen letztlich auch seine Wettbewerbs- Mannjahren an. Fast die Hälfte davon ent- sich Unternehmen in der Regel alle acht bis fähigkeit steigern. fällt auf Vorarbeiten wie die ERP-Evaluation. zehn Jahre. Kenntnisse in diesem Bereich sind oftmals nur begrenzt vorhanden. Zum Bei- Wer sich für die Einführung einer Risiken von ERP-Projekten spiel fehlt es an einem Überblick über den neuen Software entscheidet, muss sich darü- Das Risiko eines ERP-Projektes lässt sich an Anbieter- bzw. Systemmarkt und am Gespür ber bewusst sein, dass diese Investition die drei Aspekten festmachen: für deren Leistungsumfang der Anbieter und Unternehmensabläufe für einen längeren Zeit- • Erreichen der inhaltlichen Zielsetzung Systeme. raum beeinflussen wird, da sie einen Eingriff in • Einhalten der Terminplanung und Kapazi- Gleichzeitig sind ERP-Projekte per se kom- viele Unternehmensbereiche inklusive deren tätsbudgets plex: Die ERP-Software zieht sich wie ein Mitarbeiter bedeutet. Der Evaluation und • Einhalten des Investitionsbudgets „Zentrales Nervensystem“ durch nahezu alle Auswahl einer geeigneten ERP-Software Anhand von Studien lässt sich nachweisen, Unternehmensbereiche, und die Materie kommt dabei eine besondere Bedeutung zu. dass ERP-Projekte zu den riskanteren Auf- „ERP-Software“ ist für den Anwender schwer Sie schafft die Grundlage für die reibungslo- gaben eines Unternehmens zählen: So geben zu fassen. Die Folge: Viele Beteiligte mit sehr se Implementierung und den erfolgreichen bis zu 85 Prozent der von Droege und Comp. unterschiedlichen, oft unklaren Vorstellun- Einsatz der Software. zum Erfolg von ERP-Projekten befragten gen erörtern die Anforderungen und disku- Sonderausgabe Juni 2006 Business Guide enterprise Resource Planning 2006 Software-Auswahl 07 tieren die verschiedenen Lösungsalternati- Software und die Dienstleistungen des ERP- ven. Anbieters zumindest grob spezifiziert, wird Der Autor Auch fehlt vielen ERP-Projekten ein stabiler zunächst der ERP-Markt breit sondiert und Rahmen im Sinne eines konsequenten Pro- dann sukzessive eingegrenzt. Dabei verändern Dr. Karsten Sontow jektmanagements. Meist wird keine klare Ziel- sich inhaltliche Schwerpunkte und Charakter ist Vorstand der setzung formuliert, der Betrachtungsbereich der Auswahlentscheidung in den einzelnen auf Software-Aus- des Projektes bleibt undefiniert und es wird Projektphasen (vgl. Abbildung unten). wahl spezialisier- kein Projektteam eingerichtet, das die unter- Das Lastenheft stellt dabei das inhaltliche ten Trovarit AG schiedlichen Perspektiven auf eine ERP- „Rückgrat“ der Investitionsentscheidung dar: Infrastruktur bündelt. Schließlich fehlt viel- Im Vordergrund stehen neben der System- fach das erforderliche „Sponsoring“ durch die technologie vor allem die Software-Funktio- Unternehmensführung – im Sinne klarer Rah- nen, die zur Abbildung der jeweiligen Unter- ordnung eines Mannjahres. Abhilfe schaffen menvorgaben, Motivation für das Projekt- nehmensprozesse erforderlich sind. hier geeignete Vorlagen, die mögliche Anfor- team, der für die Projektarbeit erforderlichen Entsprechend sind die Unternehmenspro- derungen an eine ERP-Lösungen in über- Kapazität und nicht zuletzt einer angemes- zesse Ausgangspunkt für die Erstellung eines sichtlicher und konkreter Form strukturieren senen Priorisierung des ERP-Projektes im Lastenheftes. Das Lastenheft kann zu Beginn (vgl. zum Beispiel www.it-matchmaker.com). Vergleich zum Tagesgeschäft. eines ERP-Projektes noch relativ grob gehal- Mit ihrer Hilfe lässt sich der Aufwand um bis Letztlich tauchen bei den meisten ERP-Pro- ten sein – im Zuge der Gespräche mit ein- zu 80 Prozent reduzieren. jekten immer wieder mit ähnlich gelagerten zelnen Software-Anbietern muss es jedoch Parallel mit der sukzessiven Konkretisierung Problemen auf, die viel Zeit, Energie und soweit konkretisiert werden, dass diese in der des Lastenheftes entwickeln sich die Krite- Geld kosten. Im schlimmsten Fall kann die Lage sind, die Machbarkeit und den Umfang rien, anhand derer ein ERP-System sowie ein eingeführte Software grundlegende Ge- des Projektes belastbar abzuschätzen. Spätes- entsprechender Anbieter ausgewählt wird. schäftsprozesse nur unzureichend abbilden tens im Vorfeld der Vertragsverhandlungen Im Rahmen der eher breit angelegten Vor- und wandelt sich so eher zum Stolperstein als sollten schließlich die Leistungsumfänge auswahl steht zunächst der „Best Fit“ der zur gewinnbringenden Investition für das detailliert spezifiziert werden, bei denen eine Standardsoftware im Vordergrund, also die Unternehmen (vgl. Abbildung Seite 8). individuelle Anpassung der jeweiligen Stan- Frage, ob die Software technologisch (zum dard-Software notwendig ist (zum Beispiel Beispiel hinsichtlich Server-Betriebssysteme ERP-Projekte – Investitions- Schnittstellen, Zusatzfunktionen). Ein derar- und Server-Datenbanken) und funktional zur vorhaben mit Besonderheiten tig aufbereitetes Lastenheft stellt letztlich den jeweiligen Aufgabenstellung passt. Bei der Um die genannten Risiken zu reduzieren soll- inhaltlichen Kern eines ERP-Vertragswerks, Funktionalität kommt es darauf an, dass diese te man sich eines vergegenwärtigen: Bei ERP- auf den sich die Vertragsbestandteile – in der weitestgehend im Standardumfang der Soft- Projekten handelt es sich um komplexe Inve- Regel Software-Überlassungsvertrag, Dienst- ware vorhanden ist und sich gemäß der jewei- stitionsvorhaben, die sich durch einige leistungsvertrag und Wartungsvertrag – bezie- ligen Branchenlogik aktivieren lässt. Ange- Besonderheiten auszeichnen. Die ERP-Eva- hen.