Erweiterung von ERP-Systemen zur Anbindung von Handelsvertretungen

Anwendung in der Praxis Erweiterung von ERP- Systemen zur Anbindung von Handelsvertretungen Holger Kett, Jochen Kokemüller, Anette Weisbecker, Fraunhofer IAO Holger Kett, MBA, arbeitet Produkte und Dienstleistungen un- der Bestellung vom Hersteller traditionell als wissenschaftlicher terstützen. Durchschnittlich vertreten auf Papier oder elektronisch per PDF- Mitarbeiter im Competence Center Electronic Business diese eigenständigen Vertriebsorgani- Dokumente. am Fraunhofer IAO. sationen sechs Herstellerunternehmen Des Weiteren vertritt ein Handelsver- bei oftmals nur grundlegender IT- treter in der Regel mehrere Hersteller (si- Unterstützung [1]. So nutzen über 80 ehe oben). In einzelnen Prozessschritten, Prozent der im Rahmen einer Umfrage wie z.B. bei der Gesprächsvorbreitung, des Fraunhofer-Instituts für Arbeits- strukturiert der Handelsvertreter diesen Jochen Kokemüller, Dipl.-Phys, arbeitet als wirtschaft und Organisation befragten Schritt, indem er alle Aktionen, offene wissenschaftlicher Mitarbeiter Handelsvertretungen und –vermitt- Punkte und Fragestellungen für alle zu im Competence Team Informationsmanagement am lungen in Baden Württemberg E-Mail vertretenden Hersteller zusammenfasst. Fraunhofer IAO. und Office Programme, über die Hälf- Nach dem Kundengespräch muss ein te eine elektronische Kontaktverwal- Gesprächsprotokoll separat für alle zu tung und weniger als ein Drittel eine vertretenden Hersteller erstellt werden. elektronische Finanzbuchhaltung oder Hierzu müssen nun die während des Priv.-Doz. Dr.-Ing. habil. ein Warenwirtschaftssystem. Eine un- Kundengesprächs gemeinsam notierten Anette Weisbecker ist Institutsdirektorin am ternehmensübergreifende Integration Informationen nach Herstellern getrennt Fraunhofer IAO und leitet der IT-Systeme von Herstellern und werden und diesen jeweils zugesendet das Competence Center Softwaremanagement. Handelsvertretungen/-vermittlungen werden. Ein IT-System, das den Vor- findet nur in sehr geringem Maße gang des Zusammenfassens und Sepa- statt [2]. rierens von Vertriebsinformationen nach Herstellern unterstützt, wird in diesem In Bild 1 wird die Ausgangssituation Kontext als multilieferantenfähig be- In Deutschland werden ca. 175 Mrd. bei Herstellern und deren angebun- zeichnet. Euro und damit ungefähr ein Drittel denen Handelsvertretungen dargestellt. der inländischen Warenströme über Die Kommunikation findet überwiegend Problemstellungen und Handelsvertretungen und –vermitt- per Telefon, Fax und E-Mail statt. Da die mögliche Lösungsansätze lungen vertrieben, die als eigenstän- Kunden – anders als bei einem Händler dige Vertriebsorganisationen Hersteller – nicht nur mit der Vertriebsorganisati- Die soeben skizzierte Situation wirft beim Marketing und Vertrieb ihrer on sondern auch mit dem Hersteller in die folgenden Problemstellungen auf, direktem Kontakt stehen, treten oft in- die die Vertriebsprozesse bei Handelsver- In diesem Beitrag lesen Sie: konsistente Informationsstände auf. So tretungen ineffizient machen [2]: steht beispielsweise ein Handelsvertreter • Hoher manueller Aufwand seitens der • welche Potenziale zwischen Her- im direkten Kontakt mit einem Kunden Handelsvertretungen bei der Pfle- steller und deren Handelsvertre- und stellt diesem neue Produkte vor, die ge von Vertriebsinformationen (z. B. tungen existieren, Bestellung des Kunden kann jedoch di- beim Hersteller eingegangene Bestel- • welche Vor- und Nachteile mög- rekt beim Hersteller erfolgen (durch Kreis lungen von Kunden); liche Lösungsansätze besitzen, in Bild 1 gekennzeichnet). Der Handels- • Fehlende Aktualität von Vertriebsin- • wie eine Erweiterung von ERP-Sy- vertreter erhält