ERP-Mittelstandslösung sorgt für Prozessoptimierung

Zusammenspiel von Handel und Fertigung ERP-Mittelstandslösung von Sage sorgt mit Mehrmandanten- fähigkeit für Prozessoptimierung an zwei Standorten Mit dem Zusammenschluss von Amann Dental (Österreich) und Girrbach Dental (Deutschland) im Jahr 2004 stand die Geschäftsleitung vor der Herausforderung, einen produzierenden und einen handelnden Standort sowie deren Unternehmensprozesse ganzheitlich in einem ERP-System abzubilden. Die AmannGirrbach AG ist eines der führenden Unternehmen in der Dentaltechnik. Derzeit entwickeln, produzieren und beliefern 230 Mitarbeiter über 8.000 Zahntechniklabore weltweit. Zur Produktpalette zählen Geräte zur Herstellung von Kronen und Brücken, 3D-Scanner, Fräsmaschinen und Rohteile aus Keramik. Am österreichischen Hauptsitz in Koblach nutzte der Mittelständler bereits die ERP-Lösung von Sage. „Seit der Fusion mit Girrbach Dental in Deutschland ist es so, dass wir in Koblach die Dentaltechnik entwickeln und produzieren, das zentrale Versandlager jedoch in Pforzheim ist. Somit brauchten wir ab 2005 ein ERP-System, das Handel und Produktion – sprich die komplette Lieferkette – über zwei Standorte abbildet“, erläutert Vorstand Oliver Amann die Anforderungen an Sage. Zwei Standorte, ein ERP-System – automatisierte Standardprozesse Die bisherige ERP-Lösung am deutschen Standort war nicht zukunftsfähig, aufgrund mangelnder Auswertungsfunktionen und einer ineffizienten Auftragsbearbeitung. Die Mitarbeiter in Pforzheim sahen sich zur Zeit der Fusion mit einem hohen Auftragsvolumen konfrontiert. Demnach sollte die neue Lösung den gesamten Auslieferungsprozess von der Auftragserfassung bis zur Auslieferung transparent abbilden. Da die ERP-Software von Sage auch über umfassende Handelsfunktionen verfügt, entschied sich die Geschäftsleitung 2005 für ein Rollout der bisherigen Lösung, indem ein zusätzlicher Mandant am Standort Pforzheim eingeführt wurde. So ließ sich ein hoher Automatisierungsgrad der Standardprozesse über beide Niederlassungen hinweg realisieren. Der Vorteil: Es gibt weniger Unterbrechungen in den Arbeitsabläufen und es sind nur noch geringe manuelle Zugriffe nötig. Aktuelle Datenbasis dank einer Lagersicht und zentralem Einkauf Auf die Frage, was der Hauptnutzen des ERP-Systems ist, antwortet Amann wie aus der Pistole geschossen: „Die Mehrmandantenfähigkeit. Wir haben einen Server, zwei Mandanten, aber nur einen Artikelstamm und eine Lagersicht. Letztere sorgt dafür, dass die Mitarbeiter jede Lagerbewegung in Echtzeit einsehen können und eine automatische Innenverrechnung zwischen den verschiedenen Lagern möglich ist. Damit ist die Datenbasis stets aktuell und unsere Datenqualität hat sich spürbar verbessert.“ Obwohl also physisch getrennte Lager existieren, deren Waren in unterschiedlichem Besitz sind, hat AmannGirrbach zusammen mit den Sage-Beratern einen zentralen Einkauf für alle Standorte realisiert, der die einzelnen Lager bestückt. So konnte der Dentaltechnik-Experte merklich Kosten einsparen. Statt 10 Kilo Rechnungskopien gibt es Auswertungen per Knopfdruck Als besonders hilfreich empfindet der Geschäftsführer auch die Reporting- Systeme, die sich aus den ERP-Daten speisen. Das System ermöglicht sowohl einen passiven Informationsabruf als auch eine aktive Versendung an die Angestellten. „Egal ob im Controlling, Vertrieb oder der Fertigung – die Auswertungen sorgen für Transparenz und helfen den Mitarbeitern bei ihrer Entscheidungsfindung“, erläutert Amann den Mehrwert der Software und fährt fort: „Insbesondere im Vertrieb konnten wir unsere Effizienz steigern. Man kann es sich kaum noch vorstellen, aber früher erhielten unsere Vertriebsmitarbeiter monatlich 10 Kilo Rechnungskopien. Daraus mussten sie selbst ermitteln, wie viel Umsatz sie in welchem Zeitraum und in welcher Region generiert haben und welche Verkaufschancen sich in Zukunft ergeben. Ein Wahnsinn. Heute bekommen sie einen Report per Mausklick.“ ERP-Lösung setzt Kapazitäten für aktiven Verkauf frei Mit dem Rollout über beide Standorte erhält der Dentaltechnik-Experte optimierte Prozesse und ebnet den Weg zum papierlosen Büro. Doch wie lässt sich der ERP-Nutzen in Zahlen messen? „Das ist ziemlich schwierig“, gesteht der Vorstand und ergänzt: „Unsere Prozesse sind über die Jahre komplexer geworden, so dass ein direkter Vergleich zwischen heute und der Zeit vor der Softwareeinführung nicht möglich ist. Jedoch sind wir effizienter und professioneller geworden.“ Um dies zu verdeutlichen, führt er ein Beispiel an. „Als wir 2005 den zweiten Mandanten in Pforzheim implementiert haben, mussten wir täglich bis zu 500 Aufträge erfassen. Heute können wir mit etwa der gleichen Mannschaft fast doppelt so viele bewältigen. Und während der Vertriebsinnendienst früher nur Aufträge erfasst hat, verfügen die Kollegen mittlerweile über zusätzliche Zeit für den aktiven Verkauf.“ Infokasten: Sage ERP b7 Sage ERP b7 (ehemals bäurer INDUSTRY und bäurer TRADE) ist die ERP- Mittelstandslösung für Fertigung und Handel aus dem Hause Sage. Die Software richtet sich an den mittleren bis gehobenen Mittelstand und verfügt über branchenspezifische Funktionalitäten für die diskrete Fertigung, den Einzel-, Groß- und Kfz-Teile-Handel. Ihre plattformunabhängige Entwicklungsumgebung sichert Offenheit und Flexibilität in der Gestaltung von Abläufen. Die Unternehmensbereiche Management, Planung, Produktion, Vertrieb und Buchhaltung lassen sich mit Sage ERP b7 vernetzen. Mit der neuen Version erweitert sich zudem der Funktionsumfang. Sage ERP b7 verfügt über • einen Prozessmanager, der neben der Visualisierung von Unternehmensabläufen auch individuell definierte Workflows anstößt • eine integrierte mobile Lagerlogistik • ein Dashboard, das eine Übersicht der Unternehmenskennzahlen bietet Weitere Informationen unter www.sage.de/mittelstand Kontakt: Sage Software GmbH Emil-von-Behring-Straße 8-14 60439 Frankfurt am Main Tel.: 069-50007-6006 Fax: 069-50007-1110 E-Mail: mittelstand@sage.de Web: www.sage.de/mittelstand