Entscheidungs-Tool: business.case - Dynamisches Berechnungsverfahren der Kosten/Nutzen-Analyse zur Unterstützung bei der Entscheidungsaufbereitung!

business.case Anleitung Allgemeine Informationen zur Anleitung » Diese Anleitung ist eine Erläuterung zum Umgang mit dem Excel-Sheet business.case, welches ein Hilfsmittel zur Unterstützung bei der Bewertung von Alternativen darstellt (auf Basis der finanzmathematischen Investitionsanaly- se). » Die Anleitung basiert auf folgender Software: - Microsoft Excel 2003 - Visual Basic (in MS Office inkludiert) » Die Anleitung beinhaltet keine der Projektmanagement-Methoden Erklärungen, sondern erklärt den Umgang mit dem projekthandbuch.std. Die Anleitung erläutert auch den Umgang mit den zugehörigen Vorlagen. Die Applikation MS- Word ist für den Einsatz des Produkts jedenfalls erforderlich. » Die aktuelle Version des business.case kann unter "next level innovation" der next level Homepage http://www.nextlevel.at oder http://www.nextlevelconsulting.de kostenlos heruntergeladen werden. » Das Copyright verbleibt sowohl für die Anleitung als auch das Produkt selber bei der next level holding. Soweit keine spezielle Nutzungsvereinbarung getroffen wurde, dürfen keine next level logos oder Schriftzüge entfernt oder verän- dert werden. Detaillierte Informationen zum Nutzungsrecht finden Sie im Internet, Sie können sich aber auch an un- sere Mitarbeiter wenden. next level holding GmbH Sieveringer Strasse 72 A-1190 Wien ℡ +43/1/478 06 60 – 0 +43/1/478 06 60 – 60 office@nextlevel.at ë www.nextlevelconsulting.eu Anleitung zum business.case Allgemeines zum business.case ADMIN >> WICHTIG << >> WICHTIG << Der business.case verwendet VBA-Routinen. Die Makro-Sicherheitsstufe in MS-Excel muss auf mittel oder niedrig gesetzt sein. In MS-Excel XP ist diese standardmäßig auf hoch gesetzt. Um den business.case sinnvoll nutzen zu können, müssen die Makros aktiviert werden. Die Sicherheitsstufe der Makros finden Sie in MS-Excel 2000 unter Extras / Makro / Sicherheit / Sicherheits- stufe und in MS-Excel XP unter Extras / Optionen / Sicherheit / Makrosicherheit / Sicherheitsstufe. >> WICHTIG << >> WICHTIG << » Der business.case wurde konzipiert um wenige Alternativen innerhalb eines relevanten Zeitraums grob zu vergleichen. Basis stellt ein dynamisches Berechnungsverfahren der Kosten/Nutzen-Analyse dar. Die finanzielle Bewertung erfolgt mittels Cash Flows und Perioden. » Der business.case ist beschränkt auf: » 5 Alternativen » 3 Szenarien » 10 Perioden (Jahre, Halbjahre, Quartale, Monate) » Eintragungen werden grundsätzlich auf den, mit blauer Schrift hinterlegten Felder vorgenommen. Re- dundante Eintragungen werden vermieden und Informationen tendenziell in den Blättern wo Sie erstma- lig auftauchen editiert. » Je nach erwarteter Information, können Felder frei editiert werden oder sind diese beschränkt (z.B.: es kann nur eine Zahl eingetragen werden oder ein Wert aus einer Drop-Down Liste). » Nachdem die zentralen Parameter am Deckblatt eingegeben wurden, kann das Layout aktualisiert werden. Hierbei werden nicht benötigte Varianten und Szenarien ausgeblendet. » Der business.case schließt nicht alle potentiellen Anwendungsfehler von Usern aus bzw. nimmt nur teilweise logischen Prüfungen vor (z.B.: können die Abschreibungen höher sein, als die eigentlichen In- vestitionen). Es muss daher bei der Dateneingabe auf Schlüssigkeit geachtet werden. » Der business.case enthält teilweise komplexe Bezüge, Formeln und VBA-Routinen. Um