Purchase2Pay: ELO im Einkaufsprozess

Purchase2Pay: ELO im Einkaufsprozess Arbeitsabläufe Automatisieren von der Bestellung bis zur Rechnung Herzlich Willkommen! Jörg W. Deppe Leitender Berater ELO Digital Office GmbH Jörg W. Deppe - 1 P2P Grundlagen: Der Einkaufsprozess • Der Prozess: – Ich bestelle eine Ware – Sie wird geliefert – Ich bekomme eine Rechnung – Ich bezahle die Rechnung • Soweit so gut, … • ABER! Was ist mit: – Vergleichen von Angeboten? – Rahmenverträgen? – Kontrolle der Lieferung(en)? – Kontrolle der Rechnung? – etc… DEN allgemeingültigen Einkaufsprozess gibt es nicht, er ist so individuell wie IHR Unternehmen!!! Jörg W. Deppe - 2 P2P Grundlagen: Der Einkaufsprozess • Betrachtung des Einkaufsprozesses in drei unterschiedlichen Kategorien: – Kleinunternehmen – Mittelstand – Konzern • Aufteilung des Prozesses in Phasen: – Angebotsphase – Bestellphase – Lieferphase – Rechnungsphase Zeigen, wo und wie ELO in diesen Bereichen IHRE Prozesse automatisieren kann!!! Jörg W. Deppe - 3 P2P: ELO im Einkaufsprozess Kleinunter- nehmen Jörg W. Deppe - 4 P2P Definitionen: Kleinunternehmen • In der Regel: – 1 bis 10 Mitarbeiter – Vom Inhaber selbst geführt – Inhaber arbeitet selbst mit – Rechtsformen: GbR, e.K., Einzelunternehmen, etc. • Zum Beispiel: – Handwerker – Vertreter – Selbständige • Organisation: – Finanz- und Lohnbuchhaltung macht der Steuerberater – Ausgangsrechnungen werden mit Textverarbeitung oder mit Kleinst-ERP-Software geschrieben Kaum (interne) Prozesse zu organisieren. Aufgabe für ELO: Organisiere meine Dokumente!!! Jörg W. Deppe - 5 P2P: ELO im Einkaufsprozess Kleinunter- Mittelstand nehmen Jörg W. Deppe - 6 P2P Definitionen: Mittelstand • In der Regel: – 10 bis 1000 Mitarbeiter – Kleinere Mittelständler sind oft Familienunternehmen – Größere Mittelständler sind oft Beteiligungsunternehmen – Abteilungsorientiert – Rechtsformen: GmbH, oHG, KG, (kleine) AG • Zum Beispiel: – Produzenten – Zulieferer für die Großindustrie – Dienstleister – Groß- und Einzelhandel – Öffentlicher Dienst: Kommunale Verwaltungen • Organisation: – Eigene Abteilung für Finanz- und Lohnbuchhaltung – Branchenspezifische ERP-Systeme – Eigene IT-Abteilung Allgemein gültige (interne) Prozesse. Aufgabe für ELO: Verschlanke meine Administration!!! Jörg W. Deppe - 7 P2P: ELO im Einkaufsprozess Kleinunter- Mittelstand Konzern nehmen Jörg W. Deppe - 8 P2P Definitionen: Konzern • In der Regel: – Ab 1000 Mitarbeiter aufwärts – Börsennotierte Aktiengesellschaften – Abteilungsleiter mit Geschäftsführervollmachten – Niederlassungsorientiert, multinational – Rechtsformen: AG, (auch GmbH) • Zum Beispiel: – Großindustrie – Große Dienstleister wie Versicherungen etc. – Öffentlicher Dienst: Ministerien • Organisation: – Stark zergliedert und unübersichtlich – Ausgliederung von Stabsstellen in eigene Firmen – Stark integrierte ERP-Systeme wie SAP, NAV etc. – Extrem heterogene Softwarelandschaft Sehr spezialisierte Prozesse. Aufgabe für ELO: Mission Critical!!! Jörg W. Deppe - 9 P2P: ELO im Einkaufsprozess Kleinunter- Mittelstand Konzern nehmen Angebotsphase Jörg W. Deppe - 10 P2P I: Angebotsphase • Mögliche Tätigkeiten: – Ausschreibungen erstellen – Anfragen bei Lieferanten stellen – Angebote vergleichen – Bedarfsanforderung stellen • Mögliche Dokumente: – Ausschreibungsunterlagen – Lieferantenanfragen – Kalkulationen – Angebote – Testberichte – Zertifikate – Internetrecherchen – Bedarfsanforderungen – Konzepte Jörg W. Deppe - 11 P2P: ELO im Einkaufsprozess Kleinunter- Mittelstand Konzern nehmen Angebotsphase Jörg W. Deppe - 12 P2P I: Angebotsphase im Mittelstand • Beispiel einer Automatisierung der Angebotseinholung mit Hilfe von ELO: – Die Anfrage an den Lieferanten wird im ERP-System erfasst – Sie wird automatisch an den Lieferanten geschickt (per Fax oder Email) – Sie wird im ELO Archiv in einem automatisch angelegten Lieferantenordner abgelegt – Im ELO startet ein Workflow, der überwacht, ob das Angebot des Lieferanten eingegangen ist Jörg W. Deppe - 13 P2P: ELO im Einkaufsprozess Kleinunter- Mittelstand Konzern nehmen Angebotsphase Jörg W. Deppe - 14 P2P I: Angebotsphase im Konzern • Beispiel einer Automatisierung der Bedarfsanfrage mit Hilfe von ELO: – Der Mitarbeiter der Fachabteilung füllt ein standardisiertes Outlook- Formular aus (Email) – Er hängt Angebote der Lieferanten an seine Email und schickt sie an seinen Vorgesetzten – Die Email wird im ELO archiviert – Der Vorgesetzte prüft die Email und entscheidet sich für einen Lieferanten – Die weiter geleitete Email wird auch im ELO archiviert – Ein ELO Serverprozess bucht diese BANF automatisch ins ERP- System ein und leitet sie an den Einkauf weiter Jörg W. Deppe - 15 P2P: ELO im Einkaufsprozess Kleinunter- Mittelstand Konzern nehmen Angebotsphase Bestellphase Jörg W. Deppe - 16 P2P II: Bestellphase • Mögliche Tätigkeiten: – Angebote (nach)verhandeln – Verträge verhandeln und abschließen – Bestellungen erstellen – Lieferfristen festlegen – Sollkonzepte verabschieden • Mögliche Dokumente: – (Rahmen- oder Projekt)Verträge – Bestellungen – Auftragsbestätigungen des Lieferanten – Lieferpläne (Projektpläne) – Konzepte Jörg W. Deppe - 17 P2P: ELO im Einkaufsprozess Kleinunter- Mittelstand Konzern nehmen Angebotsphase Bestellphase Jörg W. Deppe - 18 P2P II: Bestellphase im Kleinunternehmen • Wie bestellt der Kleinunternehmer? Für ELO gibt es hier nicht viel an Abläufen zu automatisieren, ABER: Dokumente sollen archiviert werden, und das kann wiederum automatisiert geschehen (Email-Ablage, Faxintegration etc.) Jörg W. Deppe - 19 P2P: ELO im Einkaufsprozess Kleinunter- Mittelstand Konzern nehmen Angebotsphase Bestellphase Jörg W. Deppe - 20 P2P II: Bestellphase im Mittelstand • Beispiel einer Automatisierung der Bestellung mit Hilfe von ELO: – Die Bestellung an den Lieferanten wird im ERP-System erfasst – Sie wird automatisch an den Lieferanten geschickt (per Fax oder Email) – Sie wird im ELO Archiv in einem automatisch angelegten Bestellordner abgelegt – Im ELO startet ein Workflow, der überwacht, ob die Lieferung des Lieferanten eingegangen ist Jörg W. Deppe - 21 P2P: ELO im Einkaufsprozess Kleinunter- Mittelstand Konzern nehmen Angebotsphase Bestellphase Jörg W. Deppe - 22 P2P II: Bestellphase im Konzern • Beispiel einer Automatisierung der Bestellung mit Hilfe von ELO: – Ein Rahmenvertrag wird im ELO angelegt – Nach erfolgreicher Verhandlung mit dem Lieferanten werden u.a. Liefertemine vereinbart und in die ELO Verschlagwortung eingege- ben – Die Freigabe im ELO erfolgt durch den Vorgesetzten der zugehörigen Fachabteilung – Im ERP-System werden automa- tisch Abrufbestellungen mit den Lieferterminen erstellt – … und dann geht es weiter wie im Mittelstandsprozess Jörg W. Deppe - 23 P2P: ELO im Einkaufsprozess Kleinunter- Mittelstand Konzern nehmen Angebotsphase Bestellphase Lieferphase Jörg W.