Die Verwaltung von Versorgungszusagen in der betrieblichen Altersversorgung

Finincon Von Karl-Heinz Reck, Finincon GmbH, Filderstadt Die Verwaltung von Versorgungszusagen in der betrieblichen Altersversorgung Eine zielgerichtete Systemgestaltung für den Prozess ‚Zusagenverwaltung’ Die Herausforderung Der Markt der betrieblichen Altersversorgung (BetrAV) befindet sich in einem umfassenden Veränderungsprozess. Mit Einführung des Anspruchs auf Entgeltumwandlung, des neuen Durchführungsweges Pensionsfonds und der Zusageart „Beitragszusage mit Mindestleistung“ ergeben sich für Arbeitnehmer und Arbeitgeber neue, attraktive Formen der betrieblichen Vorsorge. Der effizienten Verwaltung von Versorgungszusagen wird zukünftig eine große Bedeutung zukommen. Insbesondere für die Anbieter von Abwicklungs-, Beratungs- und/oder Finanzierungsservices sind exzellente Serviceleistungen, kostenoptimierte Verwaltungsprozesse und eine maximale Kundenorientierung die strategischen Faktoren schlechthin für eine dauerhaft erfolgreiche Geschäftstätigkeit in diesem Markt. Diese anzustrebende operationale Exzellenz wird maßgeblich durch die Gestaltung des Prozesses ‚Zusagenverwaltung’ beeinflusst. Aber auch Arbeitgeber, die ihre Versorgungszusagen, zum Beispiel in Form einer Direktzusage selbst verwalten, können mit einer effizient gestalteten Zusagenverwaltung hohe Optimierungspotenziale zur Reduzierung der Verwaltungskosten erschließen. Der Verteilungswettbewerb in der betrieblichen Altersversorgung befindet sich in vollem Gange. Für Serviceanbieter gilt, sich in möglichst kurzer Zeit einen möglichst großen Teil der durch die Rentenreform neu entstandenen Marktpotenziale zu sichern – das heißt, möglichst viele Kunden zu gewinnen. Das Hauptaugenmerk liegt deshalb verständlicherweise zuerst auf den Prozessen, die für die Neugewinnung von Kunden von elementarer Bedeutung sind. Zeit zum Atmen bleibt nach der akquisitorischen Anstrengung aber leider nicht; spätestens wenn das komplexe Bestandsgeschäft in den Vordergrund rückt, ist eine umfassende und tragfähige fachliche und technische Plattform zur Verwaltung der Versorgungszusagen von großer, wenn nicht sogar strategischer Bedeutung. Die dauerhafte Bindung der gewonnenen Kunden und der anhaltende Geschäftserfolg werden dann von den zuvor genannten Faktoren Service, Kosten und Kundenorientierung entscheidend mitbestimmt. www.finincon.de -1- Finincon Wer sich nicht bereits heute intensiv mit diesen Anforderungen auseinander setzt, wird diese später mit hohem Zeit-, Ressourcen- und Kostenaufwand umsetzen müssen. Außerdem besteht ein latentes Risiko, gewonnene Marktanteile wieder zu verlieren bzw. das Geschäftsfeld nicht mehr in den kalkulierten wirtschaftlichen Rahmenbedingungen führen zu können. Das Umfeld Die Verwaltung von Versorgungszusagen stellt einen äußerst komplexen Prozess dar; die Gründe sind vielschichtig. So bedeuten Versorgungszusagen zum Beispiel eine sofortige arbeitsrechtliche Verpflichtung des Arbeitgebers gegenüber seinen versorgungsberechtigten Arbeitnehmern. Dies betrifft in den Unternehmen regelmäßig die Personalabteilungen, die damit in der Pflicht stehen, die Arbeitnehmer ausreichend zu informieren und bis zum Ablauf des letzten Anspruchs zu begleiten. Je nach Gestaltung des Pensionsplans werden außerdem laufend ermittelte Grunddaten aus den Personalsystemen benötigt. Die Finanzierung der Zusageansprüche wiederum bindet das Rechnungswesen des Arbeitgebers ein. In Abhängigkeit des Durchführungsweges ergeben sich hier weitreichende und vielschichtige bilanztechnische Auswirkungen. Auch ein komplettes Outsourcing der betrieblichen Altersversorgung an einen Serviceanbieter entbindet daher den Arbeitgeber nicht von der personal- politischen bzw. betriebswirtschaftlichen Kontrolle seiner Verpflichtungen. Für die Anbieter von Finanzierungsservices eröffnet sich ein weiteres Problemfeld . Der Grund liegt in der unterschiedlichen Betrachtungsweise der Verwaltungseinheiten ‚Versorgungszusage’ und zum Beispiel ‚Versicherungsvertrag’. Eine Zusage kann die Zuordnung zu mehreren Versicherungsverträgen bzw. umgekehrt erfordern. Änderungen in den Zusagen können dadurch zu einem verhältnismäßig hohen manuellen Aufwand auf Seiten des Finanzierungssystems führen, da dieser Bezug in entsprechenden Bestandsführungssystemen nicht gegeben ist. Wirtschaftliche Überlegungen führten in der Vergangenheit dann auch zu einer lebhaften Dynamik innerhalb dieses Themas. Viele Versorgungswerke wurden umgestellt, reduziert oder gar ganz geschlossen. Auf Grund der arbeits- rechtlichen Besitzstandswahrungen schlagen sich solche Vorgänge aber automatisch in einem enorm