Immer schön sauber bleiben!

Immer schön sauber bleiben! Frühlingsfrisch und zitrus-aktiv: godesys SO: Business Software sorgt bei den Geschäftsprozessen des Reinigungsmittel-Herstellers Budich für Durchblick Von Ute Zimmermann * Jeder von uns hat sie schon tausendfach gesehen - in Krankenhäusern, Hotels, auf Flughäfen oder bei der guten Fee, die täglich die Büroräume reinigt. Die Rede ist von den kleinen Wägen, mit denen die Fenster- und Fußbodenreinigungspasten und -flüssigkeiten, die Duft- und Waschgele, Desinfizierer oder die Spülmaschinen- Tabs durch die Büros und über die Flure befördert werden. Dass diese nicht nach Zufallsprinzip im Supermarkt nebenan besorgt werden, wenn die Flasche mit dem Spülmittel nur noch müde blubbert, ist klar. Hält man sich vor Augen, wie viele dieser kleinen Helfer auf vier Rädern allein in Deutschland bei Gebäudereinigern, in Konzerthallen, Sportarenen, in den Kaufhäusern, Hotels und in allen öffentlichen Einrichtungen durch die Gegend geschoben werden, und vor allem: wie viel dieser Reinigungs-, Pflege-, Desinfektions- und Körperpflegemittel sie transportieren, dann werden die Dimensionen schnell klarer. Die Komplexität, was Produktion, Lagerung und Bevorratung und nicht zuletzt die gesamte Warenwirtschaft dieser Reiniger angeht, auch. Zahlenspiele 50.000 T - in Worten: fünfzigtausend Tonnen Flüssigreinigungsprodukte werden in der Budich Unternehmensgruppe pro Jahr von ca. 150 Mitarbeitern im westfälischen Hiddenhausen und in der Lutherstadt Wittenberg hergestellt, dazu noch mal die gleiche Menge an festen Reinigungsprodukten, 500 Millionen Reinigungs-Tabs, 2.500 Tonnen Duftgele, 50 Millionen WC-Steine und 22 Millionen Reiniger für die Wasserkästen. Gelagert werden diese (Un)mengen an Material an 5 Haupt- und 15 Nebenlagerorten, beispielsweise bei Lohnabfüllern. Vier Logistik- Dienstleister und mindestens ebenso viele Speditionen sind im ständigen Einsatz, etliche LKWs fahren täglich die jeweiligen Produktionsstandorte an. Aus einem Warenbestand im Gegenwert von 4 Millionen Euro an Verpackungen, Roh-, Halb- und Fertigware, bestehend aus ca. 2.500 Basisstoffen, entstehen täglich 250.000 Stück Reinigungsprodukte. Dass Produktionsstätten, Läger, die Logistik und der Versand dabei standortübergreifend naht- und lückenlos aufeinander abgestimmt sind, versteht sich von selbst. Ach ja: Produktionsaufträge unter 1.000 kg oder unter 1.000 l werden gar nicht erst angenommen, die üblichen Auftragsgrößen belaufen sich zwischen 1.000 kg bis zu 12 Millionen Stück eines einzigen Artikels. Irgendwelche produktionstechnischen oder warenwirtschaftlichen Fragen? Organisation ist alles Ohne eine gute Organisation ginge hier gar nichts, und so werden die klaren Strukturen der Budich Unternehmensgruppe schon bei der Zuordnung der Aufgabenbereiche und Aktivitäten der drei angeschlossenen Firmen deutlich: über allen steht die Budich GmbH, sie ist als Holding für die Unternehmensstrategie, die Finanzen der gesamten Gruppe und für das Controlling zuständig. Die 2003 aus der Akquisition der Purgatis Marketing GmbH mit dem eigenen Kleen Produktionsgeschäft entstandene Kleen Purgatis GmbH kümmert sich um Vertrieb und Service von Reinigungs-, Pflege-, Hygiene- und Desinfektionsprodukten für institutionelle Großverbraucher und bietet darüber hinaus ganzheitliche Lösungen in Hygiene- und Reinigungsaufgaben. Die Budich International produziert alle Flüssigprodukte der Unternehmensgruppe, beherbergt die Forschung und Entwicklung, ist als produzierender Partner für industrielle Großunternehmen tätig und stellt für den Endverbraucher Private Label-Produkte her - also Produkte, die dann von Discountern oder Supermarktketten vertrieben werden. Dritter im Bunde ist die Oro Produktions GmbH, die alle festen Produkte (Pulver, Tabletten und Gele) herstellt und sich der Lohnfertiger annimmt. Wie immer: es kommt auf das Rezept an Fangen wir vorn an. Am Anfang steht die Entwicklung der einzelnen Produkte, und die geschieht ausgerichtet auf die Marktanforderungen, nach gründlicher Beobachtung von Mitbewerbsprodukten und natürlich auch nach Kundenanforderung. Das Labor erstellt dafür pro Produkt eine eigene Rezeptur, die in ausführlichen Tests und Untersuchungen zur Produktionsreife gebracht und dann freigegeben wird. Und genau hier ist einer der Erfolgsbausteine der Budich Produktions-, Lager- und Lieferkette begründet: in einem vom Hüllhorster Systemhaus Opal entwickelten und auf der SO: Business Software des Mainzer ERP-Herstellers godesys AG aufsetzenden Rezepturverwaltung. „Jedes Reinigungsmittel hat seine eigene Rezeptur, und da sich aufgrund von Marktentwicklungen, also von Vorlieben