Self Services im Unternehmen

Interview Self Services im Unternehmen Interview mit Edith Fuchs, Personalreferentin Exact Software Welche Rolle spielen Self Services in einem modernen Unternehmen? „Natürlich profitiert insbesondere die Personalabteilung von den reduzierten Verwaltungstätigkeiten, aber mit Self Services gewinnt auch das gesamte Unternehmen. Automatisierte Prozesse und kurze Dienstwege sparen wertvolle Zeit und Geld. Gleichzeitig stärken Self Services das Vertrauen und die Verantwortung jedes einzelnen Mitarbeiters, der seine eigenen Daten pflegt und Prozesse selbständig steuert. Durch den zentralen Zugriff können so auch mehrere Kollegen in der Personalabteilung sowie die Vorgesetzten – mit entsprechender Berechtigung – gleichzeitig auf die Mitarbeiter-Daten zugreifen. Nicht zu vergessen, dass solche elektronischen Daten und Prozesse die klassischen Papier- und Aktenberge vermeiden und deshalb auch die Umwelt schonen.“ Welche Bedeutung hat dabei eine Software-Lösung? „Eine moderne Software-Lösung ist die Grundlage für die Mitarbeiterselbstverwaltung. Sie ermöglicht erst die notwendige Digitalisierung und Automatisierung. Dabei ist es jedoch aus meiner Sicht wichtig, dass sich die Software den unternehmensspezifischen Anforderungen und Prozessen anpasst und nicht umgekehrt.“ Wie unterstützt Exact Synergy HRM die Mitarbeiterselbstverwaltung bei Exact? „Bei Exact ist die Mitarbeiterselbstverwaltung bereits seit Jahren Standard. Dabei werden sämtliche Prozesse in der Software-Lösung Exact Synergy HRM abgebildet – auch die genehmigungspflichtigen Prozesse wie z. B. Urlaub oder Reisekostenantrag. Jeder Mitarbeiter gibt beispielsweise seinen Urlaub selbst ein und dieser wird dann automatisch digital dem Vorgesetzten über einen definierten Workflow-Prozess zur Genehmigung weitergeleitet. Auf einen Klick sind für Mitarbeiter, Manager und mich der Status des Urlaubsantrags sowie Urlaubssaldo sichtbar. Ich persönlich kann mir Papieranträge in mehrfacher Ausführung mit den ‚traditionellen‘ Dienstwegen gar nicht mehr vorstellen.“ Wie gestaltet sich die Umstellung aus der Sicht der Mitarbeiter? „Mitarbeiter, die neu bei Exact anfangen, lernen sehr schnell mit Exact Synergy HRM umzugehen und die Vorteile für sich zu nutzen. Die Einarbeitung in die Software selbst geht sehr schnell, da das Programm leicht verständlich und intuitiv zu bedienen ist. Viele sind sogar überrascht, welche Vielzahl an Prozessen im Rahmen einer solchen Software-Lösung abgebildet werden kann. Ich bekomme immer wieder zu hören, wie toll es ist, dass gerade die Genehmigungsprozesse so transparent und schnell ablaufen.“ Exact Software Deutschland GmbH, Karl-Hammerschmidt-Str. 40, 85609 München-Dornach Telefon: 01801 360 420 (0,039 € / Min. aus dem dt. Festnetz), E-Mail: kontakt@exactsoftware.de www.exactsoftware.de