ERP ist Chefsache

ERP ist Chefsache Worauf man bei der Einführung eines ERP-Systems achten sollte Von Ute Zimmermann * Es klingt ebenso einleuchtend wie banal: erfolgreiche Unternehmen haben eine Strategie. Erfolgreiche Unternehmen haben verinnerlicht, dass Erfolg mit einer Steigerung der Gewinne oder mit einer Senkung der Kosten zusammenhängt, die ganz Cleveren schaffen sogar beides. Dass der Weg dorthin zweifelsfrei über eine Optimierung der betriebswirtschaftlichen Prozesse im eigenen Unternehmen führt, das dürfte sich herumgesprochen haben - und auch, dass dazu eine sinnvolle Investition in die richtigen Technologien vonnöten ist. Das allein reicht aber noch nicht aus, denn zunächst muss eine unternehmerische Strategie her. Eine, die besagt, welche Geschäftsprozesse wie aufgesetzt und wo sie ineinander verzahnt werden. Eine Aufgabe, die Fleissarbeit bedeutet und die nicht delegierbar ist, denn ERP ist Chefsache. Ohne ERP-Systeme können die meisten Unternehmen heute nicht einmal mehr ihre Kernaufgaben erfüllen, und genau diese Tatsache prädestiniert ERP als das zentrale Werkzeug zur strategischen Positionierung, denn erst die Abgrenzung über individuelle Prozesse ermöglicht eine erfolgreiche Marktteilnahme. Richtig eingeführt, gelangt die individuelle ERP-Lösung zum Schlüsselelement der digitalen Wertschöpfung - falsch eingeführt oder mangelhaft umgesetzt, werden ungeahnte Potenziale verschenkt. Allzu viele Würfe hat man nicht - darum ist es doppelt wichtig, bei Auswahl und Einführung keine Fehler zu machen. Das Stichwort heisst Individualisierung - und die muss mitnichten teuer sein. Allerdings ist das nur die halbe Miete, denn eine ERP-Einführung ist vor allem auch unter betriebswirtschaftlichen, nicht nur unter technologischen Gesichtspunkten zu sehen - ein Fakt, dem noch immer nicht genügend Tribut gezollt wird. Das ERP-System ist und bleibt ein Tool, das strategische Unternehmensprozesse abbildet - und die sind nunmal betriebswirtschaftlich, nicht technisch geprägt. ERP ist Chefsache Ein Hersteller, der seine Software unter eben diesen betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten entwickelt hat, ist die mittelständische, inhabergeführte godesys AG mit Hauptsitz in Mainz. Gründer und Vorstand Godelef Kühl, profunder Branchenkenner mit tiefgehender betriebswirtschaftlicher Expertise, fünfzehnjähriger Markterfahrung und einem großen Schuss Pragmatismus und Bodenhaftung hat wertvolle Tipps für ERP-Ein- oder Umsteiger: „Am allerwichtigsten ist das Festlegen und Aufsetzen der strategischen Unternehmensprozesse. Diese Überlegungen müssen ganz am Anfang stehen und sind vor allem nicht delegierbar, auch wenn die Aufgabe zuweilen eher unangenehm scheint. Klug aufgesetzte Geschäftsprozesse stellen die Weichen für den zukünftigen unternehmerischen Erfolg, daher ist hier der Herr oder die Dame des Hauses selbst gefordert. ERP ist und bleibt Chefsache“. Ausserdem, so Kühl weiter, solle man sich über die ERP-Erfordernisse Gedanken machen - also darüber, welche Aufgaben vom System wie bewältigt werden sollen, denn: „Nur wer vorher festlegt, was er später erreichen will, kann seinen Erfolg auch messen oder beispielsweise einen ROI beziffern. Verbessert werden kann nur etwas, was messbar und damit vergleichbar ist“. Es sei dabei immens wichtig, dass die Nutzer bei der Definition der Unternehmensabläufe in Anwendungen und in Prozessen denken, und nicht in features. „Die features ergeben sich aus den Anforderungen von ganz allein, dem weit verbreiteten Featurismus kann also getrost abgeschworen werden“. Edles veredeln Einer, der das bestätigen kann, ist Matthias Krauß, Geschäftsführer der Leonberger techArt GmbH, die sich der Fahrzeugveredelung von Porsche-Fahrzeugen verschrieben haben - eine wahrlich heere Aufgabe, die zu lösen die Leonberger Tag für Tag aufs Neue antreten. Denn: wer für sich in Anspruch nimmt, die über Jahrzehnte gereifte Porsche-Ideologie von Innovation, puristisch makellosem Design und ausgereifter Technologie noch verbessern zu können, der sollte in der Tat lieber halten, was er verspricht. Noch dazu, wenn der Name Programm ist: techArt ist die Symbiose von Technologie und Kunst, von HighTech und Manufaktur. Helfeshelfer bei der edlen Zielerreichung sind neben 102 tüchtigen TechArt-Händen vor allem die softwaregestützten logistischen und warenwirtschaftlichen Prozesse, die aus der Mainzer ERP-Manufaktur godesys stammen und ohne deren geschmeidiges und verzahntes Ineinandergreifen „das Unternehmen Porsche-Veredelung“ erwiesenermaßen längst nicht so reibungslos funktionieren würde. Strukturierte Abläufe auf Software übertragen „Für uns war wichtig, dass wir pro Fahrzeugumbau alle benötigen Schrauben, Nieten, Halterungen und natürlich alle Original- und Eigenbauteile nicht nur tatsächlich am Lager haben, sondern bereits speziell für den jeweiligen Umbau individuell planen und in die