Wie Sie Mitarbeiter beurteilen, fördern und binden

3 Wie Sie Mitarbeiter beurteilen, fördern und binden Wer die Aussage, Mitarbeiter seien die wichtigsten Erfolgsfaktoren Mitarbeiter als eines Unternehmens, ernst nimmt, muss sich entsprechend darum Erfolgsfaktoren kümmern, die besten Mitarbeiter zu finden, ihre Leistungen einzu- schätzen, ihnen die optimalen Möglichkeiten zu bieten und sie lang- fristig an das Unternehmen zu binden. Um dies zu erreichen, greifen Unternehmen auf etablierte Instru- mente zurück. Dazu gehört, dass Führungskräfte den Austausch mit den Mitarbeitern suchen, in der Regel geschieht dies in Form von Mitarbeitergesprächen. Hier klären beide die gegenseitigen Er- wartungen und geben sich Rückmeldung über vergangene Vor- kommnisse. Auch die Beurteilung ihrer Mitarbeiter gehört zu den Aufgaben des Unternehmens sowie der Führungskräfte – nur so kann das Unter- nehmen erfassen, welche Kompetenzen der Mitarbeiter als Einzelner besitzt und welches Portfolio die Belegschaft als Ganzes präsentiert. Die Beurteilung stellt die Grundlage dar, um Mitarbeiter gezielt entwickeln zu können. 3.1 Mitarbeitergespräche kompetent und sicher führen Wie erreicht es eine Führungskraft, dass ihre Mitarbeiter motiviert Vom partner an der Erreichung der gesteckten Ziele arbeiten? Die Unternehmen schaftlichen Dialog profi haben inzwischen erkannt, dass reine Vorgaben das Mitarbeiterver- tieren alle halten nicht unbedingt positiv beeinflussen. Sehr viel wirksamer ist ein sogenannter partnerschaftlicher Dialog, von dem alle Beteiligten profitieren, der aber letztlich an den Unternehmenszielen ausgerich- tet ist. 79 3 Wie Sie Mitarbeiter beurteilen, fördern und binden Zur ziel- und ergebnisorientierten Steuerung haben sich Führungs- instrumente wie z. B. das Mitarbeitergespräch etabliert. Der Aus- tausch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter über die indivi- duellen Leistungsziele und -ergebnisse, die aktuelle Arbeitssituation und die Entwicklungsmöglichkeiten des Mitarbeiters trägt entschei- dend zur guten Zusammenarbeit, zum Arbeitserfolg und damit zum Führungserfolg bei. Das Mitarbeitergespräch Ziele des Mit Das Mitarbeitergespräch hat zwei Ziele. Zum einen dient es dazu, arbeiter dem Mitarbeiter eine Orientierung zu seiner weiteren beruflichen gesprächs und fachlichen Entwicklung zu geben, zum anderen thematisiert es die gegenseitigen Erwartungen sowie die Zusammenarbeit und die Leistungen des Mitarbeiters. Was ist Gegenstand eines Mitarbeitergesprächs? Es ist die Basis für eine gegenseitige Rückmeldung zwischen Mit- arbeiter und Führungskraft über: • Erfolge und Probleme am Arbeitsplatz, • Leistung und Arbeitsverhalten, • Arbeits- und Entwicklungsziele, • berufliche Entwicklungsperspektiven sowie • Qualifizierungs- und Fördermaßnahmen Mitarbeitergespräche können entweder institutionalisiert zu be- stimmten Zeitpunkten erfolgen, z. B. als Förder- oder Jahresge- spräch, oder aber zu bestimmten Anlässen, etwa als • Feedbackgespräch, • Zielgespräch bzw. Zielvereinbarungsgespräch oder • Mitarbeiterbeurteilungsgespräch. Was kann ein Mitarbeitergespräch leisten? Mitarbeiter Mitarbeitergespräche verbessern die Kommunikation zwischen gespräche Mitarbeitern und Vorgesetzten. Das institutionalisierte Feedback verbessern die sorgt dafür, dass es im Arbeitsalltag weniger Abstimmungsschleifen Kommunikation gibt, „man versteht sich“. Die Folge ist eine erhöhte Produktivität. 