Projektmanagement: Die Eingliederung externer Experten in das Projektteam

Die Eingliederung externer Experten in das Projektteam Projekte – in sich abgeschlossene komplexe Vorhaben, losgelöst vom Tagesgeschäft, durchgeführt von speziell dafür abgestellten Projektteams mit fest vorgegebenen Termin- und Kostenbeschränkungen – die Herausforderung an das Teambuilding. Das richtige Team ist einer der wesentlichen Faktoren, die den Erfolg oder Misserfolg eines Projektes bestimmen. Doch gerade die zunehmende Komplexität der Vorhaben stellt neue Anforderungen an die Bildung von Projektteams. Häufig können diese nicht mehr allein mit unternehmenseigenen Mitarbeitern besetzt werden, sondern müssen durch externe Experten ergänzt werden. Dies bietet große Chancen und spart Geld, da spezifisches Know-How nicht mehr unternehmensintern aufgebaut werden muss. Projektteams richtig auswählen Durch die Auswahl eines geeigneten Teams, bei dem die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter und deren Persönlichkeit gezielt auf die Anforderungen des Projektes zugeschnitten sind, werden schon zu Beginn des Projektes die Weichen für die Entwicklung und den Ausgang des Projektes gestellt. Der Aufbau eines geeigneten Teams lässt sich grob in drei Phasen untergliedern: Projektaufgaben und Zusammenstellung Bedarfsschätzung Qualifikationen des Projektteams definieren Bedarfsschätzung: Zu Beginn des Projektes wird vom Projektleiter der Bedarf an Mitarbeitern für die Bewältigung der Projektaufgabe grob abgeschätzt. Als Regel gilt: Mehr Mitarbeiter ist nicht gleich schnellere Bewältigung der Projektaufgabe. Bei zu großen Projektteams nimmt der Abstimmungsbedarf zwischen den einzelnen Teammitgliedern überproportional zu und verdrängt schließlich die positive Wirkung der größeren Kapazität. Projektaufgaben und Qualifikationen definieren: Um die Anforderungen an die Qualifikation der einzelnen Mitarbeiter gezielt definieren zu können, muss die Projektaufgabe in kleinere Arbeitspakete untergliedert werden, die später auf die einzelnen Projektmitarbeiter oder kleine Gruppen verteilt werden können. Diese Arbeitspakete bestimmen die Qualifikation, die der Mitarbeiter dafür mitbringen muss. Zusammenstellung des Projektteams: Entsprechend der vorher ermittelten Arbeitspakete und dafür benötigten Qualifikationen müssen nun geeignete Mitarbeiter ausgewählt und zu einem Team zusammengestellt werden. Diese können intern z.B. von Fachabteilungen für die Zeit des Projektes befristet zur Verfügung gestellt werden oder auch eigens für die Erfüllung der Projektaufgabe „zugekauft“ werden. Gerade bei der Besetzung des Projektteams mit internen Mitarbeitern muss JAN10-parameta Projektberatung Seite 1 von 4 sichergestellt werden, dass diese nicht überlastet werden. Einige Projektmanagement-Tools können hierfür gute Unterstützung leisten. Zudem muss bei der Auswahl geeigneter Mitarbeiter immer berücksichtigt werden: Meist ist nicht der maximal qualifizierte Mitarbeiter der beste für die Projektaufgabe sondern der, dessen Qualifikation optimal auf die Anforderungen zugeschnitten ist. Denn sowohl Über- als auch Unterforderung können sich schädlich auf die Leistungsbereitschaft und somit das Arbeitsergebnis auswirken. Die Notwendigkeit externer Experten Wird bei der Zusammenstellung nach oben beschriebenem Vorgehensmodell vorgegangen, wird bereits in Phase II deutlich, welche Qualifikationen für die Erfüllung der Projektaufgabe erforderlich sind. Da diese Definition der Anforderungen noch losgelöst von der Betrachtung der innerbetrieblichen Ressourcen vorgenommen wird, kann die Situation auftreten, dass bei der Suche nach geeigneten Mitarbeiter zur Besetzung der Stelle im Projekt niemand mit hinreichend hoher Übereinstimmung mit den gestellten Anforderungen gefunden werden kann. Dieses Qualifikationsdefizit kann durch die Einbindung externer Experten in das Projektteam ausgeglichen werden. Dabei besteht die Möglichkeit bestimmte Teilaufgaben – bspw. bei Softwareentwicklungsprojekten die Entwicklung einzelner Module – komplett an externe Partner zu vergeben oder einzelne Stellen im Projektteam mit externen Experten zu besetzen. Im Folgenden soll nur der zweite Fall behandelt werden. Berater und Fachspezialisten Die häufigsten Formen der Eingliederung externer Experten in das Projektteam sind das Hinzuziehen externer Berater und die temporäre Beschäftigung von Fachspezialisten, z.B. IT-Experten. Berater Berater werden häufig als „Generalisten“ eingesetzt, d.h. ihre Tätigkeiten werden zu Beginn des Projektes nicht genau spezifiziert sondern sie verändern sich je nach bestehenden Anforderungen im Projektfortschritt. Beispielsweise wurde bei einem IT-Projekt eines Logistikunternehmens durch den Einsatz externer Berater vor allem die Kontinuität der