Heute schon können, was morgen gefragt ist Strategische Betrachtungen zur Wahl des richtigen ERP-Systems für Dienstleistungsorganisationen

Heute schon können, was morgen gefragt ist Strategische Betrachtungen zur Wahl des richtigen ERP-Systems für Dienstleistungsorganisationen 2009 „Wir stellen sicher, dass Organisationen und Unternehmen, die einem permanenten Wandel unterliegen, diesen erfolg- reich gestalten und managen können. Dadurch geben wir unseren Kunden enorme Sicherheit! Sie können Veränderungsprozesse erfolgreich realisieren, auch wenn sie diese heute noch nicht kennen.” Die Suche nach der richtigen ERP-Lösung ist eine komplexe Aufgabe und ein oft langwieriger und abstimmungsintensiver Prozess. Mit diesem Beitrag wird der Blick auf wichtige Aspekte der Entscheidungs- findung gelenkt. Dieser Essay richtet sich Inhalt an Personen in serviceorientierten Unternehmen und Organisationen, die in den Entscheidungsprozess für eine optimale ERP-Lösung involviert sind. Summary 4 Agresso: ERP with NO Expiration DateTM 5 Hohe Erwartungen an ERP 6 Unscharfe Verwendung des ERP-Begriffs 6 Ausweitung des Ursprungsystems auf andere Branchen 6 Die Dominanz der Marke 7 Entscheidungsfaktor Flexibilität 7 Kaufverhalten von Gruppen und Organisationen 7 Teure Kaufentscheidung: Monolithische Systeme 9 Flexibilität und niedrige Folgekosten sind gefordert 9 In Zeiten des Wandels sicher agieren 11 ERP in serviceorientierten Unternehmen 11 ERP in der öffentlichen Verwaltung 11 Shared Services Center 11 ERP-Auswahl: Auf die Perspektiven kommt es an 13 Vom Schema zum Szenario 13 Anpassungsfähigkeit und Kosten 13 Agilität aus dem Softwarekern 14 Business-IT-Zusammenarbeit 16 CFO: Vom Controller zum Gestalter 16 Strategiewechsel in der IT: von der Serviceabteilung zum Business Partner 16 Das CFO-CIO Dilemma 16 Gemeinsame Abstimmung zwischen Business und IT 17 IT-Controlling 17 Fazit: Die Lösung heißt Agresso Business World 17 Quellen 19 3 Heute schon können, was morgen gefragt ist Summary Bei der Entscheidung für die richtige ERP-Lösung soll- Traditionell fällt der IT in Fertigungs- und Industrie- te die Anpassungsfähigkeit der Software an sich per- unternehmen eine stärkere Rolle zu als in Service- manent ändernde, äußere Bedingungen (Markt, organisationen. IT-Investitionen, beispielsweise in Mitbewerb, Kunden) und interne Anforderungen Automatisierung und Logistik, sind sehr hoch und (Restrukturierung, Erweiterungen, Change Manage- werden von der IT verantwortet. Dort, wo die Wert- ment) die zentrale Rolle spielen: schöpfung überwiegend durch Menschen stattfindet wie bei Dienstleistern und öffentlichen Verwaltungen, Im dynamischen Umfeld müssen die Anwender weit- haben die Finanzsysteme die zentrale Bedeutung; die gehend selbst in der Lage sein, im täglichen Betrieb Entscheidung für das ERP-System wird daher häufig des Systems die Geschäftsprozesse schnell, ohne vom Finanzmanager getroffen. großen Aufwand und damit zu geringen Kosten opti- mal an strategische Entscheidungen und operative Agresso Business World bedient optimal die Aktivitäten anzupassen. Systeme, die ursprünglich in Interessen beider Ressorts. Einerseits sorgt ihre der industriellen Produktion eingesetzt und später auf Agilität nach der Implementierung für optimales andere Branchen, wie z.B. den Dienstleistungsbe- Handeln des Finanzmanagers, während andererseits reich, übertragen wurden, können in der Regel diese die IT sich niedrige TCO (Total Cost of Ownership) auf von Anwendern geforderte Flexibilität zu niedrigen die Fahnen schreiben kann. Die ERP-Lösung ist für Kosten nicht oder nur