die Funktionali- tät zu gewährleisten, sind daher die diversen Tabellenblätter geschützt und der User kann technisch nur dort Daten eingeben, wo dies von der Anwendung her vorgesehen ist. » Sollte es dennoch Probleme geben, gibt es für Administratoren folgende Dinge zu beachten: » Sollte der business.case in einer VBA-Routine unvorhergesehen "stecken bleiben", kann dieses mittels "ESC"- Taste abgebrochen werden. Da dies jedoch einen unsachgemäßen Abbruch darstellt, sollte dies wirklich nur in entsprechenden Ausnahmesituationen erfolgen. Achten Sie bei einem unsachgemäßen Abbruch vor allem darauf, dass die automatische Berechnung in MS-Excel wieder aktiviert ist. Sollte scheinbar die gesamte Ap- plikation "stecken bleiben", schließen Sie MS-Excel und öffnen Sie das File erneut. » Der business.case wird mit einem definierten Passwort geschützt. Das Passwort wird bei dem Erwerb einer Unternehmenslizenz durch next level innovation bereitgestellt. Die Excel-Tabellenblätter lassen sich mittels des Buttons "Lock / Unlock" sperren bzw. entsperren. Während die Sperrung einfach mittels Klick auch den Button erfolgt, ist eine Entsperrung nur mittels Passworteingabe möglich. Seite 2 von 9 Wien | Salzburg | Graz | Bonn www.nextlevelconsulting.eu Anleitung zum business.case » Wurde der business.case entsperrt, ist dies durch den Status "unlocked" zu erkennen. In diesem Zu- stand sind zwar weiterhin alle Tabellenblätter gesperrt, jedoch ohne Passwort. Wird eine erneute Sper- rung vorgenommen, erfolgt diese mit dem zuletzt festgelegten Passwort. » Wurde der business.case entsperrt, kann das Passwort auch geändert werden. Bei Klick auf den Button "Change Password" muss zunächst das alte Passwort und dann zweimal das neue Passwort eingege- ben werden. Die Maskenfelder können mittels "Next"-Button oder mittels Mausklick gewechselt werden. » Obwohl die Tabellenblätter des business.case geschützt sind, lassen sich frei editierbare Zellen tech- nisch mit der Maus verschieben. Dies ist jedenfalls zu vermeiden, da dadurch Zellen und entsprechen- den Bezüge völlig zerstört werden. Sollte dies unabsichtlich passieren, sollte die Aktion entweder rück- gängig gemacht werden, oder ein alter Filestatus geladen werden. Seite 3 von 9 Wien | Salzburg | Graz | Bonn www.nextlevelconsulting.eu Anleitung zum business.case Datenbasis für den business.case USER » Der business.case ist nur ein Hilfsmittel zur Bewertung der Alternativen. Die Erstellung des Business Case erfordert jedoch zuvor mehrere Schritte, die nun grob beschrieben werden. Formulierung Formulierung eines gewünschten eines gewünschten SOLL-Zustandes SOLL-Zustandes Darstellung der Darstellung der IST-Situation IST-Situation Beschreibung von Beschreibung von Lösungsalternativen Lösungsalternativen (Finanzielle) (Finanzielle) Bewertung Bewertung Aufbereitung und Detail- Detail- Aufbereitung und Durchführung der planung planung Durchführung der Entscheidung Entscheidung » Darstellung der IST-Situation: Was sind die aktuellen Probleme? Entweder stellt der Ist-Zustand bereits die erste Alternative dar oder es wird in den Alternativen relativ Bezug darauf genommen. Eine Analyse der aktuellen Kosten/Nutzen-Situation ist daher jedenfalls erforderlich. » Formulierung eines gewünschten SOLL-Zustandes: Wohin soll es gehen? Was sind die generellen Ziele die eine Veränderung der IST-Situation erfordern. Dieser Schritt ist ganz wesentlich, da auf Basis dieses Schrittes Alternativen identifiziert und auch später bewertet werden.