Zusammenarbeit mit externen IT-Spezialisten ‑ Status-Quo, Chancen, Herausforderungen, Lösungen

Zusammenarbeit mit externen IT-Spezialisten – Status-Quo, Chancen, Herausforderungen, Lösungen E-Interview mit Frank Schabel, Hays AG Name: Frank Schabel Leiter Marketing / Funktion/Bereich: Corporate Communications Organisation: Hays AG Liebe Leserinnen und liebe Leser, Die Dynamik in den Märkten und in den Unternehmen verlangt nach flexiblen Arbeitsformen. Auch bzw. gerade in der IT! Es überrascht daher nicht, dass in einer Studie von Berlecon Research 70 % der befragten IT-Verantwortlichen mit Freelancern kooperieren. „Denn um die IT als Nervensystem des Unterne h- mens ständig auszubauen, bedarf es oft des Wissens und der praktischen Er- fahrung von externen IT-Spezialisten“: Das weiß Vorstandsvorsitzender der Hays AG, Klaus Breitschopf. Nun stellt die Zusammenarbeit mit externen IT- Spezialisten zugleich aber eine Herausforderung dar und erfordert neue Lö- sungsansätze zur Zusammenarbeit. Es freut uns daher sehr, dass uns Frank Schabel, Leiter Marketing und Corpo- rate Communications bei der Hays AG, in diesem E-Interview auf Basis einer Berlecon Studie und der eigenen Erfahrung der Hays AG die wichtigsten Fra- gen zur Entwicklung des Einsatzes von IT-Spezialisten, sowie zu den damit ver- bundenen Chancen und Herausforderungen beantwortet. Zugleich skizziert Frank Schabel Lösungen, wie man das Management der externen IT- Spezialisten (Sourcing Management) erfolgreich gestalten kann. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrter Herr Schabel, Frageblock 1: Aktueller und zukünftiger Einsatz externer IT-Spezialisten Die Flexibilisierung der Arbeitswelt spricht für einen zunehmenden Einsatz ex- terner Spezialisten auch bzw. gerade im Bereich IT. In der „Berlecon-Hays- Studie“ wurde diese Thematik eingehend beleuchtet. In welchem Ausmaß kommen heute schon externe IT-Spezialisten in den Un- ternehmen zum Einsatz? Wie wird sich die Anzahl der externen IT-Spezialisten in den verschiedenen Aufgabengebieten in den nächsten zwölf Monaten entwi- ckeln? Bei welchen Themen rechnen Unternehmen innerhalb der nächsten zwölf Monate mit einem ungedeckten Bedarf an externen IT-Spezialisten? Antwort: Der Einsatz externer IT-Spezialisten in Deutschland hat sich etabliert. In mehr als zwei Dritteln der deutschen Unternehmen ab 500 Mitarbeitern wurden im April 2008 externe IT-Spezialisten eingesetzt. Dabei haben Größe und Branchengruppe offensichtlich nur eine nachgeordnete Bedeutung. In jedem achten Unternehmen in Deutsch- land wurden zum Zeitpunkt der Befragung mehr als 20 hochqualifizierte IT- Freelancer eingesetzt. Dieser Anteil mag auf den ersten Blick klein erscheinen. Er ist jedoch sehr beachtlich, wenn man berücksichtigt, dass in nur etwa 30 % der Unternehmen mehr als 50 fest angestellte IT-Mitarbeiter beschäftigt sind. Das heißt, jedes zweite bis dritte Unternehmen mit mehr als 50 fest angestellten IT-Mitarbeitern setzt heute mehr als 20 externe IT-Spezialisten ein. Eine hohe Anzahl externer IT-Spezialisten ist typischerweise in Unterne hmen mit großen IT-Organisationen zu finden. Entsprechend groß ist der Anteil der Unternehmen mit mehr als 20 IT-Spezialisten in Großunternehmen ab 1000 Mitarbeitern und im IT-intensiven Dienstleistungsumfeld (unabhä ngig von der Größenklasse).Der Einsatz externer IT-Spezialisten in Deutschland dürfte sich zukünftig noch aus- weiten. Darauf deuten die Befragungsergebnisse aus der Berlecon Studie zum erwarteten kurzfristigen Bedarf hin. www.competence-site.de Seite 2 Um diesen Bedarf vollständig und systematisch zu ermitteln, wurden im Vorfeld der Studie 20 Einsatzfelder für externe IT-Spezialisten in den vier IT- Teilgebieten – Planung und Design, Softwareentwicklung und -integration, technischer Betrieb sowie Beratung und Coaching – identifiziert. Für jedes der 20 Einsatzfelder wurde gefragt, ob ein kurzfristiger – zum Zeitpunkt der Befra- gung ungedeckter – Bedarf an externen IT-Spezialisten innerhalb der nächsten zwölf Monate erwartet wird. Tatsächlich rechneten zum Zeitpunkt der Befragung mehr als 80 % der Unternehmen mit einem kurzfristigen (bis dahin ungedeck- ten) Bedarf an externen IT-Spezialisten in mindestens einem der vorgegebenen 20 Einsatzfelder. Sollten sich die Erwartungen bestätigen, dann wird der Anteil der Unternehmen mit hochqualifizierten IT-Freelancern im Einsatz bis zum Jahr 2009 um mehr als zehn Prozentpunkte auf über 80 % steigen. Die Auswertung des Bedarfs nach Teilbereichen zeigt zunächst das große Einsatzspektrum für externe IT-Spezialisten in Deutschland. Für nahezu alle abgefragten Aufgaben- gebiete rechnet ein signifikanter Teil der Unternehmen mit