unzureichend erbringen. So ein erfolgreiches Business-IT Alignment das ideale wird mit der Neuanschaffung der ERP auch überwie- Instrument, da alle anstehenden Änderungen in einem gend das Ziel „Senkung der Kosten“ auf Prozessebene gemeinsamen Prozess zwischen CFO und CIO ent- verbunden und dem Modellieren, Automatisieren und wickelt und unmittelbar in das System integriert wer- Optimieren von Unternehmensprozessen großes den können. Gewicht beigemessen. Generell weisen Befragungen und Marktanalysen deutlich auf die Diskrepanz von Erwartungen an die ERP-Lösung und deren Erfüllungsgrad hin. Offensicht- lich werden (oder wurden) in vielen Unternehmen sub- optimale Entscheidungen getroffen. Neben anderen Gründen sind dafür im Wesentlichen die undifferenzierte Verwendung des Begriffs ERP, die starke Fokussierung auf Funktionen anstatt auf Prozesse und das (noch) unzureichende IT-Business- Alignment in vielen Organisationen verantwortlich. Die ursprünglich für industrielle Produktionsprozesse ausgelegte und auf andere Branchen („Eine für Alle“) übertragene ERP-Software ist im Vergleich zu der auf die Branche zugeschnittenen ERP-Lösung deutlich im Nachteil. So zeigen Vergleiche der Anpassungsfähig- keit zwischen den Anbietern monolithischer Systeme wie SAP und ORACLE mit Agresso die überragenden Vorteile des Branchen-Spezialisten. Sollen Änderungen vorgenommen werden, dann ist bei monolithischen ERP-Systemen stets ein Eingriff durch teure, externe Berater nötig. Bei Agresso hingegen können Anwender ihre Anpassungen direkt und ohne weiteren Aufwand selbst vornehmen. 4 Heute schon können, was morgen gefragt ist Agresso ERP with NO Expiration DateTM Serviceorientierte Organisationen sind durch den ten Wandel erfolgreich zu managen und schnell und wachsenden Radius ihrer Aktivitäten (national-interna- kostengünstig auf Veränderungen zu reagieren. Die tional-global) bzw. die ständige Ausdehnung ihres Anwender können Änderungen selbstständig vorneh- politischen und administrativen Zugehörigkeitsbe- men, die Folgekosten des ERP-Einsatzes sind des- reichs (Region, Nationalstaat, Europäische Union, halb äußerst gering. Im Vergleich mit anderen Weltwirtschaftsordnung) immer größeren Einflüssen, Systemen verursacht Agresso die geringsten Total Abhängigkeiten und Regelungen unterworfen. Cost of Change (TCC). Diese Kenngröße fokussiert direkt auf die Kosten, die durch notwendige Anpas- Sie müssen sich schneller denn je den aktuellen sungen der ERP im laufenden Betrieb anfallen. Sie ist Gegebenheiten und den sich abzeichnenden Ent- damit für die ERP-Auswahl ein entscheidender wicklungen anpassen. Ihr Handeln orientiert sich vor- Parameter, schafft sie doch Transparenz darüber, ob rangig an den Kunden- bzw. Bürgerwünschen und und zu welchen Kosten das System die dringend deren Nutzen. Der Kunde/Bürger liefert dafür den notwendigen unternehmerischen Entscheidungen Gegenwert in Form von Umsatz, Gebührenauf- ermöglicht. kommen oder Wahlstimme. Er beeinflusst damit unmittelbar Inhalt und Tempo des Wandels. Die Agresso Position wird im Folgenden aus Fakten, Meinungen und Einschätzungen aus dem Markt unter- Die Suche nach der richtigen ERP-Lösung ist vor die- mauert. sem Hintergrund die Suche nach einem Instrument, das den Anpassungsprozess der eigenen Organi- sation an die sich permanent verändernden Markt- bedingungen ermöglicht – und zwar so, dass für die eigene Organisation der vergleichsweise höchste Nutzen erzielt wird. Berücksichtigt werden muss dabei neben den Marktparametern auch die aktuelle Lage der eigenen Organisation und deren geplante Entwicklung.