Bei dem Begriff „Workflow“ denkt jeder instinktiv an streng geregelte Prozesse, die in einem Unternehmen ablaufen. Der weit überwiegende Teil unserer Arbeit erfolgt jedoch meist ad hoc. Oder nicht?

Versetzen wir uns in die gute alte Zeit des Papiers zurück, dann war die Situation im wesentlichen doch so: ich erhalte ein Stück Eingangspost, lese es und entscheide dann „ad hoc“ aufgrund des Inhalts, was damit zu tun ist. Verteilung an einen oder mehrere Empfänger zur Weiterbearbeitung, ggf. Rücksprache zur Klärung der Randbedingungen zur Entscheidungsvorbereitung, Wiedervorlage zur gelegentlichen Kontrolle und dann endgültige Ablage. Die Empfänger des Schriftstücks taten im wesentlichen nichts anderes, nur hatten sie u. U. keine Sekretärin, die das Kopieren/Verteilen und Ablegen übernahmen. Eine Reihe von solchen Ad Hoc Abläufen stellte dann den Prozess dar. Problematisch dabei: es gibt eine Anzahl n von Kopien mit ‑ meist handschriftlichen ‑ Anmerkungen, die dementsprechend bei weitem nicht identisch waren, jeweils archiviert wurden und der tatsächliche Sachstand bzw. das wirklich zuletzt gültige Dokument musste mit großem Aufwand zusammengesucht werden, der Transport der Unterlagen innerhalb des Unternehmens dauerte mehrere Stunden - zwischen Zweigniederlassungen / Werken auch Tage - unter Umständen begleitet von verschiedenen Medienbrüchen Erinnern Sie sich noch an die Umlaufmappen?

Heute ist das alles ganz anders, wir haben ja schließlich multimediale elektronische Dokumente, die in Sekunden weltweit verteilt werden, d. h. Transportzeiten sind zumindest kein Thema mehr. Das Zauberwort heißt E-Mail und stellt wohl das bevorzugte Medium für Ad Hoc Workflow dar. Haben wir damit die im vorigen Absatz adressierten Probleme beseitigt? Nicht wirklich, oder? Es gibt auch heute noch E-Mail resistente Unternehmensangehörige, die Medienbrüche verlagern sich nur auf eine andere Ebene mit unterschiedlichen Dokumentformaten, die ausgetauscht werden, und es gibt meist immer noch eine Anzahl n von Kopien mit persönlichen Anmerkungen in den jeweiligen Mailboxen und entsprechend vielen Versionen eines Dokuments. Die Suche nach bestimmten Dokumenten ist auch nicht unbedingt schneller geworden. Denn wer sein Papierarchiv nicht organisieren konnte, schafft das auch nicht mit den Foldern in seiner Mailbox. In den meisten Fällen wird die Inbox zur Arbeitsoberfläche und das, was sich früher auf dem Schreibtisch in Form von Akten stapelte, sammelt sich heute eben im Mailfile mit großen Anzahlen von Ordnern, die einem zumindest das Gefühl geben, man habe seine Arbeit im Griff und aufgeräumt. Ja, es ist einfach geworden, eine große Menge von Daten (und ich sage jetzt bewusst nicht Informationen) schnell zu produzieren. Ein einfacher Klick auf „Antworten“ oder „Weiterleiten“, möglichst mit der gesamten Historie genügt, um ganz fix wieder eine ganze Reihe von Kollegen zu beschäftigen. Dazu haben wir sogar noch eine Wiedervorlage! Wieso haben dann mittlerweile viele Unternehmen ein Mail Management Problem? Wobei manchen Unternehmen noch gar nicht bewusst ist, dass sie ein solches haben…

Wenn wir es genau betrachten, gibt es auch in diesem Szenario eine ganze Reihe von kleinen Aufgaben, die immer wieder vorkommen, ja meist sogar streng sequentiell ablaufen. Ein simples Beispiel ist der Versand von Informationsmaterialien o. ä. Hier macht es Sinn, kleine Abläufe festzuhalten, die man immer wieder abrufen kann. Viele der im Markt existierenden „Workflowlösungen“ machen im Prinzip nichts anderes. Der Haken dabei ist aber häufig, dass diese Lösungen manchmal nicht flexibel genug sind. Was passiert bei Rückfragen? Wieder per Mail? Was ist mit Ausnahmen? Wie flexibel ist die Anzahl der möglichen Workflowschritte? Und dann ist da für viele immer noch das größte Hindernis bei der Einführung eines Workflow Managements, egal welcher Größenordnung: ich werde plötzlich transparent, aber das ist noch mal ein separates Thema, das wir gelegentlich aufgreifen können.