E-Leadership: Neue Medien in der Personalführung

GoldwynReport 19.10.2007 E-Leadership: Neue Medien in der Personalführung von Renato C. Müller (*) und Prof. Norbert Thom (**) In den letzten Jahren hat ein stiller, aber folgenschwerer Wandel stattgefun- den. Organisationen sind heute intern und extern stark vernetzt und es wer- den viele bedeutende menschliche Interaktionen mittels modernster Informa- tions- und Kommunikationstechnologien vorgenommen. Diese - auch als drit- te industrielle Revolution bezeichnete - Veränderung wirkt sich stark auf die Führungskräfte, deren Führungsstil und die Mitarbeitenden aus. Dem Mana- gement und den Mitarbeitenden steht heute eine Fülle von neuen Medien zur Verfügung, welche ein neues, verändertes Personalmanagement ermöglichen. Es gilt, die durch den technologischen Fortschritt nutzbaren neuen Instru- mente effektiv und effizient ins Unternehmen einzubinden und optimal einzu- setzen. Mittels einer Onlinebefragung bei 2'000 Schweizer Unternehmen mit mehr als 50 Mit- arbeitenden wurde untersucht, welche klassischen und neuen Medien in der Perso- nalführung eingesetzt werden und welche Prozesse der Personalführung damit be- sonders Erfolg versprechend unterstützt werden können. Mit 432 antwortenden Fir- men konnte ein beachtlicher Rücklauf erzielt werden. Neben Face-to-Face-Kommunikation profilieren sich erst Inter- net/Intranet und E-Mail/Voicemail als vergleichbar genutzte Füh- rungsinstrumente Aus der Sicht der befragten Personalverantwortlichen werden neue Medien in Kombi- nation mit klassischen Medien in Zukunft eine wichtige Rolle spielen. Das dominieren- de Personalführungsinstrumentarium der Zukunft wird gemäss der Untersuchung aus einem Mix von Face-to-Face-Kommunikation, E-Mail/Voicemail, Internet/Intranet, Do- kumenten- und Workflowmanagementsystemen, Teamkalendern, (Mobil-)Telefonie und Newsgroup/Diskussionsforen bestehen. Es kommt auf einen ausgewogenen Me- dienmix an. Für die Bewältigung komplexer Prozesse wird ein Workflowmanagement- system unverzichtbar sein. Die befragten Kaderpersonen sind eher kritisch eingestellt gegenüber neuen Medien wie Voice over IP, Audio-/Videokonferenzen, Telearbeit, Chat/Instant Messaging, Blogs und Podcast - es wird sich zeigen, ob sich diese als Personalführungsinstrumente etablieren können. Eine Sorge aus der Sicht der Unter- nehmensleitung besteht darin, die Kommunikationsprozesse noch steuern zu können. Gewisse „Verselbstständigungs“-Risiken bergen daher neue Medien wie Blogs. In der nachfolgenden Abbildung ist ersichtlich, wie die abgefragten Medien in Bezug auf Einsatz/Verbreitung und Bedeutung bewertet worden sind. Das dominierende Perso- nalführungsinstrumentarium befindet sich somit in der oberen rechten Ecke der Abbil- dung 1. 1 Bulletinboard/Newsgroup/ Dokumentenmanagement- Diskussionsforum systeme Workflowmanagement- Face-to-Face Internet/Intranet systeme hoch E-Mail/Voicemail Teamkalender Mobiltelefon Telefon/Telefonkonferenz Voice over IP Dokumente/Briefpost Bedeutung Audio-, Videokonferenzen/ Business TV CD/DVD Telearbeit Zeitungen/Zeitschriften Chat/Instant Messaging Weblog/Blog Telefax tief tief hoch Podcast/MP3 Einsatz/Verbreitung Abbildung 1: Bedeutung und Einsatz von Medien in der Personalführung. Managementfunktionen (z. B. Organisieren, Planen) lassen sich gut unterstützen - bei echten Leadership-Aktivitäten (z. B. Delegieren, soziale Kontakte pflegen) stossen neue Medien an Grenzen Neue Medien haben bereits heute einen hohen Stellenwert in der Personalführung und es gibt durchaus Führungsfunktionen, die sich aus Sicht der Befragten elektro- nisch wirkungsvoll unterstützen lassen. Im Vordergrund stehen dabei Informationsaus- tausch, Schreibarbeit, Informationen sammeln, Planen, Organisieren, Kommunizieren, Kontrollieren/Bewerten und Überwachen der Leistung, Trainieren, Interagieren mit Ex- ternen, Personal beschaffen und Personal entwickeln. Als weniger geeignet wird die Unterstützung mittels neuer Medien in folgenden Bereichen angesehen: Motivie- ren/Verstärken, Werte vermitteln, Konflikte behandeln, Disziplinieren sowie soziale Kontakte pflegen/Allianzen bilden. Unmittelbare Personalführung findet am besten Face-to-Face statt. Die Gefahr der Missverständnisse wird durch den Mix aus verba- ler und nonverbaler Kommunikation reduziert. Vgl. dazu Abbildungen 2 und 3. 2 Informationen sammeln (N=423) Organisieren (N=426) Planen (N=425) Teilaufgaben der Personalführung Kommunizieren (N=422) Kontrollieren/Bewerten und Überwachen der Leistung (N=426) Trainieren (N=424) Realisieren (N=422) Ziele setzen/Entscheiden (N=423) Delegieren (N=423) Probleme definieren (N=422) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Häufigkeit in Prozent sehr hohe Eignung hohe Eignung geringe Eignung sehr geringe Eignung weiss nicht Abbildung 2: Unterstützungseignung traditioneller Managementfunktionen durch neue Medien. Personal beschaffen (N=428) Personal entwickeln (Aus- und Weiterbildung) (N=428) Teilaufgaben der Personalführung Motivieren/Verstärken (N=426) Werte vermitteln (N=422) Konflikte behandeln (N=425) Disziplinieren/Bestrafen (N=424) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Häufigkeit in Prozent sehr hohe Eignung hohe Eignung geringe Eignung sehr geringe Eignung weiss nicht Abbildung 3: Unterstützungseignung von Teilaspekten des HRM durch neue Medien. 3 Fazit und Handlungsempfehlungen Im vorliegenden Artikel konnte gezeigt werden, dass Führungskräfte heute mit einem stetig anwachsenden medialen Führungsinstrumentarium konfrontiert werden. Es stellt sich daher die Frage, wie das Management mit diesen Herausforderungen umgeht. Bisher durchgeführte Studien geben dazu folgende Antworten (vgl. Avolio/Kahai 2003: 331; Griesbeck 2005: 241 ff.; Ridder/Jensen 2002: 225 ff.; Zürcher 2005: 58 ff.): 1. Herstellen einer Balance zwischen traditionellen und neuen Medien (Face-to- Face-Kommunikation, traditionelle Medien und neue Medien). 2. Eigene Absichten schnell und klar über neue Medien kommunizieren, damit die Mitarbeitenden verstehen, was das Management will. 3. Neue Technologien nutzen, um die eigene Reichweite zu erhöhen, viele Perso- nen zu erreichen und um das Wir-Gefühl zu stärken. 4. Die Technologie anwenden, um die Verschiedenheit des eigenen Arbeitskräfte- potentials optimal zu nutzen. 5. Eigene Vorbildfunktion wahrnehmen und mit gutem Beispiel vorangehen. Die von Renato C.