Neuausrichtung der Finanzprozesse durch prozessorientierte SAP® ERP-Einführung

Kundenreferenz Universität Bielefeld | Hochschulen | IDS Scheer Consulting NEUAUSRICHTUNG DER FINANZPROZESSE DURCH PROZESSORIENTIERTE SAP® ERP-EINFÜHRUNG Herausforderung Für die Umstellung vom kameralistischen auf das kaufmännische Rechnungs- wesen suchte die Universität Bielefeld einen prozessorientierten Ansatz. So sollte von vorneherein sichergestellt werden, dass die künftige Lösung für das Finanzmanagement den spezifischen Anforderungen der Universität enspricht. Die Universität Bielefeld wurde 1969 mit Lösung explizitem Forschungsauftrag und Für die prozessorientierte Neuausrichtung des Finanzmanagements wählte die hohem Anspruch an die Qualität einer Uni Bielefeld als Beratungspartner IDS Scheer Consulting. Deren Expertise forschungsorientierten Lehre gegründet. wurde schon im Vorfeld für Istanalyse und Sollkonzeption sowie die Auswahl Seitdem steht die Entwicklung der der entsprechenden ERP-Lösung genutzt. Nach der Entscheidung für SAP ERP Universität unter dem Leitbild der Interdisziplinarität. Heute bieten 13 übernahm IDS Scheer Consulting auch Schlüsselfunktionen im Einführungspro- Fakultäten den etwa 17.500 Studieren- jekt, zum Beispiel als ständiges Mitglied der Gesamtprojektleitung, bei den in 80 Studiengängen ein differen- Integrations-, Risiko- und Qualitätssicherungsmanagement sowie dem Change ziertes Fächerspektrum in den Geistes-, Management der gesamten Veränderungsprozesse. Natur-, Sozial- und Technikwissenschaf- ten. An der Universität Bielefeld sind Erfolge rund 2.600 Mitarbeiter beschäftigt, darunter circa 1.480 Wissenschaftler. • Erfolgreiche SAP-Einführung im vereinbarten Zeit-, Kosten- und Qualitätsrahmen. • Zuschnitt der Standardlösung auf die spezifischen Anforderungen der Universität Bielefeld. • Hohe Steuerungstransparenz und Ressourcenorientierung im universitätsweiten Finanzmanagement. • Etablierung einer langfristigen Partnerschaft zwischen Uni Bielefeld und IDS Scheer Consulting für die kontinuierliche Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse und der SAP-Lösung. Get There Faster.TM „Die Zusammenarbeit mit IDS Scheer Consulting war erfolgreich. Nicht umsonst hat sich über die SAP ERP-Ein- führung hinaus zwischen uns eine langfristige Partnerschaft für die kontinuierliche Weiterent- wicklung unserer finanzrelevanten Geschäftsprozesse entwickelt.“ Frank Spiekermann, Projektleiter, Universität Bielefeld, Deutschland Moderne Finanzprozesse für Forschung „Integrierte Finanzsoftware“ geschaffen, an deren „Die Zusammenarbeit mit IDS Scheer Consulting und Lehre Ende schließlich SAP ERP den Zuschlag erhielt. hat sich bei der prozessorientierten Neuausrich- Mit dem Hochschulfreiheitsgesetz hat das Land „Bereits hier zahlte sich das prozessorientierte tung unserer Finanzprozesse vollauf bewährt und Nordrhein-Westfalen seinen Hochschulen weit Vorgehen aus, weil wir aufgrund des hohen den Grundstein für eine langfristige Partnerschaft reichende Spielräume für eigenverantwortliches Detaillierungsgrads unserer eigenen Anforderun- gelegt“, resümiert Spiekermann. Handeln eingeräumt. Damit einher gehen gen auch mit großer Sicherheit diese Entschei- allerdings auch Pflichten hinsichtlich Wirtschaft- dung treffen konnten“, bestätigt Klapper. ERFOLGSFAKTOREN lichkeit und Kostentransparenz in Forschung und Lehre. Der Universität Bielefeld war frühzeitig klar, Beratungskompetenz in Schlüsselpositionen • Beratungs-, Umsetzungs- und Branchen- dass sie diese Herausforderung nicht mit Hilfe des der ERP-Einführung Know-how von IDS Scheer Consulting bisherigen kameralistischen Rechnungswesens Im Detail betraf die etwa neunmonatige • ‚ARIS Design Platform‘ für Geschäfts- bewältigen könnte. Ebenso klar war allerdings Einführung folgende Anwendungskomponenten: prozessmodellierung und –management auch, dass die erforderliche Neuausrichtung der Finanzprozesse nicht einfach mit dem Kauf einer • Kaufmännisches Rechnungswesen mit Finanz- kaufmännischen Standardsoftware zu bewerkstel- und Anlagenbuchhaltung, Kosten- und ligen sein würde. Leistungsrechnung, Drittmittelmanagement; Take the next step to get there - faster. • Beschaffung mit Einkauf und webgestützter Entscheidung für ein prozessorientiertes Katalogbeschaffung; ÜBER SOFTWARE AG Software AG ist weltweit führend im Bereich Business Vorgehen • Personal mit Personalkostenplanung und Process Excellence. Seit über 40 Jahren steht unser Name „Wir wollten von vorneherein sicherstellen, dass –prognose sowie für Innovation: Adabas, die erste transaktionale Hochleistungsdatenbank, ARIS, die erste Plattform zur unser tatsächlicher Bedarf erfüllt wird“, erläutert • eine DMS-/Workflowgestützte Lösung für die Analyse von Geschäftsprozessen, und webMethods, der Frank Klapper, CIO und Mitglied der erweiterten elektronische Rechnungsbearbeitung. erste B2B-Server und die erste SOA-basierte Integrations- Projektleitung. „Insofern entschieden wir uns für plattform. Wir liefern unseren Kunden Produkte, Lösungen und Services für das Management von Geschäftsprozessen eine prozessorientierte Vorgehensweise, die Berater von IDS Scheer Consulting waren während (BPM), die sich durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit bei zunächst unsere eigenen strategischen Hand- der gesamten Dauer des Einführungsprojekts in niedriger Total-Cost-of-Ownership auszeichnen und die vollständige Lieferkette abdecken. Unsere branchenführen- lungsfelder analysiert, dann die Sollkonzeption der Schlüsselfunktionen aktiv – als Mitglied der den Marken ARIS, webMethods, Adabas, Natural, entsprechenden Geschäftsprozesse entwickelt und Gesamtprojektleitung, für Integrations- und CentraSite und IDS Scheer Consulting fügen sich zu einem daraus die für uns passenden Anforderungen an Risikomanagement und die Qualitätssicherung der einzigartigen Portfolio zusammen. Wir bieten Software und Services für den Entwurf von Prozess-Strategien sowie das eine künftige ERP-Lösung ableitet.“ Um hier alles implementierten SAP ERP-Lösung. Besonders hebt Design, die Implementierung und die Überwachung von richtig zu machen, entschied sich die Uni der zuständige Projektleiter Frank Spiekermann Prozessen; SOA-basierte Integration und Datenmanage- ment; prozessgesteuerte SAP-Implementierung sowie Bielefeld, einen in solchen Projekten erfahrenen die Rolle von IDS Scheer Consulting beim Change strategische Prozessberatung und Dienstleistungen. Beratungspartner mit ins Boot zu holen. Die Management hervor.