Rollout eines SAP-Systems in den USA - Sprung über den großen Teich

Datum: 27. März 2006 Rubrik: Rollout Sprung über den großen Teich Wenn Gesellschaften das Rollout ihres SAP-Systems in die USA vorbereiten, sehen sie sich mit einer Fülle landespezifischer Anforderungen konfrontiert. Der richtige Umgang mit rechtlichen, kulturellen und marktpolitischen Unterschieden auf der anderen Seite des Atlantiks ist der Schlüssel zum Erfolg. Um die Einführung in den USA erfolgreich und doch kostengünstig zu gestalten, sollten Projektteams auf alle verfügbaren SAP-Tools zurückgreifen. Es gilt zu erkennen, wo standardisierte Prozesse möglich und Anpassungen nötig sind. Die Unterschiede fangen beim Steuersystem an. Im Gegensatz zum deutschen Mehrwertsteuersystem wird nach dem „Sales Tax System“ der USA Umsatzsteuer nur beim Verkauf an Endverbraucher erhoben. Die Ermittlung des korrekten Mehrwertsteuersatzes ist kompliziert und hängt davon ab, wohin und an wen verkauft wird. Sind viele Steuersätze im SAP-System abzubilden, reicht die vorhandene Funktionalität eventuell nicht mehr aus. In diesem Fall sollte die Steuersoftware eines zertifizierten Drittanbieters genutzt werden, die sich über das „SAP Sales Tax Interface“ anbinden lässt. Für den US-Steuerabschluss sind bestimmte degressive Abschreibungsformen vorgeschrieben, die der „Internal Revenue Service“ unter dem Begriff „MACRS“ zusammenfasst. Für den Abschreibungsbeginn ist die „Mid-Quarter“-Regel zu beachten: Wurden 40 Prozent der Anlagen im vierten Quartal angeschafft, beginnt die Abschreibung aller Anlagen zur Mitte des Quartals. Eventuell muss der Abschreibungsbeginn nachträglich geändert werden. Als Perioden der Anlagenbuchhaltung sollten deshalb halbe Monate eingerichtet werden. Zur Prüfung dient der SAP-Report „RAUSMQ10“. Als Bestandsbewertungsverfahren fremdbeschaffter Produkte werden hauptsächlich FIFO (First in first out) oder Standardpreis genutzt. Für die Bilanzierung gelten die Bestimmungen der US-GAAP. Um den unterschiedlichen Anforderungen zu begegnen, ist es mit SAP möglich, im gleichen Buchungskreis mehrere parallele Verfahren einzusetzen. Hierfür kann die Special-Ledger-Komponente und ab SAP ERP Central Component (ECC) 5.0 auch das neue Hauptbuch genutzt werden. Bei der Zusammenarbeit mit Personengesellschaften und Freiberuflern ist zu beachten, dass Zahlungen an Selbstständige und Einzelfirmen den Steuerbehörden auf bestimmten Formularen zu melden sind. Manchmal muss ein Einkommensteuersatz einbehalten und direkt an das Finanzamt übermittelt werden. Die SAP unterstützt dies mit der „Withholding tax“-Funktionalität und den Reports „RFKQSU20“, „RFW1099M“, „RFIDYYWT“ und „RFKORS10“. Von Schecks und Mahnungen Die Zahlungsmoral in den USA ist sehr viel schlechter als in Europa. Teilzahlungen und Zahlungsabzüge sind die Tagesordnung. Die Erfassung dieser Transaktionen sollte daher optimiert werden, Kreditlimitprüfung, Kreditmanagement und Auswertungen zum Zahlungsverhalten genutzt Die Zahlungsmoral in den USA ist sehr viel schlechter als in Europa. Teilzahlungen und Zahlungsabzüge sind die Tagesordnung. Die Erfassung dieser Transaktionen sollte daher optimiert werden, Kreditlimitprüfung, Kreditmanagement und Auswertungen zum Zahlungsverhalten genutzt werden. Die Komponenten „Dispute- und Collections-Management“ aus SAP Financial Supply Chain Management bieten Funktionen zur Abwicklung von Klärungsfällen, Anzeige der Zahlungshistorie und der Behandlung von Zahlungsabzügen. Lieferantenzahlungen erfolgen in den USA fast ausschließlich über Schecks, die gedruckt und auf dem Postweg versandt werden. Das Lockbox-System der Banken dient dazu, die Laufzeit von Kundenschecks zu verringern. Die