steigenden Administrationsaufwand und damit in den Personalkosten nieder. www.finincon.de -2- Finincon Serviceanbieter, die Dienstleistungsfunktionen im Kern oder an den Schnittstellen einer Zusagenverwaltung anbieten, müssen je nach Leistungsumfang unterschiedliche Anforderungen abbilden. Exemplarisch seien an dieser Stelle genannt: • Möglichkeit zur Verwaltung von beliebigen Versorgungszusagen für mehrere Arbeitgeber • Möglichkeit zur Verarbeitung von Versorgungsgrunddaten aus unterschiedlichen Personalsystemen • Möglichkeit zur Verarbeitung von Leistungsansprüchen in einem oder mehreren der Zusage zugeordneten Finanzierungsverträgen und umgekehrt • Transformation von Versorgungsleistungen in versicherungsfachliche Geschäftsvorfälle • Bereitstellung arbeitsrechtlicher und betriebswirtschaftlicher Informationen für die Arbeitgeber. Bei der Vielfalt der Versorgungsordnungen, die in über mehr als 100 Jahre betriebliche Versorgungsleistungen entstandenen sind, ist dies keine triviale Thematik. Wie müsste nun ein System ‚Zusagenverwaltung’ aus Sicht der Autoren fachlich und technisch gestaltet werden, das diese und zukünftige Anforderungen effizient unterstützt und flexibel in die Prozesse und Strukturen der beteiligten Organisationen integriert werden kann? Die grundlegenden Systemeigenschaften Die wichtigsten Eigenschaften bzw. Funktionen lassen sich bereits aus den vorgenannten Anforderungen ableiten. Eine unabhängige, in sich konsistente Grunddatenhaltung für beliebige Versorgungsordnungen ist ein erstes maßgebliches Merkmal. Zu unterschiedlich sind die einzelnen Personalsysteme in Inhalt und Funktion, als dass sich eine enge Kopplung auf Daten- und/oder Funktionsebene anbieten würde. Die Grunddaten sind somit von den Personalsystemen für die Übernahme in die Zusagenverwaltung bereitzustellen. Der Datenbestand in der Zusagenverwaltung muss dann regelmäßig, in der Regel zusagespezifisch mit den zuliefernden Systemen abgeglichen werden. Die Zusagegrunddaten aus den Personalsystemen sind erfahrungsgemäß von schwankender inhaltlicher Güte. Das Problem liegt nicht zwingend in der Qualität der Einzelinformationen, sondern in der grundsätzlichen Sichtweise. www.finincon.de -3- Finincon Da Personalsysteme in der Regel eine Ist-Sichtweise auf den aktuellen Arbeitnehmerbestand haben, sind zum Beispiel fiktiv zu ermittelnde pensionsfähige Gehälter nicht ohne weiteres abrufbar – sie wurden ja nicht tatsächlich ausbezahlt. Erziehungszeiten, Auslandsabordnungen etc. können weitere Problembereiche darstellen. Eine weitere grundlegende Eigenschaft einer Zusagenverwaltung liegt damit in der Erkennung und Nivellierung von Schwankungen in der gelieferten Datenqualität. Denn nur mit qualitätsgesicherten und ggf. korrigierten Personal- Grunddaten eröffnet sich die Möglichkeit für eine möglichst umfassende automatische Weiterverarbeitung, die eine der wesentlichen Potenziale zur Reduzierung der Verwaltungskosten darstellt. Die konsistente Zuordnung der gelieferten Grunddaten zu den einzelnen Bestandsgruppen (Aktive, Rentner, Waisen, Witwen) und die Berechnung der Leistungswerte (Ansprüche) sind weitere zentrale Funktionen. In Abhängigkeit von den verwalteten Durchführungswegen und dem Serviceumfang muss eine Weiterverarbeitung der Ansprüche sowohl innerhalb als auch außerhalb der Zusagenverwaltung möglich sein. Für Versorgungszusagen, deren Finanzierung über versicherungsförmige Produkte bzw. andere Finanzierungsformen abgebildet wird, müssen die relevanten Leistungsdaten und die fachliche Definition der Veränderungsereignisse (z. B. Neueintritt, Austritt, Tod, Invalidität, Reaktivierung) an die betreffenden Bestandsführungssysteme übertragen werden. Für weitere Durchführungswege sind unterschiedlichste Daten direkt in der Zusagenverwaltung zu ermitteln. Beispiele hierfür sind: • Teilwertberechnung nach § 6a EStG für die Steuerbilanz • Angepasste (Teilwert-)Berechnung für die Handelsbilanz (HGB bzw. IAS/US-GAAP-Rechnungslegung) • Ermittlung der PSV-Beitragsbemessungsgrundlage • Bereitstellung von Grunddaten für Rückdeckungsversicherungen • Verwaltung von Fondsanteilen je Versicherten. Die Datenorganisation einer Zusagenverwaltung muss die Verwaltung mehrerer Pensionspläne für mehrere Arbeitgeber und jeweils mehrerer Arbeitsverhältnisse ermöglichen. Für die Verwaltung der Pensionspläne und erforderliche Korrekturen oder manuelle Bearbeitung von Bestands- und Anspruchsdaten sind entsprechende Geschäftsvorfälle vorzusehen. www.finincon.de -4- Finincon Der Systemaufbau Die einzelnen Systemkomponenten einer Zusagenverwaltung werden nachfolgend aus Daten-, Prozess- und Funktionssicht detaillierter beschrieben.