kurzfristigem Bedarf an Externen. Erwartungsgemäß ist dabei der Bedarf der Softwareentwicklung und -integration – hierbei insbesondere für Programmierung oder Coding – am größten. Aufgaben in diesem Bereich lassen sich vergleichsweise einfach be- schreiben und von anderen Einsatzfeldern abkoppeln (modularisieren), so dass der Aufwand für die Einarbeitung Externer vergleichsweise gering ausfällt. Darüber hinaus bestätigen die Befragungsergebnisse, dass der Bedarf an ex- ternen SAP-Spezialisten im Stammland des Softwareherstellers besonders ausgeprägt ist. So rechnet jedes dritte Unternehmen mit einem kurzfristigen Bedarf an externen SAP-Architekten. Bedarf an externen SAP-Administratoren wird von jedem vierten Unternehmen in Deutschland erwartet. Bemerkenswert ist schließlich, dass etwa die Hälfte der Unternehmen mit Be- darf an externen IT-Spezialisten für Aufgaben im Bereich „Beratung und Coa- ching“ rechnet. Gerade bei der Bewältigung aktueller Herausforderungen – z.B. die Ausrichtung der IT nach dem IT-Service-Management-Standard ITIL oder die Forderung nach stärkerem Business Alignment – werden Externe offensichtlich gerne als Wissensvermittler eingesetzt. www.competence-site.de Seite 3 Die Befragungsergebnisse deuten nicht nur darauf hin, dass der Anteil der Un- ternehmen mit externen IT-Spezialisten steigt. Vielmehr kann auch mit einer steigenden Anzahl der eingesetzten IT-Freiberufler in den Unternehmen ge- rechnet werden. So fallen die Salden für die erwartete kurzfristige Entwicklung des Bedarfs für alle vier analysierten IT-Teilbereiche positiv aus. Auffallend ist, dass die erwarteten Zunahmen für die Bereiche Beratung und Coaching sowie Planung und Design überproportional groß ausfallen. Dies deutet darauf hin, dass externe IT-Spezialisten in immer stärkerem Maße eine Beratungsfunktion wahrnehmen. Besonders in großen Unternehmen und im Dienstleistungsumfeld – also dort, wo bereits heute zahlreiche externe IT-Spezialisten zum Einsatz kommen – zeigt sich diese Entwicklung besonders ausgeprägt. Der steigende Bedarf an externen IT-Spezialisten wird in den nächsten zwei bis drei Jahren auch zu einem steigenden Anteil der IT-Freelancer im Vergleich zu den fest angestellten IT-Mitarbeitern führen. Dies erwartet zumindest etwa ein Drittel der Unternehmen in Deutschland. Dabei lässt die Auswertung nach Branchengruppen erwarten, dass im produzierenden Gewerbe, in dem die An- zahl der eingesetzten hochqualifizierten IT-Freelancer bislang eher gering aus- fällt, offensichtlich ein Aufholprozess in Gang kommt. Jedoch ist das Meinungsbild zur mittelfristigen Entwicklung des Anteils externer IT-Spezialisten in den Unternehmen vielschichtig. So geht etwa die Hälfte aller Unternehmen von einem konstanten Verhältnis Externe/Interne aus und immer- hin 15 % der Unternehmen in Deutschland rechnen mit einem Rückgang des Anteils der Externen. Dies belegt, dass Chancen und Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Einsatz externer IT-Spezialisten sehr unterschiedlich wahrgenommen werden. www.competence-site.de Seite 4 Frageblock 2: Chancen und Herausforderungen Welche Chancen und Herausforderungen verbinden Unternehmen mit dem Einsatz externer IT-Spezialisten? Inwiefern lässt sich durch den Einsatz Exter- ner die Flexibilität im Unternehmen erhöhen, lassen sich Kosten sparen und lässt sich die Produktivität steigern? Und welche Herausforderungen müssen in der Praxis gemeistert werden, um diese Chancen zu realisieren? Ist insbeson- dere mit Akzeptanz-Problemen bei den Festangestellten zu rechnen? Antwort: Im Vorfeld der Befragung wurden neun typische Vorteile im Zusam- menhang mit dem Einsatz externer IT-Spezialisten identifiziert, die sich in drei Bereiche gliedern lassen. Die drei Bereiche sind im einzelnen: • höhere Flexibilität durch (1) schnelle Überbrückung von Ressourceneng- pässen, (2) Vereinfachung von Entscheidungsprozessen (da Externe ty- pischerweise über Projektbudgets abgerechnet werden) sowie durch (3) Wegfall bürokratischer Hürden • Kosteneinsparungen, da (4) Kosten bei zeitlich begrenzten Projekten niedriger liegen, (5) temporär benötigtes Know-how nicht erst intern auf- gebaut werden muss und die (6) Einarbeitungskosten bei zeitlich be- grenzten Projekten niedriger liegen • Positiver Produktivitätseffekt bei gemischten Teams durch (7) Know- how-Transfer seitens der Externen, (8) Ansporn der internen Beleg- schaft und (9) ein zuverlässigeres Einhalten der Projektbudgets und Zeitvorgaben durch die Externen. Dabei ragen in den Bewertungen zwei Vorteile deutlich heraus: die Möglichkeit zum flexiblen Ressourceneinsatz und zur Produktivitätssteigerung durch Know- how-Transfer seitens der Externen.