80 Mitarbeitergespräche kompetent und sicher führen 3 Beispiel: Positive Auswirkung eines Mitarbeitergesprächs Eine neue Mitarbeiterin bearbeitet Kundenanfragen anders, als es im Unternehmen vom Prozessablauf her üblich ist. Ihre Führungskraft spricht dies im Rahmen eines Feedbackgesprächs an und erläutert den Standardprozess. Darüber hinaus erfährt die Mitarbeiterin, warum das Unternehmen diesen Ablauf gewählt hat und welche Folgen ein Ab weichen haben kann: z.B., dass eine Anfrage zu spät bearbeitet wird, da sie im Vorfeld nicht richtig zugeordnet werden konnte und der Kunde so verärgert reagiert. Die Mitarbeiterin kennt und versteht den Prozess, wird ihn im Weiteren entsprechend des Standards durchführen und damit einen reibungs losen Ablauf gewährleisten. Der Nutzen eines Mitarbeitergesprächs • Die Rückmeldung der Führungskraft unterstützt den Mitarbeiter Was bringt ein darin, sein methodisches Vorgehen zu verbessern. Er kann sich Mitarbeiterge spräch? optimal entwickeln. • Beide Gesprächspartner lernen auch, das Verhalten, die Leistung und die Erwartungen des jeweils anderen besser einzuschätzen. • Die Führungskraft erkennt die Kompetenzen und Potenziale des Mitarbeiters und kann ihn durch die Übertragung anspruchs- voller Aufgaben in seiner Weiterentwicklung unterstützen. • Die Unternehmens- und Feedbackkultur wird gefördert. • Die Übertragung von anspruchsvollen, aber nicht überfordern- den Aufgaben wird gesichert. Aufgaben einer Führungskraft im Mitarbeitergespräch Im Mitarbeitergespräch übernimmt die Führungskraft mehrere Führungskraft Rollen. Sie ist Initiator, Moderator, Beteiligter, Impulsgeber und hat verschie dene Rollen Entscheider. Das macht deutlich, wie anspruchsvoll die Aufgabe und wie schwierig die Durchführung ist. Balance zwischen Dialog und Abschluss finden Eine besondere Schwierigkeit besteht darin, dass der Vorgesetzte im Gespräch die richtige Balance zwischen kooperativem Dialog und Abschlussstärke finden muss. Immer wieder lässt sich beobachten, dass insbesondere unerfahrene Führungskräfte, die im normalen 81 3 Wie Sie Mitarbeiter beurteilen, fördern und binden Tagesgeschäft die kooperative Führung praktizieren, im Mitarbei- tergespräch plötzlich ein unangemessen dominantes Verhalten an den Tag legen. Oft zeigen sich diese Personen ebenso überrascht über diese Reaktionen wie der Mitarbeiter. Werden sie dann gefragt, warum sie so reagiert haben, kommt als Antwort: „Ich hatte das Gefühl, die Kontrolle zu verlieren.“ Kienbaum Expertentipp: Gute Vorbereitung Es ist sehr viel Übung erforderlich, um allen Rollenanforderungen ge recht zu werden. Wer sich gut vorbereitet und das Gespräch sorgfältig plant, gewinnt Sicherheit und beugt so unangemessenem und un produktivem Verhalten vor. Ihre Aufgaben im Mitarbeitergespräch Führungskraft In einem Mitarbeitergespräch hat die Führungskraft die Aufgabe, leitet und • die Gesprächsziele festzulegen, steuert das • eine produktive Atmosphäre zu schaffen, Gespräch • dem Mitarbeiter wichtige Informationen zu geben: Welche Informationen dies jeweils sind, variiert je nach Mitarbeiterge- spräch; im Mitarbeiterbeurteilungsgespräch ist dies u. a. die Kompetenzeinschätzung, • das Gespräch zu strukturieren und zu leiten, • den Mitarbeiter nach seiner eigenen Einschätzung, z. B. zur Ziel- vereinbarung oder zu seinen eigenen Kompetenzen, zu fragen, • als Führungskraft selbst eine Einschätzung abzugeben, • Handlungsempfehlungen und -erwartungen zu formulieren, • Vorschläge zu unterbreiten, • die Inhalte und Ergebnisse zusammenzufassen sowie • Ziele festzulegen und festzuhalten. Die Phasen des Mitarbeitergesprächs Je nachdem, um welche Art Mitarbeitergespräch es sich handelt, also um z. B. ein Kritik- oder Zielvereinbarungsgespräch unterscheiden sich Ziele und Inhalte. In der Praxis hat sich aber ein geordnetes Vorgehen bewährt. 82 Mitarbeitergespräche kompetent und sicher führen 3 Laden Sie zum Mitarbeitergespräch ein Das Mitarbeitergespräch sollte nicht „spontan“, sondern zu einem Termin sollte angekündigten, gemeinsam vereinbarten Termin stattfinden. In der persönlich vereinbart Regel ruft die Führungskraft das Treffen ein. Indem sie die Verein- werden barung persönlich – entweder kurz unter vier Augen oder tele- fonisch – vornimmt, unterstreicht sie die Bedeutung. Dagegen sollte sie auf unpersönliche Einladungen per E-Mail, Brief oder über Dritte verzichten. Damit das Gespräch zielgerichtet geführt werden kann, sollte die Führungskraft dem Mitarbeiter bereits bei der Einladung Zweck und Inhalt des Gesprächs erklären und ihn bitten, sich im Vorfeld eigene Gedanken zu machen.