Erfolgsfaktoren zur erfolgreicheren Gestaltung und Durchführung globaler ERP-Programme

Experten Interview e-Interview mit Dr. Gunter Seidel Erfolgsfaktoren zur erfolgreicheren Gestal- tung und Durchführung globaler ERP- Titel des Programme – empirische Ergebnisse und E-Interviews: Empfehlungen für das Management interna- tionaler ERP-Projekte Name: Dr. Gunter Seidel Funktion/Bereich: Selbständiger Berater Organisationen: Project Office Gunter Seidel Die Anzahl global operierender Unternehmen, sowohl im Mittelstand als auch bei den Großunternehmen steigt stetig. Jedoch wird deutlich, dass bei weitem nicht alle Einfüh- rungen globaler betriebswirtschaftlicher IT-Systeme erfolgreich sind. Während einige Einführungen im Hinblick auf klassische Projektverfolgung durch verspätete oder funk- tional eingeschränkte Einführungen und/oder Budgetüberschreitungen auffallen, sind die Auswirkungen nicht erreichter Geschäftsziele – wie z.B. Prozessautomatisierung und -standardisierung oder Reduktion von Lagerhaltungskosten – wesentlich gravie- render. Das Ziel aus Managementsicht ist es folglich, diese Blockaden frühzeitig zu erkennen und zu lösen, um die erfolgreiche Realisierung des globalen Projektes zu garantieren. Viele Erfolgsfaktoren können bereits in einer frühen Projektphase definiert werden und somit kostenintensive Projektpleiten verhindern. Was macht ein erfolgreiches ERP-Programm heutzutage aus? Welche Erolgsfaktoren sind entscheidend für die gelungene Durchführung globaler ERP-Programme? Was für Spätfolgen können aus gescheiterten Projekten für Unternehmen entstehen? Wir freuen uns, Ihnen eine Diskussion dieser und weiterer Fragen mit Dr. Seidel selb- ständiger Berater und Autor einer aktuellen Dissertation zu “A Method for Assessing the Likelihood of Burn-out of Global ERP-Programmes “ zu präsentieren. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Experten Interview Sehr geehrter Herr Dr. Seidel, Frage 1: Ein gut geplantes ERP-Programm ist die Säule jedes weltweit operierenden Unternehmens. Was macht ein erfolgreiches ERP-Programm aus und welchen Anforderungen muss es genü- gen? Antwort: Die Definition von Erfolg ist sehr unternehmensspezifisch. Im Rahmen meiner empiri- schen Untersuchungen habe ich sowohl Unternehmen befragt, die eine stringente Kos- teneinsparung durch Ablösung von Altsystemen und Personalreduktion verfolgen, als auch Unternehmen, die sich veränderten Marktbedingungen stellen mussten und deren primäre Ziele die strategische Neuausrichtung war (z.B. Basel II oder SOX Konformi- tät). Diese Ziele würde ich als Programmziele bezeichnen, die durch das General Ma- nagement des Unternehmens gewahrt werden müssen. Es muss jedoch auch die weit operativere Sicht der erfolgreichen Durchführung des Einführungsprojektes betrachtet werden. Hier ist die rechtzeitige Operativsetzung im zuvor vereinbarten Leistungsumfang unter Einhaltung der Budgets erfolgsentschei- dend. Diese Sicht wird i.d.R. von Projektleitern eingenommen. Es bleibt anzumerken, dass das Erreichen diese Projektziele eine notwendige aber nicht hinreichende Bedingung für das Erreichen der Programmziele ist. www.competence-site.de Seite 2 Experten Interview Frage 2: Welche Erfolgsfaktoren sind entscheidend für die gelungene Durchführung globaler ERP- Programme? Mit welchen Aktivitäten kann das Management diese Erfolgsfaktoren unterstüt- zen? Antwort: Im Rahmen einer empirischen Untersuchung in Zusammenarbeit der Universität St. Gallen und der Deutschsprachigen SAP Anwender Gruppen (DSAG) wurden eine Rei- he von Erfolgsfaktoren und beeinflussenden Management Aktivitäten ermittelt. Diese unterteilen sich in programmweite und lokationsspezifische Faktoren. Die zentralen programmweiten Erfolgsfaktoren sind ein gut funktionierendes Verände- rungsmanagement, ausreichende Aufmerksamkeit des Unternehmensmanagements, ein den Programmzielen angepasstes Finanzierungsmodell, die optimale Bereitstellung des benötigten Personals, eine adäquate Steuerungsstruktur, die richtige Methoden- auswahl, als auch die Verwendung von Werkzeugen und rechtzeitige Beachtung tech- nischer Herausforderungen. Die lokalen Erfolgsfaktoren sind die Beachtung von Martkgegebenheiten und Ge- schäftskultur in der Systemanpassung, die Unterscheidung und der richtige Umgang mit Widerständen gegen und Unfähigkeit zur Veränderung, als auch die Beachtung notwendiger organisatorischer und technischer Vorbedingungen zur Systemeinführung. Die dafür jeweils möglichen