Plattform für effizientes Accounting - Kofax Capture automatisiert die Kreditorenbuchhaltung für die Allianz in Osteuropa

Kofax Fallstudie Plattform für effizientes Accounting Kofax Capture automatisiert die Kreditorenbuchhaltung für die Allianz in Osteuropa „Das Ergebnis kann sich sehen Die Situation lassen: schnellere und transparente Als eines der ersten Unternehmen der Versicherungsbranche hat die Allianz bereits 2006 die Idee eines Shared Service Centers (SSC) Prozesse, geringere Kosten, erfolgreich in die Praxis umgesetzt, um Geschäftsprozesse besser als zufriedenere Lieferanten und ein bisher abzuwickeln. Auf Basis von Kofax Capture hat die Allianz Business immer aktueller Einblick in die Cash- Services (ABS) in nur zwei Jahren Rechnungseingang und -bearbeitung in sechs zentral- und osteuropäischen Ländern optimiert. Heute werden Flow-Situation des Unternehmens. “ Rechnungen und dazugehörige Papierunterlagen vor Ort gescannt und – Sven Rossbach, CEO und COO der in zuverlässige Buchhaltungsinformationen umgewandelt. Anschließend erfolgt die Übergabe an den Workflow des Kofax-Partners WMD und die Allianz Business Services s.r.o. Bearbeitung innerhalb von SAP . Die Herausforderung Das Kofax-Projekt startete für die ersten osteuropäischen Länder nach erfolgreich abgeschlossener SAP-Implementierung. Diese Systemim- plementierung erfolgte im Rahmen des Beschlusses der Allianz, ein gemeinsames SAP-System für alle Länder weltweit aufzusetzen und ein einheitliches SAP-Template zu implementieren, um so eine bessere Transparenz und Qualität der Daten zu schaffen und vor allem Die Allianz Gruppe ist einer der führenden integrierten schnellere Monatsabschlüsse zu realisieren. In vielen Ländern bestand Finanzdienstleister weltweit. Aktuell bedient das danach Handlungsbedarf, so auch in Osteuropa, wo die lokalen Allianz- Unternehmen mit seinen 152.000 Mitarbeitern rund 75 Töchter bis dato einen Mix aus SAP Oracle oder lokalen ERP-Systemen , Millionen Kunden in etwa 70 Ländern. Im Geschäftsjahr einsetzten. Diese heterogene Situation nahm man zum Anlass, um 2010 erzielte die Allianz Gruppe einen Umsatz von rund generell über zentrale Services für Osteuropa nachzudenken. Anfang 106,4 Milliarden Euro und verwaltete für seine Kunden 2006 wurde daher in der slowakischen Hauptstadt Bratislava das erste Kapitalanlagen im Wert von 1.164 Milliarden Euro. Shared Services Center der Allianz gegründet, die Allianz Business Um Wettbewerbsfähigkeit und Unternehmenswert Services. Von Bratislava und dem zweiten Stützpunkt Košice bietet das nachhaltig zu stärken, gibt sich das Unternehmen SSC als Back-Office heute mit 120 Mitarbeitern neben SAP-Hosting alle nicht allein mit guten Finanzergebnissen zufrieden. Services rund um die Themen IT und Finanzbuchhaltung. Man arbeitet konsequent an der Verbesserung der „Eine zentrale Stelle wie das SSC bietet die Möglichkeit, bisher Erfolgsfaktoren zu denen auch globale Aufstellung ungenutzte Synergiepotentiale zu erschließen. Beim SAP-Rollout in und vereinfachte Geschäftsprozesse gehören. Daher Osteuropa wurde so beispielsweise deutlich, dass wir beim Thema gründete die Allianz im Jahr 2006 in Bratislava die Allianz Rechnungsverarbeitung Optimierungsbedarf haben“ erinnert sich Sven , Business Services s.r.o. (ABS), um den osteuropäischen Rossbach, CEO und COO der Allianz Business Services. „Unser Hauptziel Tochtergesellschaften IT-Services anzubieten, war, den Geschäftsprozess ‚Accounts Payable‘ in einen automatisierten Anwendungen wie SAP zentral zu hosten und vor allem digitalen Prozess umzuwandeln. Alle eingehenden Rechnungen sollen das Thema Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable) möglichst schnell als digitales Dokument in einen elektronischen vom papierbasierten Prozess in einen automatisierten Workflow fließen, zentral verarbeitet und dann umgehend bezahlt und zentral ausgeführten Workflow zu überführen. werden. Das Projekt bekam den klangvollen Namen VIP (Vendor Invoice “ Processing) und mit nur zwei Jahren eine anspruchsvolle Zeitvorgabe. Die Kofax-Lösung und die geschilderten Probleme aus der Vergangenheit komplett Das Pflichtenheft für die angestrebte Prozessautomatisierungslösung beseitigt. Eines der wichtigsten Resultate war dabei die teilte sich in zwei wesentliche Bereiche: Dokumentenerfassung und Verkürzung der Rechnungslaufzeit. In einigen Ländern dauert Workflow. Bei der Dokumentenerfassung standen unter anderem es heute nur noch acht Stunden von Rechnungseingang bis einfaches Handling und perfekte Scans auch bei schlechten Zahlungsvorgang, eine drastische Reduktion gegenüber der Vorlagen auf der Wunschliste, um aus der Papierrechnung früher üblichen Laufzeit von vier Tagen. Durch den Workflow schnell ein digitales Dokument zu machen. Elementar war für die wurde die Zahl der sofort zu bezahlenden Rechnungen Verantwortlichen, dass nach dem Scannen über OCR-Technologie kontinuierlich reduziert und somit der manuelle Aufwand auf (Online Character Recognition) die Schlüsselbegriffe identifiziert Seiten der Landesgesellschaft und des SSC erheblich verringert. werden, um Zuordnungsprozesse zu automatisieren. Die Capture- Die Anzahl der überfälligen Rechnungen konnte bisher im Schnitt Lösung musste darüber hinaus perfekt in die Workflow-Software überall um 50 Prozent reduziert werden, wobei das Langfristziel integriert sein, die für das Handling der Eingangsrechnungen natürlich nahe 100 Prozent liegt. Bei der Erreichung dieses Ziels hilft zuständig ist. Bei dieser legte man besonders Wert auf eine VIP 2, eine Erweiterung des Systems, die den Ländergesellschaften nahtlose Integration in SAP damit sich die Rechnungsprozesse , jetzt vom SSC angeboten wird. Hier existieren Statistiken und automatisiert innerhalb von SAP abbilden lassen. Auswertungen, die zeigen, wie sich die Zahlungsprozesse im Land Für den Bereich Dokumentenerfassung kristallisierte sich Kofax detailliert entwickelt haben und wo Schwachstellen liegen. Hinzu Capture schnell als erste Wahl heraus, zumal bereits einige kommt, dass ABS nun über einen leicht zugänglichen, zentralen Landesgesellschaften erfolgreich diverse Projekte mit Kofax Bestand aller Rechnungsdokumente innerhalb von SAP verfügt und umgesetzt hatten.