SIKO GmbH profitiert von schnellen Verbesserungen nach ERP-Einführung

Anwenderbericht Schnellerer Auftragsdurchlauf, weniger Fehlteile, höhere Termintreue: SIKO GmbH profitiert von schnellen Verbesserungen nach ERP-Einführung Mit der Einführung der integrierten ERP-Komplettsoftware proALPHA im Sommer 2007 sparte der baden-württembergische Messtechnikhersteller SIKO GmbH nicht nur bis zu drei Tage pro Durchgang in der Auftragsbearbeitung. Obwohl in der Startphase keine signifikante Erhöhung der Liefertermintreue erwartet wurde, brachte die konsequente Terminorientierung in den verschiedenen Stufen der Disposition doch recht schnell eine deutliche Steigerung auf bis dahin nie erreichte 95 Prozent. Die SIKO GmbH, gegründet 1963, entwickelt und produziert mit rund 170 Mitarbeitern am Stammhaus Buchenbach Längen- und Winkelmesssysteme für den gesamten Maschinenbau. Die Produkte werden z.B. zur Spindel- oder Achsverstellung, Drehzahlmessung, Anschlagsverstellung oder Abstandsmessung eingesetzt. Das variantenreiche Lösungsspektrum reicht von mechanischen Positionsanzeigen und Handrädern über elektronische und magnetische Messtechniken bis hin zu Stellantrieben für die automatische Verstellung von Maschinenachsen. Das Unternehmen ist mit 30 Handelspartnern sowie Tochterunternehmen in der Schweiz, Italien, USA und China global aufgestellt. Um die gute Wettbewerbsposition zu sichern, steigert SIKO laufend die Schnelligkeit, Effizienz und Präzision seiner Messsysteme und bietet kurze Lieferfristen von fünf bis 20 Tagen. Die IT-Infrastruktur des Familienunternehmens war viele Jahre durch eine 1995 angeschaffte ERP- Software sowie über zahlreiche, meist in Office-Anwendungen realisierte Subsysteme geprägt. Dazu kamen umständliche Organisationsabläufe, die die tägliche Arbeit erschwert haben. Die schlechten Auswertungsmöglichkeiten aufgrund der dezentralen und uneinheitlichen Datenhaltung führten ebenso zu wachsender Unzufriedenheit. Als dann noch Unsicherheit über den Fortbestand der damals eingesetzten Lösung und die knappe Betreuungskapazität des Anbieters hinzukamen, gab Unternehmensleiter Horst Wandres 2001 grünes Licht für die Einführung einer neuen ERP- Gesamtlösung. Vier Jahre nahm sich das Unternehmen Zeit für Voruntersuchungen, eine gründliche Marktanalyse und die Auswahlbegleitung durch einen Unternehmensberater. Um alle Anforderungen angemessen zu berücksichtigen, wurde ein zehnköpfigesTeam aus den Abteilungen Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung, Einkauf, Vertrieb, Arbeitsvorbereitung, Konstruktion und EDV gebildet. Auf ausdrücklichen Wunsch des Geschäftsführers wurden nur mittelstandserfahrene Anbieter berücksichtigt. Darüber hinaus sollte die eingesetzte Basistechnologie vor allem ein hohes Maß an Sicherheit gewährleisten. Im Sommer 2005 fiel die Wahl schließlich auf das ERP-Systemhaus Alpha Business Solutions AG und die integrierte ERP-Software proALPHA. Ausschlaggebend war in erster Linie die hohe Abdeckung der SIKO-Abläufe schon im Standard und der damit verbundene geringere Anpassungsaufwand. Auch die Mehrfenstertechnik kam bei den Nutzern sehr gut an. Sie erlaubt es, Masken mit Informationen verschiedener Bereiche vernetzt in einer individuellen Bildschirmansicht darzustellen. Die Einführung erfolgte in zwei Projektphasen. In einem Prototyp wurden zunächst die unternehmenskritische Variantenkonfiguration abgebildet, danach begann die Ausbildung der Key User. Anschließend wurden die Geschäftsprozesse modelliert und dokumentiert sowie die notwendigen Schnittstellen und Anpassungen programmiert und getestet. Die meisten Abläufe aus dem proALPHA-Standard konnten übernommen werden, was der Belegschaft den Umstieg im Hinblick auf die zeitliche Belastung erleichterte und die Projektkosten gering hielt. Die erzielte Qualität der bisherigen Maßnahmen und der vorhandene Ausbildungsstand wurden in zwei Integrationstests genau überprüft. Danach erst erfolgte die Migration nach proALPHA. Verbesserungen zeigten sich bereits sehr früh. Die Disposition profitierte von der detaillierten Stücklistenauflösung des Produkt- und Variantenkonfigurators, die für klare Sicht auf die konkreten Anforderungen und Bestände sorgte. „Als Folge wurden deutlich weniger Fehlteile gemeldet. Wegen unserer kurzen Lieferzeiten haben wir die Lagerhaltung aber noch nicht reduziert“, erläutert Dietrich Huber, Leiter der Arbeitsvorbereitung bei SIKO. Das Dispokonto werde von der Arbeitsvorbereitung auch genutzt, um nicht angekündigte Mengenänderungen frühzeitig zu identifizieren: „Derartiges lässt sich im Dispokonto sehr schön erkennen.