Vormerkung nehmen konnten“, erläutert der Geschäftsführer einen seiner Erfolgsbausteine. Ausserdem habe er seine Abläufe strukturiert und die Prozesse analysiert, und die so entstandenen Anforderungen an die Ressourcen-Planung und die Warenwirtschaft waren alles andere als trivial: es galt nicht nur, die Porsche-Originalteile einzukaufen, zu lagern und entsprechend der Auftragslage zu bevorraten; hinzu kamen vor allem auch die Bauteile aus eigener Fertigung, deren Einzelteile wiederum durchaus von verschiedenen Herstellern kommen können und die erst im Werk in Leonberg fertig konfektioniert werden. Und diese komplexe Gesamtstruktur mußte sich in der Software abbilden lassen: über unterschiedliche Waren- und Artikelgruppen, mit Artikelnummern, anhand derer sich Produktbeschaffenheit, ihre Zusammensetzung, Herkunft und auch die Konfektionierung ablesen lassen. Heute bleibt Krauß ruhig, wenn er an seine warenwirtschaftliche Versorgung denkt, die man mit Fug und Recht als Backbone des Unternehmens bezeichnen kann und die bestens funktioniert. Und auf noch etwas habe er viel Wert gelegt, als es um die Auswahl eines neuen ERP-Anbieters gegangen sei: „Der Fortbestand des eigenen Unternehmens und damit die bestmögliche Investitionssicherheit war uns wichtig. Wir haben ein Unternehmen gesucht, mit dem wir mindestens die kommenden 10 Jahre zusammen verbringen würden - und das durch diese Langfristigkeit unsere eigene Betriebssicherheit mit tragen würde“, erläutert Krauß eine der wichtigsten Überlegungen der ‚technischen Künstler‘. Weiche Faktoren Für Olaf Müller, IT-Leiter der ISP Orion KG mit Sitz in Dreieich, die Unterhaltungselektronik aus Thailand, China, Japan und England einführen und fast in ganz Europa ausliefern, war neben allen betriebswirtschaftlichen und technologischen Argumenten vor allem eins ausschlaggebend: Augenhöhe und ein gutes Miteinander. „Natürlich muss die Software alle gestellten Anforderungen erfüllen, aber das allein war für uns nicht ausschlaggebend. Ebenso wichtig bei unserer Entscheidung waren die Menschen, mit denen wir ja eine durchaus langfristige Zusammenarbeit angestrebt haben. Wenn da schon am Anfang die Chemie nicht stimmt, oder wenn sich schon zu Beginn das Miteinander als kompliziert und unflexibel erweist, dann sollte man auch auf die Software verzichten, denn dann sind jahrelange Kämpfe vorprogrammiert“. Die Mitarbeiter bei godesys habe er als unkompliziert, freundlich und schnell erlebt. „Wir haben von Anfang an eine Sprache gesprochen, das war einfach gut“. Dieses gegenseitige Verständnis ist übrigens auch der Grund dafür, weshalb Müller von Pflichtenheften nichts hält: „An Pflichtenhefte habe ich noch nie geglaubt. Papier ist geduldig. Ich will mit eigenen Augen sehen, was machbar ist und wie eine Applikation funktioniert. Und ich will mich mit meinem Gegenüber an einen Tisch setzen und über meine ganz speziellen Anforderungen reden. Wenn ich dann feststelle, dass es funktioniert, ist doch alles bestens“. Die Grundanforderungen, die man an ein ERP-System habe, die bilde doch heute sowie jede Software ab, zeigt sich Müller überzeugt. „95% aller Software-Fehler sitzen vor dem Bildschirm“ Der IT-Leiter hat noch einen Tipp, der sich auf die Mitarbeiter bezieht, die auf ein neues ERP-System geschult werden: „Zunächst einmal sollte man den Mitarbeitern grundsätzlich eine Schulung zukommen lassen und hier nicht am falschen Ende sparen - wenn die Software mangels Schulung falsch angewendet wird und nebenbei doch wieder excel-Tabellen ins Spiel kommen, weil man das gewöhnt ist, dann hätte man sich gleich das ganze ERP-System sparen können, da ist der Misserfolg vorprogrammiert.“ Und noch etwas gibt Müller zu bedenken: „Direkt bei der Einführung waren einige unserer Mitarbeiter erst mal ein wenig verspannt, aber schon kurze Zeit später war die Welt wieder in Ordnung. Man darf ja nicht vergessen, dass die Mitarbeiter komplett umdenken mussten, und damit haben sie sich schwer getan, nicht mit der Software. Denn wir haben ja mit Einführung der Software nicht einfach nur unser Altsystem rausgeschmissen, sondern bei der Gelegenheit unsere Geschäftsprozesse einer strategischen Neu-Ausrichtung unterzogen. Da waren natürlich etliche Abläufe neu und die Mitarbeiter mussten schlicht umlernen.“ Aber bereits kurze Zeit später sei das Thema vom Tisch gewesen, erinnert sich Müller, dem es außerdem wichtig ist, immer auf dem neuesten Stand zu bleiben und der auch immer mal wieder selbst die eine oder andere Produktschulung besucht: „Das Gelernte gebe ich dann intern an die Mitarbeiter weiter“. Überhaupt achte er darauf, so Müller, dass seine Mitarbeiter die Funktionen der Software auch nutzen. „95% aller Software-Fehler sitzen vor dem Bildschirm, das mache ich meinen Leuten schon klar. Die godesys- Software ist nämlich von hinten bis vorn durchdacht.“ * Ute Zimmermann ist freie Journalistin in Wiesbaden