Bank erfasst die eingehenden Kundenschecks elektronisch, diese Datei kann zur automatischen Buchung von Zahlungseingängen und Auszifferung offener Posten genutzt werden. Do you speak English? Ein Rollout in den USA erfordert natürlich die Übersetzung von Dokumentationen, Schulungsunterlagen, eigenentwickelten Programmen, Formularen und Stammdaten. Amerikanische Unterlagen unterscheiden sich aber nicht nur in der Sprache, sondern auch in ihrem Inhalt. Dokumentationen zum Beispiel müssen Prozesse Schritt für Schritt zeigen und ohne weitere Erklärungen klar verständlich sein. So wird den häufigen Arbeitsplatzwechseln und der kurzen Kündigungszeit Rechnung getragen, die eine schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter erfordern. Übersetzt werden müssen aber auch Maß- und Mengeneinheiten. Das US-System kann bei gemeinsam genutzten Stammdaten zu Konvertierungsproblemen, etwa Rundungsdifferenzen, führen. Die Vorteile gemeinsamer Stammdaten, etwa im Materialstamm, sollten dagegen abgewogen werden. Dass die deutschen Teammitglieder für das US-Rollout gute Englischkenntnisse brauchen, ist selbstverständlich. Die richtige Balance zwischen SAP-Know-how und Sprachkompetenz hilft. Gleiches gilt später für den Support. Hier ist auch zu entscheiden, welche Aufgaben ein lokaler Support in der Niederlassung übernimmt und was zentral aus Deutschland betreut wird – eventuell im Schichtbetrieb, denn die Zeitverschiebung von fünf bis zehn Stunden verkleinert das Zeitfenster, in dem Kollegen in den USA und Deutschland zusammenarbeiten können. Auch die verfügbare Zeit für Systemwartung, Backups und Batchjobs verringert sich, da Nutzer nun länger online sind. Eine Basisbetreuung und ein Helpdesk sollten während aller US-Arbeitszeiten zur Verfügung stehen. Nützliche Ressourcen Die SAP bietet eine Fülle nützlicher Ressourcen für einen US-Rollout, etwa die Länderversion samt Dokumentation der US-Besonderheiten, die Globalization Knowledge Base, Hinweise im SAP Support Portal, eine detaillierte Dokumentation zum SAP Sales Tax Interface und die Terminologie-Datenbank. Aber auch wenn alle Details vom amerikanischen Letter-Format bis zum Zahlungssystem beachtet werden, der Projekterfolg hängt wesentlich von der Akzeptanz des Systems in der Tochtergesellschaft ab. Auf keinen Fall sollte der Eindruck entstehen, dass ein europäisches System aufgezwungen wird. Wichtig ist, für die Probleme vor Ort ein offenes Ohr zu haben, die Vor- und Nachteile von landesspezifischen Anpassungen zu diskutieren. Es ist eine gute Idee, frühzeitig lokale Beratungspartner einzubinden. Sie helfen auch bei der schwierigen Entscheidung: „Standardisierung oder Lokalisierung?“ Marco Jordy, ORBIS America Marco Jordy, Diplom-Betriebswirt, ist Vice-Präsident der SAP Finance Consulting Unit bei ORBIS America Inc, Washington. ORBIS ist ein international tätiges Business Consulting Unternehmen mit Hauptsitz in Saarbrücken. Die Kernkompetenzen liegen in der Beratung von kundenorientierten (CRM), unternehmensinternen (ERP / PLM) und lieferantenorientierten Geschäftsprozessen (SRM), unternehmensinterner und -übergreifender Logistik (SCM). Marco Jordy führt seit mehr als 10 Jahren SAP Projekte in den Vereinigten Staaten und Europa durch. Er ist auf die Integration von Finanz- und Logistik-Modulen sowie auf die Durchführung von internationalen Rollouts in multikulturellen unternehmensinterner und -übergreifender Logistik (SCM). Marco Jordy führt seit mehr als 10 Jahren SAP Projekte in den Vereinigten Staaten und Europa durch. Er ist auf die Integration von Finanz- und Logistik-Modulen sowie auf die Durchführung von internationalen Rollouts in multikulturellen Umgebungen spezialisiert.