beispielsweise für Gerüche, Produktzusammensetzungen oder auch für das Aussehen der Produkte immer mal wieder andere Präferenzen ergeben, ändern sich zwangsläufig pro Produkt auch die Rezepturen. Dabei halten wir selbstverständlich nicht nur jeweils die Rezeptur- Historie, also die unterschiedlichen Rezeptur-Versionen fest, wir müssen auch wissen, wie viele Basisstoffe in welcher Konzentration verarbeitet wurden“, so Thorsten Meier, Projektleiter im Hause Budich und hier von der Entwicklung bis zur Faktura für das komplette Prozessketten-Management zuständig. Zur Zeit werden übrigens gerade rund 500 verschiedene Produkte produziert und vertrieben, für die etwa 2.000 unterschiedliche Rezepturen „aktiv“ seien, also aktuell Gültigkeit haben. Reichweitenplanung ohne böse Überraschungen Ralf Siebrasse, Geschäftsführer des die Budich-Gruppe betreuenden Systemhauses Opal und Entwickler der Rezepturverwaltung: „Pro Rezepturversion werden dabei nicht nur die Ingredienzien akribisch notiert, sondern auch Zusatzinformationen wie unter anderem Kalkulationsdaten, Produktionsinformationen, Produktabhängigkeiten, oder auch die Reichweitenplanung der Basisstoffe. Wir haben Formeln entwickelt, die errechnen, wie viel Rohware benötigt wird und wie viel Halbfertigware produziert sein muss, um binnen kürzester Zeit eine bestimmte Produktionsmenge beispielsweise von Handseife herstellen zu können.“ Aber auch die gesamte Produktionsdauer, ihr Vorlauf oder die Tagesproduktionen pro Produkt werden errechnet. „Das gesamte Thema Reichweitenplanung bei Budich haben wir bestens im Griff“, so Siebrasse: „Wir kennen die Produktionsvorgaben und ihre Dispositionen, wir haben Kennzahlen für Engpass- oder Überproduktionen. Wir kennen die genauen Produktionsmengen pro Produkt der vergangenen zwei Jahre und stellen diese Mengen den tatsächlich abverkauften Artikeln gegenüber. So können wir komfortabel und bequem feststellen, wovon wir mehr produzieren müssen, wovon weniger, und auch, welches Produkt eventuell vom Markt genommen werden sollte“. Was für den Budich-Projektleiter Meier auch noch ausschlaggebend ist: „Um sauber produzieren und auch richtig kalkulieren zu können, brauchen wir Stücklisten, in denen festgehalten wird, welche Inhaltsstoffe bei welcher Produktgruppe in welcher spezifischen Dichte enthalten sind. Da wir fast ausschließlich mit chemischen Basisstoffen arbeiten, müssen wir die chemischen Reaktionen der einzelnen Produkte in ihrer spezifischen Zusammensetzung und bei speziellen Produktionsverfahren kennen, und dies ist zu einhundert Prozent gewährleistet.“ Durchblick mit Weitsicht Die hier beschriebene Transparenz zeichnet nicht nur die Rezepturverwaltung aus, sondern das ganze warenwirtschaftliche System der godesys SO: Business Software. 25 ERP-Arbeitsplätze gibt es bei den Reinigungsexperten, mit Hilfe derer Einkauf, Bestands- und Artikelverwaltung, Auftragsverarbeitung, Produktion und Kalkulation sowie Statistiken, das gesamte Rechnungswesen, die Lohn- und Finanzbuchhaltung und alle Umsatz- und Absatzzahlen gestemmt werden. godesys-Chef Godelef Kühl: „Diese doch sehr komplexe Anwendung bei Budich ist ein sehr gutes Beispiel dafür, dass ein ERP-System immer nur ein Tool sein kann und niemals ein strategisches Werkzeug. Sind wie in diesem Falle die Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende gut durchdacht und sauber aufgesetzt und spiegeln die hausinternen Abläufe wirklich wider, anstatt sie zu verbiegen, dann tut ein ERP-System genau das, was es tun soll: es erleichtert Abläufe erheblich, bringt jede Menge Einsparpotenzial, da redundante Arbeiten entfallen, und es gibt dem Unternehmer eine bis dato nie gekannte Transparenz. Meinrad Budich ist ein kluger Geschäftsmann und klar im Vorteil, denn er weiß zu jeder Zeit auf den berühmten Knopfdruck, wo er mit seinem Unternehmen steht.“ Und dass, obwohl pro Jahr gut und gerne 10.000 Lieferscheine (Komplett- und Teillieferungen) und ebenso viele Rechnungen das Haus verlassen. Die Zufriedenheit mit dem ERP-System und den so aufgesetzten Geschäftsprozessen (Meier: „Bei uns klopfen immer wieder Systemhäuser und ERP-Hersteller an, aber wir wollen nur Opal und godesys“) wird demnächst übrigens unternehmensübergreifend sein, denn mit Hilfe des SO: BizCon (Business Connector) werden über Schnittstellen die Logistik-Dienstleister in die automatisierte Prozesskette eingebunden werden, und Aufträge und Bestellungen von Kunden und Lieferanten werden nach und nach elektronisch via EDI abgebildet werden. Dann können noch mehr Knöpfe gedrückt werden, die auf Anhieb Transparenz schaffen und Freude bereiten. * Ute Zimmermann ist freie Journalistin in Wiesbaden