“ Unerwarteter Nebeneffekt war, dass durch die konsequente Fokussierung der Disposition auf Terminarten die Liefertermintreue von SIKO nochmals spürbar verbessert wurde: „Vor der Umstellung lag unsere magische Grenze bei einer sehr guten Termintreue von 88%, gemessen am Liefergrad. Kurz nach Echtstart stieg der Wert dann aber schon auf über 90% und stabilisierte sich 2008 bei 95%“, konstatiert Dietrich Huber. Am deutlichsten aber profitierte das Auftragswesen von der Systemumstellung. Hier zahlte sich insbesondere das nahtlose Zusammenspiel von proALPHA mit den Office-Produkten aus. „Statt Belege per Hand weiterzureichen, werden Dokumente jetzt per Änderungsinformation vom System angestoßen, dort per Änderungsbeleg verwaltet und schlussendlich im DMS abgelegt. Das erleichtert auch ohne Workflow schon sehr viel“, betont Key User Sandra Schweizer. „Der Auftragsdurchlauf verkürzte sich signifikant“, so Projektleiter Lothar Schlachter. „Manuell brauchten wir früher ein bis drei Tage, bis ein Auftrag an die Fertigung bereitgestellt wurde. Heute steht er sofort nach der Erfassung und Freigabe der Arbeitsvorbereitung zur Verfügung. Die Auftragsliegezeiten betragen unter vier Stunden - ohne dass wir die Belege im Vertrieb einsammeln müssen.“ „Mehrere Tage ließen sich auch bei der Inventur sparen“, ergänzt Elvira Maurer, Key User im Bereich Einkauf und Materialwirtschaft und verantwortlich für die Inventurprozesse. „Früher wurden die einzelnen Lagerbestände und Zähllisten außerhalb des ERP aufwändig über Diskettenlösungen zusammengeführt.“ Aus praktischen Gründen diente das Altsystem noch bis zum aktuellen Wechsel auf proALPHA 5.1 als Datenlager für Historie und Statistiken. Inzwischen erfolgte auch eine grundlegende Überarbeitung der Prozesse bei SIKO. Das Stammhaus, die Vertriebs- und Produktionstöchter wurden über die Plattform des Intercompany- Moduls vernetzt. Die ERP-gestützte Reklamationsabwicklung soll künftig intensiver genutzt und die Auftragsannahme neu über EDI organisiert werden. In einer weiteren Projektstufe ist der Einsatz der Multiressourcenplanung proALPHA APS (Advanced Planning and Scheduling) geplant. Vertriebsleiter Jürgen Schuh: „Eine verlässliche Terminaussage schon in der Angebotsphase oder im Auftragsfall abzugeben, ohne dabei die Fachbereiche nach ihrer Einschätzung zu fragen - das steht auf der Wunschliste des Vertriebs ganz oben.“ Die SIKO-Mitarbeiter haben das neue System schnell angenommen und schätzen die einfache Bedienung. Hauptziel war, den Aufwand im Auftrags- und Angebotsmanagement zu halbieren: „Das könnte einen entsprechenden Rückfluss der Investitionssumme bringen - nicht budgetneutral, aber innerhalb der von uns geplanten Nutzungszeit“, zieht Projektleiter Lothar Schlachter Bilanz. „Bisher sind wir schon rundherum zufrieden - auch weil wir merken, dass wir noch längst nicht alle Möglichkeiten des Systems ausgeschöpft haben. Dass unsere neue Software noch Leistungsreserven bietet, stimmt uns optimistisch.“ Mittlerweile arbeiten bei Siko mehr als 70 Anwender mit den proALPHA-Modulen Einkauf, Vertrieb, Materialwirtschaft, Produktion, Service, Finanzbuchhaltung, Controlling, Dokumentenmanagement, Variantenkonfigurator sowie dem OLAP-basierten Analysewerkzeug proALPHA-Analyzer. Individuell angebunden wurden das Haenel Hochregallagersystem und per Standardschnittstelle die Exportsoftware Format. Zeichenzahl: 7.580 (inkl. Leerzeichen) SIKO GmbH Die SIKO GmbH (www.siko.de) entwickelt und produziert rotative und lineare Messsysteme, Stellantriebe sowie individuell programmierbare Displays für den gesamten Maschinenbau weltweit. Das mittelständische Familienunternehmen, 1963 von Dr. Ing. Günther Wandres gegründet, wird heute in zweiter Generation von Dipl. Wirtsch.-Ing. Horst Wandres geleitet und beschäftigt über 170 Mitarbeiter, hauptsächlich am Firmensitz im baden-württembergischen Buchenbach. SIKO wurde unter anderem Weltmarktführer mit selbstentwickelten digitalen Positionsanzeigen und führte in den 1990er Jahren das magnetische Messprinzip für lineare Messsysteme nebst innovativen Magnetbandsystemen ein. SIKO vertreibt seine Produkte weltweit über 30 Handelspartner und ist mit Tochterunternehmen in der Schweiz, Italien, USA und China vertreten.