Transparenz und Qualität in der gesamten Auftragsverarbeitung durch ERP

Effizient durch ERP Artedona AG Transparenz und Qualität in der gesamten Auftrags- verarbeitung durch ERP Sandy Eggert Das 1999 gegründete Unterneh- men Artedona AG agiert als exklu- sives Kaufhaus im Internet und hat sich darauf spezialisiert, hochwer- tige Produkte aus Europa rund um die Themen Gedeckter Tisch und Wohnaccessoires anzubieten. In die- sem international tätigen Handels- unternehmen aus Grasbrunn wird die gesamte Auftragsbearbeitung durch ein modernes ERP-System gesteuert. Bild 1: Online- Die automatisierte Prozesssteuerung Shop. und integrierte Logistik gewährlei- sten die zuverlässige und weltweite gesamten Shop-Content enthält. Zu- Anforderungen an den Verkauf Abwicklung vom Hersteller bis zur dem wird eine Schnittstelle zur Kata- Wunschadresse des Kunden. logerstellungssoftware bereit gestellt. Die bei Artedona bestehenden An- Da Artedona auch internationale sprüche an die Verkaufsunterstützung Für den durchgängigen Geschäfts- Geschäftsbeziehungen pflegt, wurde beziehen sich auf eine Verfolgung von ablauf bei Artedona werden neben das ERP-System internationalisiert. Anfragen, die durchgängige Angebots- dem ERP-System ALPHAPLAN für die Insbesondere wurden Funktionen erstellung sowie eine automatische Warenwirtschaft und Auftragsab- wie bspw. Steuersätze pro Lieferland Übernahme der Bestellungen aus dem wicklung, das System Diamant2 für und ggfs. pro Artikel, ebenso Waren- Online-Shop. Dies ermöglich eine zeitna- den Bereich Finanzen sowie Oxid 4.1 tarifnummern pro Artikel und Land he Bearbeitung von Anfragen und Auf- Enterprise Edition zur Realisierung ermöglicht. trägen, was zu einer erhöhten Kunden- des Webshops eingesetzt. Von dem ERP-System werden die Standardmodule für Einkauf, Verkauf, Lager, Retourenmanagement, Spedi- tionsbeauftragung und Versand ver- wendet. Weiterhin wurden zusätzliche Funktionen wie die integrierte Boni- tätsprüfung, Anbindung an Payment Service Provider sowie eine Schnitt- stelle zum Webshop (Artikel, Adressen, Bild 2: Mas- Aufträge) für Artedona maßgeschnei- ke der Auf- dert erstellt. Hierbei ist hinzuzufügen, tragsver- dass das ERP-System ebenfalls den waltungen. 38 ERP Management 6 (2010) 1 Effizient durch ERP tuelle Daten eine bessere Einkaufdis- position erzielt werden. Andererseits können nun auch Voranfragen für ge- zielte Projektpreise gestellt werden. E-Commerce Die Kopplung der eBusiness-Lösung mit dem ERP-System erfolgt über eine Bild 3: selbstentwickelte Schnittstelle, die das Online-Ver- SchnittstellenKit des ERP-Systems nutzt. kaufsab- Somit können Anfragen und Aufträge wicklung. direkt online von der Website im ERP- zufriedenheit führt. Weiterhin bestand bote bereits im System, werden diese System verarbeitet werden. Zum Shop seitens Artedona die Anforderung, eine einfach in Aufträge überführt. Die Auf- hin wird die SOAP-Schnittstelle von Oxid Basisdatenbank für alle Marketingakti- träge innerhalb des ERP-Systems un- eingesetzt, die Artikel- und Kundendaten onen wie Mailings und Katalogdaten terliegen generell bestimmten Freiga- zurück in den Shop synchronisiert. bereit zu stellen. bemechanismen durch Kreditprüfung Insgesamt konnten enorme Verbes- oder Einkauf. Nach dem Wareneingang serungen mit dem Einsatz des ERP-Sys- Lagerverwaltung und Versand erfolgt die Disposition mit Rechnungs- tem erzielt werden. Neben der hohen stellung und Übernahme in die Finanz- Effizienz in der Auftragsbearbeitung Um den Anspruch an eine schnel- buchhaltung. Innerhalb der FiBu wird und Verfolgung sowie im Einkauf konn- le Versandsteuerung zu erfüllen, bietet das System DIAMANT2 eingesetzt, für te ein hohes Maß an Transparenz über die ERP-Lösung eine UPS-Schnittstelle. welches das eingesetzte ERP-System die kompletten Prozessketten hinweg Abholaufträge zur Direkt-Lieferung zu ein EOM Partner ist. erzielt werden. Zudem stehen jederzeit den Kunden über DPD erstellt werden. aktuell abrufbare Statistiken zur Verfü- Hinsichtlich der Organisation der Lager- Reklamationsmanagement gung, um die Wirtschaftlichkeit und den verwaltung werden Artikel derzeit nach Erfolg zu beurteilen. Hersteller einsortiert. Da vieles im Direk- Zu einer vollständigen Abbildung Aufgrund der flexiblen System- tumschlag abgewickelt wird, bestehen des Verkaufsprozesses gehört auch architektur können Verbesserungsvor- aktuell keine Lagerplätze. die Umsetzung eines Reklamations- schläge der Mitarbeiter, die zur Effizi- managements. Die Artedona AG rea- enzsteigerung beitragen, zügig vom in- Verkauf lisiert dies ebenfalls mit Hilfe des ein- ternen IT-Team selbstständig umgesetzt gesetzten ERP-Systems in Form einer werden. Besonderes Augenmerk liegt auf strukturierten Erfassung und Weiter- der Kopplung des ERP-Systems an den leitung von Retouren, Garantiefällen Gründe zur Entscheidung Online-Shop. Hierzu erfolgt eine Über- und Umtauschaufträgen. nahme der Aufträge aus dem Shop- Viele Gründe führten zur Entschei- System. D.h., die eingehenden Aufträ- Einkauf dung für das gewählte System. „AL- ge werden automatisch vom ERP-Sys- PHAPLAN bietet insgesamt durch sei- tem übernommen. Sofern Aufträge per Durch den Einsatz des ERP-Systems ne Architektur die Möglichkeit das Telefon/Fax/Brief eintreffen, werden entstanden auch im Einkauf viele Vor- System individuell den eigenen Ge- diese direkt in das ERP-System einge- teile. Einerseits können durch erwei- schäftsprozessen anzupassen ohne geben. Existieren Anfragen oder Ange- terte Sichten auf historische und ak- dabei die Upgradefähigkeit zu verlie- ren. Ein enormer Vorteil, da man trotz Tabelle 1: Mengengerüst. aller Individualität immer vom Fort- schritt in der Weiterentwicklung des Unternehmen besteht seit 1999 Kernsystems profitieren kann. Eben- Anzahl der Mitarbeiter gesamt 15 falls überzeugt die Schnittstelle, die Anzahl der Mitarbeiter in der IT 2 es ermöglicht, ein hochintegratives Anzahl der ERP-Nutzer 15 System zu schaffen, das weitgehend Anzahl der Artikelgruppen ca. 20000 Artikel automatisiert über unterschiedliche Anzahl der Lieferanten 100 Anwendungen hinweg abläuft.“, so Anzahl der Kunden Keine Angabe Dr.