Projektarbeit sichergestellt. Sie übernahmen bei Personalwechsel unterschiedliche Positionen, arbeiteten neue Mitarbeiter ein und übernahmen zeitweise sogar die operative Projektleitung.1 Problematisch kann hierbei jedoch der Lerneffekt für das Projektteam sein. Da externe Berater ja gerade von ihrem Wissensvorsprung auf bestimmten Fachgebieten leben, haben sie häufig kein Interesse daran ihr Wissen so an das Projektteam zu vermitteln, dass dieses in Zukunft keine externen Berater mehr hinzuziehen muss. Fachexperten Fachexperten werden in der Regel an einer bestimmten Stelle im Projektteam eingesetzt, um eine ganz spezifische Aufgabe zu übernehmen. Ist diese genau definiert und kann mit einem geeigneten externen Experten besetzt werden, kann dies dem Unternehmen viel Geld sparen, da sehr spezifisches und später vielleicht gar nicht mehr wiederverwendbares Know- How nicht im eigenen Unternehmen aufgebaut werden muss. Größtes Problem hierbei ist 1 Etzl/Heilmann/Richter (Hrsg.) S.62 JAN10-parameta Projektberatung Seite 2 von 4 häufig, einen geeigneten Spezialisten zu finden. Hierfür ist es vor allem notwendig die Anforderungen präzise zu ermitteln und zu kommunizieren. Bei Unsicherheit können kleine Tests bei der Einstellung weiterhelfen. Bei oben beschriebenem IT-Projekt hatte die IT-Seite große Schwierigkeiten, die externen Spezialisten zu steuern. Das wesentliche Problem dabei war, dass es nicht gelang, das durch die Spezialisten eingebrachte Know-How auf die internen Mitarbeiter zu übertragen. Daher kam es bei Personalwechsel zu großen Problemen durch Wissensverlust. Dies wirkte sich sogar soweit aus, dass von Experten geschaffene IT- technische Entwicklungen, z.B. das Datenbankdesign, im Nachhinein nur noch mit sehr großem Aufwand verändert werden konnten.2 Kommunikation und Dokumentation Um die Vorteile der Einbindung externer Experten in das Projektteam nutzen zu können und die Nachteile zu vermeiden ist eine funktionierende Kommunikation im Projekt das A und O. Umfangreiche Abstimmungen fördern die gegenseitige Akzeptanz und das „Voneinanderlernen“ und vermindern das Risiko der Notwenigkeit nachträglicher Änderungen. Die Sicherstellung dieser Abstimmung ist Aufgabe der Projektleitung. Auch die Dokumentation im Projekt ist wesentlicher Bestandteil der erfolgreichen Zusammenarbeit mit Externen. Eine genaue Definition der Anforderungen hilft den richtigen Experten zu finden und eine genau Dokumentation der durchgeführten Arbeiten verbessert die Nachvollziehbarkeit, nachdem dieser das Unternehmen wieder verlassen hat. Generell wird die Erfahrung gemacht, dass die vorgeschriebene Dokumentation (z.B. untergliedert nach Projektphasen) häufig nicht ausreicht, um von den Teammitgliedern in hinreichendem Maße akzeptiert zu werden. Es wird vielfach moniert, dass die dabei geschaffenen Dokumente zu kompliziert oder lang seien, um sich einen Überblick über das Vorhandene zu schaffen. Kleinere, gut strukturierte nicht länger als 2 Seiten lange Dokumente, die in übersichtlicher und verständlicher Form (z.B. tabellarisch) bestimmte Inhalte wiedergeben, finden hingegen größere Akzeptanz da sie einen guten Überblick verschaffen und komplizierte Details weitgehend außen vor lassen. Diese sollten somit gerade bei der Einbindung externer Experten unbedingt zusätzlich erstellt werden. Fazit Die Einbindung externer Experten in Projektteams birgt große Chancen: Expertenwissen kann für die Erfüllung der Projektaufgabe genutzt werden, ohne dass das Unternehmen dieses selbst aufbauen muss. Dieses Wissen kann sowohl in generalistischer Form (z.B. Expertenwissen zum Bereich Projektmanagement) in Form von Beratern „eingekauft“ werden und stellt somit einen reibungslosen und kontinuierlichen Projektverlauf sicher oder es wird ganz spezifisch auf bestimmte Anforderungen auf eine Stelle im Projekt abgestimmt zugekauft (z.B. Datenbankexperte). Um diese Vorteile jedoch nutzen zu können, muss auf eine ständige Abstimmung zwischen dem Experten und den übrigen Teammitglieder geachtet werden und sowohl Anforderungen als auch Arbeitsergebnisse genau dokumentiert werden, um den Projektfortschritt oder sogar den Projekterfolg nicht durch Know-How- Verlust bei Verlust des externen Mitarbeiters zu gefährden. 2 Etzl/Heilmann/Richter (Hrsg.) S.61 JAN10-parameta Projektberatung Seite 3 von 4 Verwendete Literatur: Braehmer, U. (2005): Projektmanagement für kleine und mittlere Unternehmen – schnelle Resultate mit knappen Ressourcen, München/Wien (2005) Etzel/Heilmann/Richter (Hrsg.) (2000): IT-Projektmanagement- Fallstricke und Erfolgsfaktoren: Erfahrungsberichte aus der Praxis, Heidelberg, 2000 Müller, G. (2002): Beschäftigung von Freiberuflern im Projekt: Empfehlungen und Tipps für Auftraggeber, in Projektmagazin Ausgabe 7/2002 Preißner, A.