Prozessmanagement in ERP-Systemen

Prozessmanagement in ERP-Systemen Von Godelef Kühl * Wo man früher in Funktionen gedacht hat, stehen heute die Prozesse im Vordergrund. Aber es ist nicht der Wandel zu serviceorientierten Architekturen, der das Business Process Management (BPM) in den Focus der ERP-Anwender rückt. Business Process Management - oder besser Geschäftsprozessmanagement - wird schon wesentlich länger betrieben, als mancher BPM-Hersteller behauptet. Und auch das Grundziel wurde schon in den Dreißigern des vorigen Jahrhunderts formuliert: es galt, die Unternehmensprozesse so auf den Kunden auszurichten, dass die jeweiligen Unternehmensziele besser erreicht werden konnten. Da man ja bekanntlich nur verbessern kann, was gemessen werden kann, sollte die Schlussfolgerung also die sein, dass das Geschäftsprozessmanagement eigentlich die Königsdisziplin moderner ERP-Systeme ist. Diese These ist erstaunlicherweise mindestens genauso richtig wie falsch. Natürlich steuern Unternehmen ihre Prozesse heute mehrheitlich mit ERP-Systemen. Mit Business Intelligence existiert sogar ein eigener Markt, der auswirft, was die ERP- Systeme an Daten sammeln - ganz gleich, ob betriebswirtschaftliche Kennzahl oder Durchlaufzeit eines Auftrags. Gleichwohl existieren quasi im Paralleluniversum eine Vielzahl an BPM-Tools und Anbietern, die den Unternehmen zumeist das versprechen, was doch eigentlich ein ERP-System leisten müsste. Folgerichtig wird im Mittelstand Prozessmanagement auch eher mit Prozessvisualisierung gleichgesetzt. Dabei versucht man, die Aufgaben oder einzelnen Prozessschritte grafisch darzustellen und mittels Referenzierung mit entsprechenden Formularen oder Checklisten zu Handlungsanweisungen zu verknüpfen. Hierzu werden fast immer konventionelle Flow Chart-Programme verwendet; nur größere Mittelständler experimentieren bereits mit BPM-Suites, die neben der Visualisierung auch die Simulation oder Prozesskostenanalyse thematisieren. Allen jedoch bleibt eine Tatsache gemein: Keiner kann Prozessabläufe grafisch strukturieren und diese dann unmittelbar als Ablaufregel und Konfigurationswerkzeug für das ERP-System verfügbar machen. Zudem entfernt sich BPM durch die zunehmende Spezialisierung immer mehr von den mittelständischen Bedürfnissen. Heute wird BPM eher als ein Methodenmodell zur Modellierung serviceorientierter Architekturen eingesetzt und beschäftigt sich damit viel häufiger mit der Visualisierung von Daten und Systemabläufen als mit den aus der QM bekannten Welt der Ablaufdiagramme. BPM erhält damit eine Abstraktionsebene, die von den meisten schlicht nicht mehr verstanden wird. Dies verdeutlicht ein einfacher Vergleich zwischen einem Visio-Chart und einer BPML- Prozessgrafik (Business Process Modeling Language). Die Vorteile von BPML und vergleichbaren Methoden liegen sicherlich im ganzheitlichen Ansatz bei der Entwicklung eines Informationssystems, da eben nicht nur Zustände, sondern auch Unterprozesse und Transaktionen abgebildet sind. All das braucht aber ein Mittelständler selten. Die Entscheidung für das ERP-System ist bereits gefallen, somit sind auch die wesentlichen Funktionen und Daten bereits qualitativ vorhanden. Prozessmanagement kann aber nur dann erfolgreich betrieben werden, wenn der Gleichklang aus Entwurf, Umsetzung und Messung der Ergebnisse auch beherrschbar ist. godesys hat in seinem ERP-System bereits seit ca. neun Jahren eine eigenständige Technologie namens SO: Smartflow implementiert, die es erlaubt, die Prozesse direkt in der ERP-Umgebung zu visualisieren und mit Regeln und Methoden zur Abarbeitung zu verknüpfen. Das Unternehmen verfügt also über einige Erfahrungen bei der prozessgestützten Einführung. Dabei sind zwei Dinge besonders augenfällig: Neben dem eigentlichen Prozessdesign ist vor allem die Prozessberechtigung ein wesentlicher Anspruch des Mittelstands. Beispiele hierfür sind eine Auftragsfreigabe erst nach erfolgter technischer Prüfung oder aber Lieferfreigaben nach Kreditlimitcheck des Kunden. Den Anwendern ist insbesondere wichtig, dass diese Zugriffsregeln von den jeweils Bereichsverantwortlichen, und nicht etwa von der IT konfiguriert werden. Und zum zweiten bleibt der Anspruch bestehen, dass das System über ein grundsätzliches Funktionsmodell auch ohne langwierige Customizing-Phase in Betrieb genommen werden kann. Der Wunsch nach Workflow und Automatisierung trifft also nur besonders sensible Abläufe, wie z.B. auf den Kunden ausgerichtete Kernprozesse. Schnelle Einführungszeiten und ein verständliches Prozessmodell überragen den Wunsch nach Standardisierung. Der Ansatz der Steuerung über Statusdiagramme hat sich in der mittelständischen Praxis als deutlich pragmatischer herausgestellt und seine Praxistauglichkeit in mehr als 100 Einführungsprojekten bereits bewiesen. Die Gründe dafür sind recht einfach: die Darstellung ist für den in Informatikprozessen nicht trainierten mittelständischen Organisationsverantwortlichen einfach erlernbar und damit auch in schnelle Erfolge umzusetzen. Gleichzeitig bieten Statusdiagramme einfache Möglichkeiten, Protokollierungen zu Freigaben (Userberechtigungen) und Messpunkte für Abläufe (Prozesskostenkontrolle) quasi als Abfallprodukte direkt aus dem Prozessdesign zu schaffen. Im Mittelstand wird Prozessvisualisierung eben vornehmlich zur Qualitätssicherung und Ablaufsteuerung eingesetzt. * Godelef Kühl ist Gründer und Vorstandsvorsitzender des ERP-Herstellers godesys AG mit Hauptsitz in Mainz und einer Niederlassung in Glattbrugg.