GUS-OS Archiv - Elektronische Archivierung

GUS-OS Archiv Intelligente Archivierung GUS-OS GUS-OS Archiv verbindet Daten mit Dokumenten Die Informationsflut in Unternehmen nimmt nach wie vor zu. Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten geht nicht in der Ohne IT-Unterstützung ist deren Ablage und Sortierung heute Masse der Informationen unter, sondern wird konkreten kaum mehr effizient zu realisieren. Allerdings sind nur 30 Prozessen zugeordnet. So erhöht GUS-OS Archiv die Aussage- Prozent dieser Informationen strukturiert, also konkrete kraft von Daten und Dokumenten, verbessert die Transparenz Daten wie zum Beispiel Preise oder Stückzahlen. Bei 70 Prozent im Unternehmen deutlich und liefert dem Management eine handelt es sich um Dokumente, die zu Geschäftsprozessen fundierte Basis zur Entscheidungsfindung. anfallen (Texte, Bilder, E-Mails) und entsprechend abgelegt werden müssen. Diese Entwicklung verändert auch die Anfor- Volle ERP-Integration derungen an Archivlösungen. GUS-OS Archiv ist die ideale Ergänzung des GUS-OS Leistungs- Und genau hier unterscheidet sich GUS-OS Archiv von her- spektrums für Aufgaben im Bereich Archivierung und Doku- kömmlichen Anwendungen. Die Software verbindet Daten mentenmanagement. Die modular aufgebaute Lösung ist voll mit Dokumenten und ermöglicht neben den üblichen Ablage- in das ERP-System der GUS Group eingebunden und kann funktionen eine prozessgeführte Archivierung. Wichtige direkt aus den gerade aktuellen Arbeitsabläufen (Workflows) heraus aktiviert werden. So sind Dokumente wie Herstel- lungsanweisungen, Lieferantenbewertungen oder Qua- litätszertifikate überall schnell verfügbar und können den ERP-Daten direkt zugeordnet werden. Kommt es zu Änderungen im Prozess, müssen diese durch das einheit- liche Workflow-Management nur einmal durchgeführt werden. Das spart Zeit, Kosten und minimiert Fehler. Komfort und Sicherheit: Split Screen Ein weiteres Highlight ist die Möglichkeit, Dokumente und zugehörige Daten parallel auf dem Bildschirm dar- zustellen. GUS-OS Archiv zeigt die archivierten Doku- mente zusammen mit den GUS-OS Funktionen auf einem geteilten Bildschirm (Split-Screen) an: So erhält der Anwender Einsicht in die Dokumente und kann Split-Screen: ERP-Daten und prozessrelevante Dokumente auf einen Blick gleichzeitig den Geschäftsprozess bearbeiten. genial einfach — einfach genial GUS-OS Archiv Einfach abgelegt — schnell gefunden Nutzen für viele Nutzer GUS-OS Archiv archiviert die Druckausgaben (PDF-Dateien) Die verwertbare Datenbasis für die Entschei- von GUS-OS Anwendungen und erfüllt dabei gesetzliche und dungen des Managements wird deutlich institutionelle Archivierungsanforderungen. Die Geschäfts- breiter. daten werden automatisch indexiert, das heißt: sicheres Auf- finden, keine Beeinflussung von ERP-Prozessen und geringe Vertriebsmitarbeiter beim Kunden vor Ort Belastung der Datenbank. können Dokumente, die die Akquise erfolg- reich machen, suchen und anzeigen. Die Lösung stellt eine leistungsfähige Volltextsuche zur Ver- fügung, bietet eine zuverlässige Speicherung und die Gewähr, Die Qualified Person gemäß AMWHV* dass Dokumente im Original erhalten bleiben — revisionssicher. erhält Unterstützung bei der Archivierung. Denn der Zugriff aus dem Archiv erfolgt nie auf die Originale. Zwischendateien werden nicht erzeugt. Dazu nutzt die Soft- Das Controlling kann Prüfinstanzen und ware eine direkte Binärübertragung zwischen Datenbank und Finanzinstanzen optimal mit Informationen Browser sowie Binary Large Objects (BLOBs). bedienen. GUS-OS Archiv erfüllt gesetzliche und institutionelle Archivierungsanforde- Automatisierte Ordnung rungen. Dokumente können auch geordnet, im Sinne von Aktenordnern, Verzeichnisstrukturen oder Dossiers, zur Verfügung gestellt werden. Die entsprechende Einordnung eines Dokumentes in eine Ablagestruktur wird parametrisch im Dokumententyp- satz vorgegeben und erfolgt daraufhin automatisch. Eine in GUS-OS Archiv angelegte Kundenakte kann beispiels- weise nach Kunde, Jahr und Monat strukturiert sein und dann jeweils alle Belege des jeweiligen Zeitraums chrono- logisch bereitstellen. Die Volltextsuche findet alle Dokumente, welche den Suchbegriff enthalten. Per Klick können die Suchergebnisse dann geöffnet und ausge- druckt werden. *Arzneimittel- und Wirkstoffherstellungsverordnung GUS Group AG & Co. KG Bonner Straße 172-176 50968 Köln Tel.: 0221 37659-0 Fax: 0221 37659-167 www.gus-group.com 0808 d4.036 GUS-OS Archiv