in vielen Fällen erst zu formationen (z. B. eine Handelsver- stemen auf Basis von Software as einem späteren Zeitpunkt – teilweise mit tretung betreffenden Umsätze auf a Service gestaltet werden kann. bis zu vier Wochen Verspätung – Kopien Seiten eines Herstellers zur Berech- 26 ERP Management 5 (2009) 3 H. Kett u.a.: Erweiterung von ERP-Systemen zur Anbindung von Handelsvertretungen nung von Provisionen, Status von ERP-System nach ihren eigenen An- ERP- Funktionalität durch Geschäftsvorgängen); forderungen anpassen und anwenden elektronische Vertriebs- • Geringe Aussagefähigkeit eines Han- kann. Um eine effiziente Nutzung des informationsplattform: delsvertreters beim Kunden vor Ort ERP-Systems zu gewährleisten, muss aufgrund fehlender mobil bereitge- die Handelsvertretung allerdings die Ziel dieses Lösungsansatzes ist es ins- stellter Vertriebsinformationen (z.B. Integration des ERP-Systems in die IT- besondere die Vorteile beider vorange- Produktinformationen, Informati- Systeme ihrer Hersteller sowie die mo- gangener Lösungsansätze zu vereinen onen über Geschäftsvorgänge). bile Bereitstellung der Informationen (Handelsvertreter-spezifische Anpassung Mit diesem Hintergrund stellt sich die aus dem ERP-System zur Nutzung der Vertriebslösung, mobile Bereitstellung Frage, wie eine ganzheitliche IT-Lösung beim Kunden vor Ort realisieren. der Vertriebsinformationen für Handels- zur Unterstützung der Vertriebsprozesse vertretungen, geringer Aufwand bei der bei Herstellern und deren Handelsver- Herstellerseitige ERP- Systemintegration) und darüber hinaus tretungen aussehen könnte. Im Rah- Funktionalität: die Vertriebsprozesse multilieferantenfä- men des vom Bundesministerium für hig zu unterstützen [3], [4]. Dabei ist Wirtschaft und Technologie geförderten Der Hersteller schaltet ausgewählte die Idee, ERP-Funktionalität und ggf. M3V-Projektes (www.m3v-projekt.de) ERP-Funktionalitäten und Vertriebsin- weitere Vertriebsfunktionalität über die wird diese Fragestellung verfolgt und formationen seines ERP-Systems seinen Vertriebsplattform als Software as a Ser- eine entsprechende ganzheitliche IT- Handelsvertretungen frei. Hierdurch ent- vice Herstellern und vor allem deren Unterstützung für Handelsvertretungen fällt eine aufwändige Integration zwi- ausgewählten Handelsvertretungen be- und deren Hersteller erarbeitet [3]. Dabei schen Systemen auf Handelsvertreter- reitzustellen. Bei Nutzung der mobilen konnten drei grundlegend unterschied- und Herstellerseite. Sofern schon ERP- Multilieferanten-Vertriebsplattform durch liche Lösungsansätze aus Hersteller Sicht Funktionalität dem herstellereigenem Handelsvertretungen werden zukünftig identifiziert werden: Vertriebsaußendienst mobil zur Verfü- alle für Handelsvertretungen notwendige gung gestellt wird, kann diese Funktiona- IT-Funktionalität modulbasiert als Dien- Handelsvertreterseitiges lität für Handelsvertretungen angepasst ste angeboten, so dass die Administration ERP-System: und angeboten werden. Nachteil dieses von IT-Systemen seitens Handelsvertre- Lösungsansatzes ist allerdings, dass eine tungen reduziert wird bzw. entfällt und In diesem Lösungsansatz wird ein Handelsvertretung für jeden zu vertre- diese sich damit verstärkt auf ihre ver- ERP-System auf Seite der Handelsver- tenden Hersteller ein eigenes System ein- trieblichen Kernaufgaben konzentrieren tretung eingeführt und an die vorhan- führen, kennen lernen und nutzen muss. können. denen ERP-Systeme bei Herstellerun- Ebenso ist dieser Lösungsansatz nicht Für den Erfolg der Vertriebsplattform ternehmen angebunden. Dies hat den multilieferantenfähig und bietet damit gilt eine einfache Integration von IT-Sy- Vorteil, dass die Handelsvertretung das weitere Optimierungspotenziale.