Managementaktivitäten sind detailliert in meinem Buch be- schrieben. www.competence-site.de Seite 3 Experten Interview Frage 3: Was sind die Ursachen für das häufige scheitern global betriebwirtschaftlicher IT-Systeme in der heutigen Zeit? Welche Auswirkung, neben dem erhöhten finanziellen Aspekt, können sol- che gescheiterten Projekte für ein Unternehmen haben? Antwort: Dieser Frage wurde quantitativ im Rahmen der Untersuchung nachgegangen. Es konnten ba- sierend auf mehr als 60 globalen EPR Projekten die Stärke des Einfusses der definierten Er- folgsfaktoren ermittelt werden. Während sich für den Projekterfolg wie zu erwarten ein recht homogenes Bild ergibt, in dem die meissten lokalen Faktoren als auch zentrale Punkte wie Personal, Steuerungsstruktur, Werk- zeuge und technische Faktoren sich die Waage halten, ist der Programmerfolg am stärksten durch ein nicht vorhandenes oder nicht funktionierendes Veränderungsmanagement gefährdet. Dabei ist zu beobachten, dass viele Unternehmen ein sehr genaues Bild über die benötigten personellen und finanziellen Ressourcen entwickeln, aber der zeitliche und intellektuelle Auf- wand für das Management häufig unterschätzt wird. Die negativen Auswirkungen sind abgesehen vom Nichterreichen der Einsparungs-und Ge- schäftsziele vor allem die Verschlechterung der Ausgangsposition für eine weitere ERP- Initiative. Vor allem der sehr starke Erfolgsfaktor Bereitschaft zur Veränderung wird durch Nega- tiverfahrung in der Organisation geschwächt, und verlangt in Folge ein noch stärkeres Verände- rungsmanagement. www.competence-site.de Seite 4 Experten Interview Frage 5: In Ihrem kürzlich erschienen Buch “A Method for Assessing the Likelihood of Burn-out of Global ERP-Programmes” sprechen Sie von einer Bewertungsmethode, mit der sich die Wahrschein- lichkeit eines Scheiterns – genannt „Burn-out“ – berechnen lässt. Bitte schildern Sie uns kurz die Vorgehensweise dieser Methode. Welche Möglichkeiten ergeben sich daraus für global a- gierende Unternehmen? Antwort: Viele der zuvor erwähnten Erfolgsfaktoren werden bereits sehr früh im Lebenszyklus eines glo- balen ERP-Programmes gesetzt, nämlich im Aufsetzen des Programmes und während der Pro- zessdefinitionsphase. Daraus ergibt sich die Möglichkeit, dass zu diesem Zeitpunkt durch eine Bewertung dieser Faktoren eine Aussage über die Gefahr des Scheiterns und mögliche Ge- genmassnahmen getroffen werden kann. Im Rahmen der Bewertungsmethoden werden die Erfolgsfaktoren durch Interviews mit drei wichtigen Gruppen erhoben. Zuerst wird durch Gespräche mit dem Management die strategi- sche Ausrichtung und die Ziele des Projektes verifiziert. Danach wird das zentrale Projektteam, sofern bereits definiert, zur Ermittlung der Projektstruktur befragt. Gespräche in den wichtigsten Standorten runden die Erhebung ab, wobei lokale Erfolgsfaktoren ermittelt werden. Der primäre Nutzen dieser Bewertungsmethode liegt weniger in der Erfolgsvorhersage, als in einer erfolgsfaktorenspezifischen Analyse der Probleme und Empfehlungen zur Behebung sel- biger. Diese Methode wurde bereits erfolgreich bei einem Schweizer mittelständischen Unter- nehmen durchgeführt und hat zu einer Reihe von Massnahmen zur verbesserten Programm- etablierung geführt. www.competence-site.de Seite 5 Experten Interview Frage 6: Bitte nennen Sie drei konkrete Werkzeuge/Toolsets, die den erfolgreichen Roll Out eines be- triebswirtschaftlichen IT-Systems besonders wirksam unterstützen. Antwort: Im Rahmen globaler Programme ist die Nutzung eines dedizierten Werkzeugs zum Programm- Management nahezu verpflichtend. Während an einer Lokation Projektpläne, Budgets, Risiko und Issue-Listen manuell geführt werden können, erfordert die länderübergreifende Nutzung eine Mehrbenutzerfähigkeit mit Zugriffsrechten und Auditierung. Im Sinne der Automatisierung sollten ebenfalls Werkzeuge zur Erstellung von Trainingsunterla- gen und computergestütztem Durchführen des Trainings verwendet werden. Hier liegt ein ho- hes Kosteneinsparungspotential, da die Reise zu einem zentralen Trainingsort durch die globa- le Natur des Projektes kostenintensiv ist. Letztlich erfordert ein globales Projekt den Einsatz aller modernen Kommunikationsmittel. Diese gehen von klassischen (Konferenz-)Telefonen über Verwendung von email / Instant Messaging / Microblogging für die Kommunikation von Nicht-Muttersprachlern zu Video-Konfernzen und Video-Bloggs, die eine deutlich breitere Kommunikation im nicht-verbalen Bereich ermöglichen.